إدارة الوقت هو مصطلح نسمعه كثيرا في حياتنا اليومية ، لكن قلة من الناس يفهمون أهميته أو كيفية إدارة وقتهم بشكل فعال أو يمتلكون مهارة ادارة الوقت.
نقضي ما لا يقل عن ست إلى تسع ساعات يوميا في النوم ، وساعتين أخريين في إعداد وتناول وجبات الطعام.
أضف ثلاث إلى أربع ساعات من وقت التنقل والتأخيرات المرورية وغيرها من التحديات البسيطة غير المتوقعة.
لدينا فقط 10 إلى 12 ساعة ، وأحيانا أقل ، لإكمال مهام عملنا ، والدراسة ، وإدارة هواية ، ورعاية أنفسنا ، والتواصل الاجتماعي ، وقضاء بعض الوقت مع عائلاتنا. الأحداث والمناسبات الخاصة هي قصة مختلفة تماما.
إذا أردنا إدارة جدول أعمال مزدحم في فترة زمنية قصيرة دون التعرض للتوتر المفرط ، فيجب علينا تطوير مهارات جيدة لإدارة الوقت.
بعد معرفة أهمية مهارة ادارة الوقت يمكنك تعلم كيفية تطوير هذه المهارة من خلال مقال مهارات ادارة الوقت وتنظيمه | 19 خطوة لتطوير هذه المهارات.
حان الوقت لأن تنضم لمجتمع الزنبق المتنامي وتحصل على أفضل المقالات لتحسين حياتك والدخول لعالم النجاح
ما هي إدارة الوقت؟
إدارة الوقت هي عملية تخطيط وتنظيم مقدار الوقت الذي تخصصه لأنشطة أو مهام أو مشاريع محددة من أجل زيادة الإنتاجية والكفاءة والنجاح. إنها مهارة مهمة تسمح للناس بتحقيق أقصى استفادة من يومهم وتحقيق أهدافهم في الوقت المحدود المتاح لهم.
من ناحية أخرى ، لا تقتصر إدارة الوقت على محاولة حشر أكبر عدد ممكن من المهام في يوم واحد أو استخدام كل دقيقة من وقتك بشكل منتج.
لا يتعلق الأمر أيضا بكونك صارما جدا أو غير مرن مع جدولك الزمني ، أو التضحية بصحتك ورفاهيتك لإنجاز المزيد.
لا يوجد حل واحد يناسب الجميع لإدارة الوقت. ما يصلح لشخص ما قد لا يصلح لشخص آخر ، لذلك من الأهمية بمكان إيجاد استراتيجية لإدارة الوقت تناسب احتياجاتك وظروفك الخاصة.
ضع في اعتبارك أيضا أن الانقطاعات والأحداث غير المتوقعة قد تحدث ، وأنه يجب أن تكون مرنا وقابلا للتكيف للتعامل مع هذه التغييرات.
“حتى نتمكن من إدارة الوقت ، لا يمكننا إدارة أي شيء آخر.” – بيتر ف. دراكر
يؤكد هذا الاقتباس من والد التفكير الإداري، بيتر دراكر على أهمية إدارة الوقت كمهارة أساسية للنجاح في جميع جوانب الحياة.
إذا لم ندير وقتنا بشكل فعال ، يصبح من الصعب تحقيق أهدافنا وإدارة جوانب مهمة أخرى من حياتنا ، مثل حياتنا المهنية وعلاقاتنا وصحتنا.
لماذا مهارة ادارة الوقت مهمة؟
الإدارة الفعالة للوقت ضرورية لمجموعة متنوعة من الأسباب ، كما ناقشت في أهمية إدارة الوقت.
يمكن أن تساعدك الإدارة الفعالة للوقت على اتخاذ قرارات أفضل حول كيفية قضاء وقتك ، والمهام التي يجب تحديد أولوياتها ، ومتى تكملها.
يمكن أن تساعدك القدرة على إدارة الوقت بشكل فعال أيضا على زيادة الإنتاجية من خلال إنجاز المزيد في وقت أقل.
يمكنك تقليل مستويات التوتر لديك عن طريق استخدام الوقت بحكمة وتجنب التسويف والمواعيد النهائية الفائتة والاندفاع في اللحظة الأخيرة.
في الواقع، وفقا لاستطلاع تايم ووتش وافق 91٪ من المستجيبين على أن الإدارة الأفضل للوقت من شأنها أن تقلل من التوتر في العمل وتزيد الإنتاجية، في حين يعتقد 86٪ أنها ستحسن التركيز على المهام.
إلى جانب ذلك ، تساعدك الإدارة الفعالة للوقت أيضا في تحقيق أهدافك من خلال تخصيص وقت كاف للعمل عليها بشكل منتظم. سيسمح لك تحديد أولويات واضحة والتركيز على أهم المهام بإحراز تقدم نحو أهدافك وتحقيقها في الوقت المحدد.
جانب آخر مهم لإدارة الوقت هو أنه يسمح لك بتحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة. يمكنك تحقيق التوازن بين التزاماتك الشخصية والمهنية وتحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة من خلال تحديد الأولويات وإدارة وقتك بفعالية.
نتيجة لذلك ، يمكن أن يساعدك إتقان مهارات إدارة الوقت على زيادة فعاليتك وتحسين نوعية حياتك وتحقيق نجاح أكبر في جميع جوانب حياتك.
اقرأ أيضًا عن الوقت من مقال: ما هو قانون باركنسون في الوقت: 6 طرق لتستخدمه لصالحك.
3 فوائد لتحسين مهاراتك في إدارة الوقت
إن اتخاذ خطوات لتحسين مهاراتك في إدارة الوقت له مزايا عديدة. أكثر من كونها فعالة في العمل ، يمكن أن تساعدك الإدارة الفعالة للوقت على تقليل التوتر بشكل كبير وتحسين التوازن بين العمل والحياة.
فيما يلي أهم 3 فوائد تأتي مع تحسين مهارات إدارة الوقت:
#1. تقليل القلق
وجدت دراسة حديثة أن سوء إدارة الوقت لا يضر بالإنتاجية فحسب ، بل يضر أيضا برفاهيتك.
تعال إلى التفكير في الأمر ، الوقت هو أثمن ما لديك. نحن جميعا نفهم هذا ، وهذا هو السبب في أنه من الأهمية بمكان إدارة وقتك بشكل فعال وترك مساحة كافية للأنشطة الترفيهية والهوايات والحياة الخاصة.
خلاف ذلك ، فإنك تخاطر بإلحاق الضرر بصحتك العقلية وتضع نفسك في ضغوط أكثر مما يمكنك تحمله.
لأننا جميعا بحاجة إلى وقت كاف للأنشطة الترفيهية ، أعد النظر في جميع عناصر حياتك اليومية وصمم استراتيجية توفر لك أقصى قدر من الفوائد في أقصر وقت ممكن.
من خلال تحسين مهاراتك في إدارة الوقت ، سيظهر لك المزيد والمزيد من وقت الفراغ لتقضيه كما يحلو لك.
#2. تعزيز التوازن بين العمل والحياة
الكثير من العمل والكثير من الترفيه يمكن أن يضر برفاهيتك العامة. هذا هو السبب في أن تحقيق التوازن الذي يمكن أن يساعدك على تحقيق أقصى استفادة من كل منها دون المبالغة في ذلك هو أحد أكبر فوائد تحسين مهاراتك في إدارة الوقت.
وفقا لعالم النفس التنظيمي الدكتور ديردري أندرسون ، فإن أحد الجوانب المهمة للعناية برفاهيتك هو تخصيص الوقت لجميع جوانب حياتك المختلفة.
الإدارة الجيدة للوقت هي واحدة من أكثر الطرق فعالية بالنسبة لك لإيجاد الانسجام المثالي بين حياتك الشخصية والحياة العملية.
اقرأ أيضًا عن الوقت من مقال: تقنية مصفوفة أيزنهاور لإدارة الوقت: 4 نصائح لاستخدام التقنية.
#3. تحقيق أهدافك
إذا كنت معتادا على المماطلة ، فمن المحتمل أنك تكافح من أجل تنظيم يومك وتؤجل باستمرار المواعيد النهائية والأهداف. هذا لا يستهلك كل وقتك فحسب ، بل قد يمنعك أيضا من تحقيق أحلامك.
وفقا للباحث بيرس ستيل ، فإن 95٪ من الناس يماطلون على الأقل إلى حد ما. في حين أن معرفة أنك لست وحدك يمكن أن يكون مريحا ، فمن المحزن أيضا اكتشاف مقدار التسويف الذي يمكن أن يعيقك.
ابدأ باتباع هذه الاستراتيجيات البسيطة للتغلب على عادات التسويف الخاصة بك:
مارس مسامحة الذات: بالنسبة للمبتدئين ، لا تضغط على نفسك بشدة. يمكن أن يساعدك مسامحة الذات على الشعور بتحسن تجاه نفسك. في الواقع ، فإنه يقلل من احتمال التسويف في المستقبل.
كافئ نفسك: إذا تمكنت من إكمال مهامك في الوقت المحدد ، دلل نفسك بوجبة لطيفة في مطعم أو شيء مشابه.
قم بإيقاف تشغيل هاتفك: قد يبدو هذا زائدا عن الحاجة ، ولكن إذا تعمقت أكثر ونظرت إلى دراسة جامعة شيكاغو حول الهواتف المحمولة ، والتي تظهر أنه حتى مجرد وجود جهاز لاسلكي يؤثر بشكل سيء على قدرتنا المعرفية ، فقد ترغب في إعادة النظر.
لذلك ، من الطبيعي أن يساعدك تحسين مهاراتك في إدارة الوقت على التوقف عن المماطلة ويأخذك خطوة أقرب إلى أهدافك.
أنواع مهارة ادارة الوقت
يعد تطوير مهارات إدارة الوقت القوية أمرا ضروريا للتحكم في وقتك خلال اليوم وضمان استخدامه بأكبر قدر ممكن من الكفاءة.
لممارسة إدارة الوقت الفعالة ، هناك مهارات أساسية وثانوية يجب أن تعمل عليها:
يعد التنظيم اليومي وتحديد أولويات المهام والتخطيط للمستقبل من المهارات الأساسية لإدارة الوقت الضرورية لاستخدام وقتك بحكمة.
يجب أن تكون قادرا على تعيين مستويات ذات أهمية للمهام المختلفة ، ووضع خطط قوية لإنجازها ، والالتزام بالجداول الزمنية الصارمة التي تحددها لنفسك.
تؤثر الأجزاء التي تبدو غير ذات صلة من حياتك ، مثل ممارسة التمارين الرياضية بانتظام وتناول الطعام الصحي والحصول على قسط كاف من النوم ، بشكل مباشر على كفاءتك العامة وبالتالي قدرتك على إدارة وقتك.
يمكن أن تسمى هذه مهارات إدارة الوقت الثانوية.
لذا ، قبل التعمق في مهمتك التالية بأقصى قدر من التركيز وهاتفك بعيدا ، خذ 20 دقيقة للتنقل حول هذا الحي الجميل الخاص بك!
تساعدك مهارات إدارة الوقت على إدارة وقتك بشكل جيد. تتضمن بعض أهم مهارات إدارة الوقت ما يلي:
1. التنظيم
يمكن أن يساعدك البقاء منظما في الحفاظ على صورة واضحة لما تحتاج إلى إكماله ومتى. قد يعني التنظيم الجيد الحفاظ على تقويم محدث ، والقدرة على تحديد موقع مستندات معينة بسهولة ، ووجود بيئة مرتبة وتدوين ملاحظات مفصلة ودؤوبة.
اقرأ أيضًا عن الوقت من مقال: ما هي نتائج ضياع الوقت: 13 نتيجة صادمة.
2. تحديد الأولويات
يعد تقييم كل مسؤولية من مسؤولياتك ذات الأولوية أمرا أساسيا في كونك مديرا جيدا للوقت. هناك العديد من الطرق لتحديد أولويات ما تحتاج إلى تحقيقه.
قد تقرر إكمال عناصر سريعة وبسيطة متبوعة بعناصر أطول وأكثر مشاركة. بدلا من ذلك ، يمكنك تحديد أولويات مهامك بدءا من الأكثر حساسية للوقت ، أو مزيج من الاثنين معا.
3. تحديد الأهداف
تحديد الأهداف هو الخطوة الأولى لتصبح مدير وقت جيد. يتيح لك تحديد الأهداف فهم هدفك النهائي بوضوح وما تحتاج بالضبط إلى تحديد أولوياته لتحقيقه. يمكن أن يؤدي تحديد أهداف قصيرة وطويلة الأجل إلى النجاح في حياتك المهنية.
4. التواصل
يمكن أن يسمح لك تطوير مهارات اتصال قوية بتوضيح خططك وأهدافك للمشرفين والزملاء. يمكن أن يسمح لك أيضا بطرح الأسئلة عند الضرورة ، وتوصيل التحديات في الوقت المناسب حتى يظل الجميع على المسار الصحيح.
اقرأ أيضًا عن الوقت من مقال: ما هي تقنية إنجاز الأمور GTD: دليل شامل مع 5 خطوات.
5. التخطيط
جزء أساسي من إدارة الوقت هو التخطيط. أن تكون فعالا في التخطيط ليومك واجتماعاتك وكيف ستنجز الأشياء سيساعدك على الالتزام بجدولك الزمني.
6. التفويض
بينما يتم التفويض غالبا بواسطة المديرين ، يمكنك أيضا ممارسة تفويض المهام إذا كنت تدير مشروعا.
في حين أنه قد يكون من الصعب في كثير من الأحيان قول “لا” عندما يطلب منك شخص ما القيام بشيء ما في العمل، فمن المهم أن تتدرب على وجود حدود لإدارة وقتك بشكل جيد وتحقيق أهدافك في النهاية.
اقرأ أكثر عن مهارة التفويض من مقال مهارة التفويض | 4 طرق لتحسين طرق التفويض.
7. إدارة التوتر والإجهاد
عند ممارسة إدارة الوقت الجيدة ، يجب أن تكون منتبها أيضا لصحتك العقلية. يمكن أن يساعدك التعامل مع التوتر بطريقة إيجابية على البقاء متحمسا وأداء جيدا عند متابعة جدولك الزمني.
يمكنك القيام بذلك عن طريق تضمين فترات راحة صغيرة طوال يومك ، أو عن طريق مكافأة نفسك بطرق صغيرة أثناء إنجاز المهام.
اقرأ أيضًا عن الوقت من مقال: مبدأ باريتو قاعدة (80:20) في إدارة الوقت.
8. حل المشكلات
ستساعدك مهارات حل المشكلات القوية على التغلب على التحديات والحفاظ على تقدم المشاريع إلى الأمام وفي الموعد المحدد. سيساعد حل المشكلات أيضا أعضاء الفريق على البقاء على نفس الصفحة مع بعضهم البعض.
9. تدوين الملاحظات
يعد تدوين الملاحظات وتحديث المستندات أمرا مهما عند إدارة الوقت والمهام. قد يؤدي اتباع الإرشادات القديمة ، على سبيل المثال ، إلى إبطائك أو الاضطرار إلى إعادة بعض عملك.
أهمية مهارة ادارة الوقت
مهارات إدارة الوقت ضرورية لأن القليل منا ، إن وجد ، لديه الوقت الكافي للقيام بكل ما يطلب منا ، أو الذي نريد القيام به.
تعرف إدارة الوقت بأنها استخدام وقتك بشكل منتج وفعال – ولكن ماذا عن عندما تعمل بأكبر قدر ممكن من الإنتاجية ، وما زلت لا تستطيع إنجاز كل شيء؟ قد يكون من الأفضل التفكير في إدارة الوقت كمزيج من العمل المنتج وتحديد أولويات وقتك.
بمعنى آخر ، الأشخاص الذين يجيدون إدارة الوقت جيدون في الحصول على الأشياء والقيام بها. ومع ذلك ، فهم أيضا أفضل في تحديد الأولويات ، والعمل على ما يجب فعله حقا – ثم التخلص من الأشياء الأخرى.
يمكنهم القيام بذلك لأنهم يفهمون الفرق بين العاجل والمهم.
تتطلب المهام “العاجلة” اهتمامك الفوري ، ولكن ما إذا كنت تعطيها بالفعل هذا الاهتمام قد يهم أو لا يهم.
المهام “المهمة” مهمة ، وعدم القيام بها قد يكون له عواقب وخيمة عليك أو على الآخرين.
اقرأ أيضًا عن الوقت من مقال: ما هي أدوات إدارة الوقت: قم بعمل قائمة مهام.
على سبيل المثال:
الرد على الهاتف أمر ملح. إذا لم تفعل ذلك ، فسوف يتصل المتصل ، ولن تعرف سبب اتصاله – وقد يكون ذلك مهما. ومع ذلك ، قد يكون أيضا صوتا آليا يخبرك أنك قد تكون مؤهلا للحصول على تعويض عن سوء بيع التأمين. هذا ليس مهما.
الذهاب إلى طبيب الأسنان بانتظام أمر مهم (أو هكذا قيل لنا). إذا لم تقم بذلك ، فقد تصاب بأمراض اللثة أو مشاكل أخرى. لكنها ليست عاجلة. ومع ذلك ، إذا تركته لفترة طويلة ، فقد يصبح الأمر عاجلا لأنك قد تصاب بألم في الأسنان.
اصطحاب أطفالك من المدرسة أمر عاجل ومهم. إذا لم تكن هناك في الوقت المناسب ، فسوف ينتظرون في الملعب أو الفصل الدراسي ، قلقين بشأن مكان وجودك. قد تزعج أيضا الآخرين مثل المعلمين الذين ينتظرون مع أطفالك وصولك.
قراءة رسائل البريد الإلكتروني المضحكة أو التحقق من Facebook ليست عاجلة ولا مهمة. فلماذا هو أول شيء تفعله كل يوم؟
راجع صفحتنا لتقليل عوامل التشتيت لمساعدتك في التعرف على الأشياء الأخرى التي قد تشتت انتباهك عن إنجاز مهامك العاجلة والمهمة وتجنبها.
هذا التمييز بين العاجل والمهم هو المفتاح لتحديد أولويات وقتك وعبء عملك ، سواء في العمل أو في المنزل أو عند الدراسة.
يمكنك من تحديد ما يجب القيام به أولا ، وما يمكن تركه حتى وقت لاحق ، أو عدم القيام به على الإطلاق. على سبيل المثال ، إذا تركت مهمة عاجلة ولكنها غير مهمة ، فقد تجد أنها تصبح غير ضرورية.
