يعد التفويض جانبا حاسما من جوانب القيادة والإدارة الفعالة، ويتضمن تعيين المهام والمسؤوليات للآخرين لتحقيق هدف مشترك. ما هي مهارة التفويض؟
عندما يتم التفويض بشكل صحيح، يمكن أن يؤدي إلى زيادة الكفاءة والإنتاجية، فضلا عن تحسين معنويات الفريق وتطويره.
ومع ذلك، يمكن أن يكون التفويض أيضا تحديا، ويتطلب الثقة والتواصل والتوقعات الواضحة. ستستكشف هذه المدونة مهارات وأنواع ومبادئ التفويض الفعال.
سواء كنت مديرا جديدا أو قديما، فإن فهم فن التفويض وإتقانه يمكن أن يؤثر بشكل كبير على نجاحك ونجاح فريقك. من خلال هذه المدونة، ستتعلم تفويض المهام والمسؤوليات في حياتك المهنية بشكل فعال.
ما هو التفويض؟ ولماذا هو مهم؟
التفويض هو تعيين المهام والمسؤوليات للآخرين، عادة لأعضاء الفريق أو المرؤوسين، لتحقيق هدف مشترك. إنه ينطوي على نقل السلطة وسلطة صنع القرار إلى الآخرين لإنجاز العمل.
التفويض ضروري في مكان العمل لعدة أسباب:
تحسين الكفاءة: من خلال تفويض المهام والمسؤوليات، يمكن للمديرين التركيز على المهام والاستراتيجيات عالية المستوى بدلا من تشتيت انتباههم بالمهام السهلة. يمكن أن يؤدي إلى زيادة الكفاءة والإنتاجية.
تطوير الفريق: يمكن أن يساعد تفويض المهام والمسؤوليات أعضاء الفريق على تطوير مهارات جديدة والنمو في حياتهم المهنية. يسمح للأفراد بمواجهة تحديات ومسؤوليات جديدة، والتي يمكن أن تؤدي إلى النمو الشخصي والمهني.
تحسين الروح المعنوية: عندما يشعر أعضاء الفريق بالثقة والتقدير، يمكن أن يزيد ذلك من الرضا الوظيفي والثقة. يمكن أن يظهر تفويض المهام والمسؤوليات الثقة في قدرات الموظف ويساعده على الشعور بمزيد من الاستثمار في نجاح الفريق.
زيادة القدرة: يمكن أن يساعد التفويض المؤسسات على القيام بمزيد من العمل وتحقيق الأهداف من خلال توزيع المهام والمسؤوليات بين أعضاء الفريق.
وعموما، يعد التفويض جانبا أساسيا من جوانب الإدارة الفعالة.
من المهم أيضًا قراءة مقال كيفية التفاوض على عرض العمل | 12 نقطة يجب النظر فيها.
ما هي مهارة التفويض؟
تصف مهارة التفويض قدرتك على تعيين المهام التي تكون مسؤولا عنها لأعضاء الفريق. عادة ما تتضمن نقل مسؤولية المهمة إلى الأفراد الذين تقودهم وتوجيههم في خطوات الإنجاز. اعتمادا على المهمة المعنية وأعضاء الفريق، يمكن أن يتخذ التفويض أشكالا مختلفة، بما في ذلك:
- التفويض من خلال توفير التوجيهات:
يتضمن إرشاد أحد أعضاء الفريق حول كيفية إكمال المهمة. بينما يمكن أن يكون الفرد مسؤولا عن المهمة، فإنك تتخذ القرارات النهائية بصفتك مشرفا أو مديرا.
- تفويض البحث لاتخاذ القرار:
يتضمن تعيين أنشطة البحث فقط لأحد أعضاء الفريق. بصفتك قائد مكان العمل، يمكنك تحديد المهام أو إكمالها باستخدام نتائج البحث الواردة عادة في التقارير.
- التفويض بحقوق التدخل:
يتضمن تمكين أعضاء الفريق من إكمال المهام والحفاظ على حقوق إجراء التغييرات أو عكس النتائج. يمكن أن يساعد في شرح سبب تدخلك عند تنفيذ هذا النوع من التفويض.
- التفويض بحقوق الموافقة:
يتضمن تعيين المهام لأعضاء الفريق والحفاظ على حقوق الموافقة عليها. يضمن لك هذا النوع من التفويض الاحتفاظ بالتحكم في نتائج المهام.
- التفويض مع نتائج الإبلاغ:
يتضمن تعيين المسؤوليات لأعضاء الفريق ومطالبتهم بالإبلاغ عن نتائجهم عند الانتهاء. هذا النوع من التفويض يمكن أعضاء الفريق ويظهر الثقة مع الحفاظ على التواصل.
- تفويض المسؤولية الكاملة:
ينطوي على نقل مسؤولية المهمة واتخاذ القرار بالكامل إلى أحد أعضاء الفريق. يمكن أن تظهر الثقة الكاملة في قدرة الفرد على إنجاز المهمة بدقة.
اقرأ أيضًا على الزنبق الاعتماد على الذات | 3 أمثلة عن هذه المهارة.
مهارات التفويض الأساسية للنجاح في مكان العمل
التفويض الفعال هو عملية يمكن أن تحسن قيادتك وتتطلب عادة المهارات التالية:
1. التواصل
التواصل هو القدرة على تبادل المعلومات مع الآخرين.
كقائد في مكان العمل، يمكن أن يتضمن التواصل الاستماع إلى أعضاء الفريق للإجابة على أسئلتهم بشكل صحيح ومعالجة المخاوف المحتملة بشأن المسؤوليات المعينة.
يمكن أن تساعد مهارات الاتصال الممتازة في ضمان إدراك أعضاء الفريق لتوقعاتك ويمكنهم إكمال مهامهم في الوقت المحدد.
2. التدريب
غالبا ما يعني التفويض تكليف أحد أعضاء الفريق بواجب محدد. لضمان إكمالهم للمهمة بدقة وكفاءة، يستفيد أعضاء الفريق من التدريب والدعم الشاملين.
تحدد مهارات التدريب قدرتك على التعليم وتقديم تعليمات صريحة وإظهار المهمة كلما لزم الأمر.
يمكن أن ينطوي على إظهار الصبر حيث يتعلم زملاؤهم في الفريق مسؤولياتهم الجديدة والمهارات اللازمة لأداءها.
3. إدارة الوقت
تشير إدارة الوقت إلى القدرة على استخدام الوقت بفعالية.
يعد تطوير هذه المهارة أمرا ضروريا لإنشاء تقديرات زمنية وتوفير مواعيد نهائية واقعية لأعضاء الفريق.
اعتمادا على استراتيجية التفويض، قد يكون من المهم أيضا جدولة وقت التدريب أو جلسات التغذية الراجعة أو مراجعات الأداء.
تتضمن بعض مهارات إدارة الوقت المحددة المهمة للتفويض الفعال ما يلي:
- تحديد الأولويات
- تخصيص الموارد
- جدوله
- تقدير الوقت
اقرأ أيضًا على الزنبق مهارة ادارة الوقت | 3 فوائد لتحسين مهاراتك في إدارة الوقت.
4. تقديم ملاحظات بناءة
بغض النظر عن نوع التفويض، غالبا ما يكون من الضروري تقديم ملاحظات مفيدة لأعضاء الفريق أثناء عملهم على المهمة.
على سبيل المثال، إذا قمت بنقل المسؤولية الكاملة إلى فرد ما، فيمكنك تقديم نقد بناء حول كيفية إكمال مهامه. يمكن أن يساعد تنظيم جلسات التغذية الراجعة وتقديم المشورة المفيدة عضو الفريق في تحديد مجالات التحسين.
يعد تقديم الملاحظات جانبا أساسيا من جوانب التفويض الفعال، لأنه يسمح لأعضاء الفريق بفهم كيفية أدائهم وما يمكنهم فعله للتحسين. فيما يلي بعض النصائح لتقديم ملاحظات فعالة كجزء من عملية التفويض:
كن محددا: قدم أمثلة محددة لما قام به عضو الفريق بشكل جيد أو مجالات للتحسين.
كن في الوقت المناسب: قدم الملاحظات في أقرب وقت ممكن بعد اكتمال المهمة أو المشروع. سيسمح لأعضاء الفريق بدمج أي تغييرات مطلوبة وتحسين أدائهم في المشاريع المستقبلية.
كن موضوعيا: ركز على العمل بدلا من شخصية الفرد أو شخصيته.
كن منفتحا على المناقشة: شجع أعضاء الفريق على طرح الأسئلة وتزويدهم بوجهات نظر حول التعليقات. يمكن أن يعزز التواصل المفتوح والتعاون.
توفير الموارد: إذا كانت هناك مجالات للتحسين، فقم بتوفير الموارد أو الدعم لمساعدة أعضاء الفريق على تحسين مهاراتهم وأدائهم.
من خلال تقديم ملاحظات محددة وفي الوقت المناسب، يمكن للمديرين مساعدة أعضاء الفريق على فهم نقاط قوتهم ومجالات التطوير، مما يؤدي إلى تحسين الأداء والنجاح في المهام المستقبلية.
5. حل المشكلات
يعد حل المشكلات الفعال أمرا ضروريا للمديرين لتطوير فرقهم والنجاح فيها.
فيما يتعلق بالتفويض، يمكن أن تكون مهارات حل المشكلات مفيدة في مواجهة أي تحديات قد تنشأ أثناء العملية.
فيما يلي بعض النصائح لاستخدام حل المشكلات كجزء من عملية التفويض:
- تحديد المشكلة
- توليد الحلول المحتملة
- تقييم واختيار الحل الأفضل
- تنفيذ ومراقبة الحل
- التفكير والتعلم
اقرأ أكثر عن مهارة حل المشكلات من مقال مهارة حل المشكلات: 6 خطوات لإيجاد حلول فعالة.
6. المهارات التحليلية
المهارات التحليلية هي جمع وتنظيم وتفسير البيانات والمعلومات لحل المشكلات أو اتخاذ القرارات. هذه المهارات ضرورية للتفويض الفعال، لأنها يمكن أن تساعد المديرين على تقييم الجدوى والتأثير المحتمل للمهام والمسؤوليات المختلفة.
تتضمن بعض المهارات التحليلية المحددة التي يمكن أن تكون مفيدة في عملية التفويض ما يلي:
تحليل البيانات هو جمع البيانات وتنظيمها بطريقة هادفة لاتخاذ قرارات مستنيرة.
التفكير النقدي هو تقييم الحجج والأدلة لاتخاذ قرارات منطقية ومستنيرة.
صنع القرار هو القدرة على تقييم إيجابيات وسلبيات الخيارات المختلفة واتخاذ القرارات بناء على التفكير المنطقي.
من خلال شحذ هذه المهارات، يمكن للمديرين تفويض المهام والمسؤوليات بشكل فعال، وزيادة الكفاءة والإنتاجية داخل فرقهم.
اقرأ أيضًا على الزنبق كيف تكون شخص مقنع: 17 طريقة لتزيد من مهارة الإقناع.
لماذا تعلم كيفية تفويض المسؤوليات مهم؟
يمكن أن يكون فهم كيفية تفويض المهام ضروريا للأسباب التالية:
يخلق فرصا للتعلم:
يمكن أن يساعدهم تفويض المهام لأعضاء الفريق على تعلم مهارات جديدة واكتساب الخبرة، خاصة إذا كان النشاط خارج واجباتهم النموذجية. قد تؤدي مواجهة التحديات إلى بناء القدرة على المرونة داخل أعضاء الفريق.
تخفيف عبء العمل:
يمكن أن يساعدك تعيين المهام التي تكون مسؤولا عنها على إدارة عملك بشكل أفضل وتحقيق توازن صحي بين العمل والحياة. يمكن أن يكون التفويض مهما بشكل خاص إذا كنت تعمل بموعد نهائي صارم.
يزيد من المسؤولية:
من خلال تفويض المهام لزملائك في الفريق، يمكنك مساعدتهم على تطوير الشعور بالمسؤولية، مما قد يؤدي إلى تحسين معنويات الفريق. هذا الشعور بالمسؤولية قد يزيد من ثقتهم وملكيتهم.
تمكين أعضاء الفريق:
غالبا ما يشعر أعضاء الفريق بالإنجاز عندما يكملون مهمة بدقة. هذه العاطفة يمكن أن تلهمهم لأداء أفضل وقد تشجع على زيادة الإنتاجية.
كيفية تفويض المسؤوليات في العمل
اتبع هذه الخطوات لتفويض المهام إلى أعضاء الفريق في مكان عملك:
1. تحديد المهام التي يجب تفويضها
يمكنك البدء بتحديد جوانب المشروع التي يمكنك تفويضها. بينما يمكنك تعيين مهام مختلفة لضمان اكتمال المشروع، قد يكون من الأفضل إكمال أنشطة محددة بنفسك.
على سبيل المثال، قد ترغب في التعامل مع مراجعات الأداء وشؤون الموظفين.
ضع في اعتبارك تفويض المهام التي يمكن لأحد أعضاء الفريق إنجازها بشكل أفضل أو تلك التي تشعر أنها يمكن أن تساعده في التقدم في حياته المهنية.
يمكنك أيضا تفويض المهام التي تتطلب إشرافا أقل.
اقرأ أيضًا على الزنبق أهم 15 مهارة رقمية للمستقبل ستضمن لك وظيفة.
2. تحقيق هدف المشروع
تأكد من أن جميع أعضاء الفريق يفهمون هدف المشروع من خلال تحديد النتيجة المرجوة.
يمكن أن يساعدهم تفصيل النتائج المتوقعة في معرفة كيفية تأثير مساهماتهم على نجاح المشروع. يمكنك أيضا مساعدتهم من خلال شرح طريقتك ومعاييرك لقياس النجاح.
3. تحديد نقاط القوة في الفريق
اهدف إلى تفويض المهام بناء على نقاط قوة الفريق مع الحفاظ على الإنصاف.
من خلال القيام بذلك، من المرجح أن تختار أفضل شخص لكل مسؤولية وتحقيق أهداف الشركة.
على سبيل المثال، يمكنك تفويض المهام الحساسة للوقت إلى أعضاء الفريق الذين يمكنهم إكمال مهمة في ثلاث ساعات وتعيين المهام بموعد نهائي مرن لزملائهم الآخرين في الفريق.
4. تقديم إشعار كاف
يتطلب تلقي المهام الجديدة عادة من فريقك التخطيط ليوم عملهم، ويمكنك دعم استعداداتهم من خلال مناقشة المهام مسبقا.
ضع في اعتبارك شرح سبب تفويض المهام وتحديد سبب تعيين مسؤوليات محددة.
على سبيل المثال، إذا كنت تقوم بتفويض المهام الأساسية، فيمكنك شرح سبب ثقتك في أنهم أفضل زميل في الفريق للتعامل معها بفعالية.
5. تقديم تعليمات واضحة
تأكد من وصف المهام وتسلسل الخطوات التي قد يتخذها فريقك للأداء بنجاح. قد يكون من المفيد أيضا شرح السياسات والإجراءات بوضوح. هذا يمكن أن يزيد من فهمهم لتوقعاتك.
عادة ما تناقش مدة المهمة وأنشطتها وبنية إعداد التقارير. يمكن أن تؤدي مشاركة الموارد للمهمة أيضا إلى زيادة فرصهم في إكمالها بشكل جيد.
6. تقديم الدعم وإظهار الامتنان
أثناء العملية، تأكد من إنشاء قناة اتصال واضحة لعضو الفريق ليشعر بالراحة في توضيح المشكلات.
قد يكون من المهم أيضا تقديم ملاحظات وتوصيات حقيقية. بعد أن يكمل فريقك المهام المفوضة، قدر جهودهم.
اعتمادا على النشاط، يمكنك إظهار تقديرك بعدة طرق، بما في ذلك تقديم التقدير العام أو كتابة ملاحظة شكر أو الثناء عليهم شخصيا.
اقرأ أيضًا على الزنبق ما هي المهارات الرقمية ولماذا هي مهمة: 11 مهارة ضرورية.
كيفية تحسين مهارات التفويض
قد تساعدك الخطوات التالية على تطوير مستوى عال من الوعي الذاتي والقدرة على تفويض المهام:
1. إجراء تقييم ذاتي
يمكنك البدء بتقييم مهارات التفويض الخاصة بك لتحديد الصفات التي يجب تحسينها.
على سبيل المثال، قد تلاحظ أن لديك مهارات اتصال ممتازة وترغب في تحسين قدرتك على تقديم ملاحظات مفيدة. يمكن أن يساعدك صديق أو زميل أو مرشد أيضا في تقييم قدرتك على تفويض المهام.
2. النظر في أخذ الدورات والمشاركة في التدريب
إذا كنت متحمسا لتطبيق استراتيجيات التفويض على موقفك المحدد، فيمكن أن يساعدك ذلك في أخذ دورات عبر الإنترنت والمشاركة في برامج التدريب.
تقدم هذه البرامج عادة جداول تعليمية مرنة ويمكن أن تساعدك على تعلم أفضل الممارسات للتفويض الفعال. يمكنك أيضا تشجيع فريقك على أخذ دورات تدريبية تقدم رؤى حول إكمال المهام المفوضة.
على سبيل المثال، توفر الحكومة الفيدرالية تدريب تفويض السلطة.
3. تعلم من القادة الناجحين
يمكن أن تساعدك مراقبة كيفية تفويض قادة مكان العمل للمهام على تطوير مهاراتك. على سبيل المثال، يمكنك تحسين مهاراتك التدريبية من خلال مراقبة كيفية إجراء مديري الموارد البشرية لجلسات الإعداد.
ضع في اعتبارك الحصول على مرشد يتمتع بقدرات تفويض ممتازة ومهنة ناجحة.
4. النظر في اعتماد أسلوب القيادة التفويضية
يتضمن أسلوب القيادة التفويضية تقييم المواهب الفريدة لفريقك وتعيين المسؤوليات وفقا لذلك.
يمكن أن يساعد اعتماد هذا الأسلوب على الجوانب العامة لدورك في خلق بيئة عمل إيجابية. يتضمن تحديد نقاط القوة داخل فريقك وتفويض المهام كطريقة لقيادتهم.
