مهارات ادارة الوقت وتنظيمه هي مهارة حاسمة يمكنك تعلمها لتحسين إنتاجيتك وتحقيق أهدافك.
من خلال تطوير مهارات إدارة الوقت المذكورة أعلاه ، ستتمكن من استخدام وقتك بشكل أكثر فعالية ، وتحديد أولويات مهامك ، وفي النهاية إنجاز المزيد في وقت أقل.
قبل أن تقرأ المهارات المتعلقة بإدارة الوقت يمكنك قراءة أكثر عن هذه المهارة وعن أنواعها وفوائدها وأهميتها من خلال مقال مهارة ادارة الوقت | 3 فوائد لتحسين مهاراتك في إدارة الوقت.
كيف تطور مهارات ادارة الوقت وتنظيمه؟
لتبدأ ، قمت بتجميع قائمة من مهارات ادارة الوقت وتنظيمه مستمدة من إطار إتقان الوقت الخاص بنا والتي ستساعدك على زيادة إنتاجيتك.
1. حدد أهدافا ذكية
هدف SMARTer ليس فقط محددا وقابلا للقياس وقابلا للتحقيق وملائما ومحددا زمنيا ، ولكنه يساعدك أيضا على فهم سبب رغبتك في تحقيق هذا الهدف في المقام الأول.
نتيجة لذلك ، يمكن أن يساعدك تحديد أهداف SMARTer في التركيز على المهام الأكثر أهمية بالنسبة لك وتجنب إضاعة الوقت.
يمكنك حتى تتبع تقدمك والبقاء متحمسا من خلال تقسيم الأهداف إلى مهام أصغر وأكثر قابلية للإدارة.
حان الوقت لأن تنضم لمجتمع الزنبق المتنامي وتحصل على أفضل المقالات لتحسين حياتك والدخول لعالم النجاح
2. تحديد الأولويات
عادة ، يشار إلى القدرة على ترتيب المهام وتنفيذها بناء على العوامل المتعلقة بالمهمة مثل الطول والإلحاح والأهمية والإجراء والمكافأة باسم تحديد الأولويات.
في أنشطتك اليومية ، تكون بعض المهام أكثر أهمية من غيرها. على سبيل المثال ، قد يكون للمهمة موعد نهائي أقرب من البقية ، أو قد تكون الحالة أنك بحاجة إلى إنهاء المهمة A قبل أن تتمكن من إكمال المهمة B بشكل فعال.
يمكن قول الشيء نفسه عن تحقيق أهدافك طويلة المدى ، سواء كان ذلك ترويجا أو استثمارا لمزيد من الوقت في هواية.
تحديد أولوياتك هو الخطوة الأولى نحو إدارة الوقت بشكل فعال.
سواء كنت موظفا أو في إدارة رفيعة المستوى ، يجب أن يكون لديك صورة واضحة عن أولوياتك القصوى. بعد كل شيء ، كيف يمكنك الشروع في تحقيق أهدافك حتى تحددها بوضوح؟
إحدى الطرق الفعالة لتحديد أولويات مهامك اليومية هي مصفوفة أيزنهاور ، والتي تسمح لك بتصنيف وفصل مهامك الأكثر أهمية عن تلك التي يمكنك تفويضها أو التخلص منها تماما.
سميت الطريقة على اسم دوايت دي أيزنهاور ، الرئيس ال 34 للولايات المتحدة ، الذي كان معروفا على نطاق واسع بكفاءته وانضباطه.
تركز العديد من استراتيجيات الإنتاجية على الوقت ، مثل إدارة وقتك والتخطيط ، وما يمكنك القيام به لإدارة وقتك بشكل فعال. ومع ذلك ، فإن هذا النموذج يفتقد إلى عنصر مهم: طاقتك.
تتقلب مستويات الطاقة والتركيز لدينا. لذلك ، عندما تكون طاقتنا غير مستقرة ، ستعاني قدرتنا على إدارة وقتنا.
قد يبدو التخطيط لسلسلة من الإجراءات عالية الطاقة ، مثل كتابة المقترحات والعصف الذهني للأفكار ، جذابا على الورق ، ولكن هل هو مستدام؟
لتحديد الأولويات بشكل فعال ، ضع في اعتبارك الطاقة العقلية المطلوبة للمهام بالإضافة إلى قيود الوقت حتى لا تستنفد كل طاقتك وتصبح غير منتج.
اقرأ أيضًا عن الوقت من مقال: كيف تدير الوقت بشكل أفضل: 4 مشاكل يجب تجنبها.
3. استخدم ساعة الطاقة
ساعة الطاقة هي تقنية لإدارة الوقت تتضمن تخصيص ساعة واحدة كل يوم للتركيز على إكمال مهامك الأكثر أهمية.
ابدأ بتحديد أهم مهامك لهذا اليوم والساعة الأكثر إنتاجية. ثم ، خلال تلك الساعة ، تخلص من جميع عوامل التشتيت وركز فقط على مهمتك.
يمكنك إحراز تقدم كبير وإنجاز المزيد في وقت أقل من خلال التركيز فقط على مهامك لمدة ساعة واحدة.
4. تجميع مهام مماثلة معا
يشير تجميع المهام المتشابهة إلى جمع أنشطة مماثلة وإكمالها في جلسة واحدة أو في نفس الوقت. يمكن أن تساعد هذه التقنية في تحسين سير العمل وتقليل الوقت والطاقة اللازمين للتبديل بين المهام.
على سبيل المثال ، أصنف عملي إلى خمس مجموعات أساسية:
- كتابه
- التدريب
- تطوير ورشة العمل
- تطوير الأعمال
- اداري
من خلال تجميع جميع المهام ذات الصلة معا ، يمكنني تبسيط العملية وخلق التآزر.
5. تفويض المهام
تفويض المهام هو أسلوب فعال لإدارة الوقت يستلزم تعيين المهام للآخرين القادرين على إكمالها.
التفويض لا يعني أنك تتجنب مسؤولياتك. بدلا من ذلك ، فهذا يعني أنك تفهم كيفية إدارة مهامك بشكل صحيح والاستفادة من الرافعة المالية.
يسمح لك التفويض بالتركيز على الأنشطة ذات الأولوية الأعلى من خلال توفير الوقت للمهام المهمة الأخرى. يمكنك تقليل عبء العمل وتقليل التوتر وزيادة الإنتاجية عن طريق تفويض المهام.
6. جدولة مهامك
في حين أن كتابة المهام يمكن أن تساعد في تحرير المساحة العقلية وتقليل التوتر ، فإن جدولة المهام تضمن إكمال المهام في الوقت المحدد.
يمكنك إدارة وقتك بشكل أفضل وتجنب إضاعة الوقت في مهام أقل أهمية من خلال تعيين أوقات محددة للمهام. تساعد جدولة المهام أيضا في تجنب التسويف لأنه من المرجح أن تبدأ المهام وتكملها عند جدولتها.
اقرأ أيضًا عن الوقت من مقال: تقنية تقسيم الوقت Time Blocking:الدليل النهائي مع نصائح وتقنيات.
7. تحديد المواعيد النهائية
إن تحديد المواعيد النهائية يغرس إحساسا بالإلحاح ويسمح لك بالتركيز على إكمال مهمة أو مشروع ضمن إطار زمني محدد.
يمكن أن يسهل لك تحديد موعد نهائي لمهمة ما أيضا تقسيمها إلى مهام أصغر وأكثر قابلية للإدارة وإنشاء جدول زمني لإكمال كل مهمة.
8. التغلب على التسويف
التسويف هو ممارسة تأجيل المهام التي تتطلب اهتماما فوريا لصالح المهام الأقل أهمية أو غير العاجلة. يقلل من الإنتاجية ويرفع مستويات التوتر لديك.
يمكن أن يكون التغلب على التسويف أمرا صعبا لأن أسباب التسويف تختلف. للتغلب على التسويف ، يجب أن تفهم أولا سبب المماطلة ومعالجة السبب الجذري.
9. توقف عن تعدد المهام
يعتقد الكثير من الناس أن تعدد المهام هو وسيلة فعالة لإنجاز الأمور ، ولكن الحقيقة هي أننا نؤدي بشكل أفضل عندما نركز على مهمة واحدة في كل مرة.
عندما تنتقل من مهمة إلى أخرى ، يجب على عقلك إعادة التركيز في كل مرة ، مما قد يستنزف الطاقة العقلية والوقت. نتيجة لذلك ، يكون العمل أقل جودة ويستغرق وقتا أطول لإكماله.
أجرى جوشوا روبنشتاين ، دكتوراه ، جيفري إيفانز ، دكتوراه ، وديفيد ماير ، دكتوراه ، أربع تجارب قام فيها الشباب بالتبديل بين مهام مثل حل المشكلات وتصنيف الأشياء الهندسية.
عندما ينتقل المشاركون من مهمة إلى أخرى ، فقدوا الوقت في جميع المهام.
لتحسين إدارة الوقت ، توقف عن تعدد المهام وابدأ في القيام بمهام أحادية.
اقرأ أيضًا عن الوقت من مقال: تقنية البومودورو لتنظيم الوقت: الدليل الكامل.
10. تعلم أن تقول لا
عندما يكون الشخص غير قادر على قول لا للطلبات أو المطالب ، فقد ينتهي به الأمر إلى تحمل أكثر مما يمكنه التعامل معه. هذا يمكن أن يؤدي إلى الإفراط في الالتزام وعدم التركيز على المهام المهمة.
يشعر الكثيرون بالقلق من أن قول لا سيجعلهم يبدون أنانيين ، لكنها واحدة من أكثر الطرق فعالية للعناية بنفسك ووقتك. عندما تعتني بهذا ، ستجد أن لديك المزيد من الطاقة لتكريسها للأشياء المهمة التي سيقدرها من حولك في النهاية.
إذا كنت تشعر أن لديك بالفعل الكثير من العمل على طبقك ، فابدأ في رفض المهام الجديدة بأدب. أيضا ، قبل الموافقة على القيام بعمل إضافي ، راجع قائمة المهام الخاصة بك.
11. الرافعة المالية
يشار إلى استخدام قدر صغير من الجهد لإنتاج قدر كبير من النتائج باسم الرافعة المالية. من خلال تحديد المجالات التي يمكن أن يؤدي فيها جهد صغير إلى نتائج مهمة ، يمكنك إدارة وقتك بشكل فعال وتحقيق أهدافك بشكل أكثر كفاءة.
في حين أن تفويض المهام هو إحدى طرق الاستفادة من الوقت ، فإن الأتمتة هي طريقة فعالة أخرى. يمكنك توفير الوقت والتركيز على المهام الأكثر أهمية عن طريق أتمتة المهام المتكررة أو الدنيوية.
يمكن أن يشمل ذلك استخدام الأدوات والبرامج لأتمتة المهام مثل الجدولة وإدخال البيانات وإدارة المشروع.
12. تتبع الوقت الذي تقضيه
تتبع الوقت هو أسلوب لتتبع مقدار الوقت الذي يقضيه في مهام أو أنشطة محددة. يوفر نظرة ثاقبة حول كيفية قضاء الوقت ، وتحديد مجالات إهدار الوقت ، والسماح بإجراء تعديلات لتحسين الإنتاجية.
عندما تبدأ في تتبع وقتك ، تصبح أكثر وعيا بكيفية إنفاقه. يمكنك بعد ذلك بسهولة تحديد المهام التي تستغرق وقتا أطول من المتوقع وإيجاد طرق لتبسيطها أو التخلص من عوامل التشتيت التي تمنعك من إكمالها.
اقرأ أيضًا عن الوقت من مقال: ما هي أهم وسائل إدارة الوقت: 9 طرق لإدارة وقتك.
13. خذ فترات راحة منتظمة
في حين أن أخذ فترات راحة عندما يكون هناك الكثير من العمل الذي يتعين القيام به قد يبدو غير بديهي ، فإن أخذ فترات راحة قصيرة واستراتيجية يمكن أن يساعد في الواقع في تحسين الإنتاجية.
تسمح فترات الراحة للدماغ بالراحة وإعادة الشحن ، مما قد يساعد في تحسين التركيز. قد يصاب الأشخاص الذين يعملون لفترات طويلة من الزمن دون أخذ فترات راحة بالإرهاق وقد يصبح عملهم أقل فعالية.
الانخراط في الأنشطة التي تعزز الاسترخاء وتجديد الشباب عند أخذ فترات راحة. يمكن أن يشمل ذلك المشي أو التمدد أو التأمل أو الانخراط في هواية أو نشاط ممتع.
14. تعامل مع التوتر بحكمة
من المرجح أن يصبح الأشخاص الذين يعانون من التوتر مشتتين وغير منتجين وغير فعالين مع وقتهم. قد يجدون صعوبة في التركيز على المهام أو حتى تجنبها تماما ، مما يؤدي إلى ضياع الوقت وتفويت المواعيد النهائية.
الإجهاد ، وفقا لبعض الدراسات ، له مجموعة واسعة من الآثار على الجهاز العصبي البشري ويمكن أن يسبب تغيرات هيكلية في أجزاء مختلفة من الدماغ. يمكن أن يسبب الإجهاد المزمن أيضا ضمور الدماغ وفقدان الوزن.
سواء كان الإجهاد الخاص بك يأتي من العمل أو الالتزامات الشخصية ، فإن المفتاح هو معرفة ما هو الأفضل بالنسبة لك عندما يتعلق الأمر بخفض استجابتك للتوتر.
جرب بعض تقنيات التنفس لتخفيف التوتر بسرعة. هذه تستغرق بضع دقائق فقط وقد ثبت أنها تقلل من الهرمونات المسببة للتوتر.
اقرأ أيضًا عن الوقت من مقال: تنظيم الوقت للموظفات: أفضل 14 نصيحة للعاملات.
15. تجنب المشتتات
حياتنا اليومية هي بالتأكيد سريعة الخطى ومليئة بالمشتتات، وفي أكثر الأحيان ، يعيق ذلك تحسين مهارات إدارة الوقت.
إذا كنت تعمل من المنزل ، على سبيل المثال ، فقد يكون من الصعب التركيز على العمل بسبب وجود المزيد من عوامل التشتيت أكثر من المكتب ، وقبل أن تعرف ذلك ، ستكون قد فقدت ساعات من وقتك.
تتضمن الطرق الرائعة لتجنب عوامل التشتيت وضع هاتفك جانبا أو إيقاف تشغيل الإشعارات ، والحصول على مساحة مكتبية حتى لو كنت تعمل من المنزل ، ومطالبة أفراد الأسرة أو الزملاء بعدم إزعاجك بأمور غير متعلقة بالعمل.
المشتتات هي واحدة من أكبر قتلة الإنتاجية. يمكن أن يكون للانحرافات مثل المكالمات الهاتفية ورسائل البريد الإلكتروني وإشعارات وسائل التواصل الاجتماعي تأثير كبير على قدرتك على الاستمرار في التركيز وإكمال عملك في الوقت المحدد.
من خلال منع المشتتات، يمكنك تحديد أولويات عملك بشكل أفضل وتخصيص وقتك. قد يتضمن ذلك إيقاف تشغيل هاتفك أو ضبطه على وضع الطائرة ، أو تعطيل الإشعارات على جهاز الكمبيوتر الخاص بك ، أو العمل في مكان هادئ خال من الانقطاعات الخارجية.
اقرأ أيضًا عن الوقت من مقال: أسباب ضياع الوقت: 11 طريقة تعملها بدلا من القيام بما تحتاجه لتكون ناجحا.
16. تعلم أن تقول لا
سيتولى العديد من الأشخاص العديد من المسؤوليات إما لترك انطباع جيد وإظهار تفانيهم في العمل أو لأنهم لا يستطيعون قول لا. ومع ذلك ، يمكن لعدد هائل من المهام أن يؤثر سلبا على كفاءة عملك وعقليتك.
يمكن أن يساعدك وضع حد لمقدار عبء العمل الذي ترغب في قبوله في إدارة وقتك والتركيز على المهام الأكثر أهمية. في المقابل ، ستكون قادرا على التركيز وتكون أكثر إنتاجية في المهام الأكثر إلحاحا.
ابدأ بتحديد مقدار العمل المثالي لك ثم تأكد واثقا من رفض أي عبء عمل معروض يتجاوزه.
إذا كنت تشعر بالسوء حيال عدم قدرتك على المساعدة ، فقط اشرح لمن طلب منك أنه ليس لديك الوقت للقيام بالعمل الجيد الذي يتوقعه أو أن لديك مواعيد نهائية أخرى أكثر أهمية للوفاء بها.
اقرأ أيضًا عن الوقت من مقال: ضياع الوقت على وسائل التواصل الاجتماعي: الخطر الخفي.
17. استخدام تطبيقات إدارة الوقت
من السهل جدا أن تطغى عليك التذكيرات اليومية التي لا تنتهي بالمهام والاجتماعات المجدولة ، ويمكن أن تؤدي محاولة اللحاق بالركب باستمرار إلى التأثير سلبا على سير عملك.
لحسن الحظ ، قطعت التكنولوجيا شوطا طويلا لمساعدتنا في هذا الصدد.
باستخدام تطبيقات إدارة الوقت ، يمكنك بسهولة تنظيم كل شيء في مساحة واحدة وتتبع وقتك لمهام مختلفة.
يمكن لتطبيقات إدارة الوقت مثل Rescuetime تعزيز كفاءتك بشكل كبير. يتيح لك التطبيق استخدام وضع Focus Session كلما احتجت حقا إلى التركيز ، ومنع الانحرافات الرئيسية وتتبع مدى فعالية عملك.
وبالمثل ، يمكن أن تظهر لك تطبيقات تتبع الوقت مثل Toggl Track مقدار الوقت الذي تقضيه بالفعل في أي مهمة معينة.
18. نظم يومك
الهدف ليس أكثر من أمنية بدون خطة قوية لدعمه في مكانه. وبدون التنظيم اليومي المناسب ، يمكن أن يتحول تحسين مهاراتك في إدارة الوقت إلى مهمة شاقة.
ومع ذلك ، إذا قمت بتنظيم يومك ، وتحديد أولويات مهامك ، وقياس تقدمك ، فستعرف بالضبط أين تقف وأنت تعمل نحو أهدافك الأكبر.
الآن ، هناك عدة طرق فعالة لتنظيم يومك والحصول على نتائج فورية. على سبيل المثال ، من ناحية العمل ، يمكنك البدء في كتابة قوائم المهام اليومية ، مع مراعاة أي انقطاعات قد تحدث ، أو تخصيص وقت أقل لتكرار المهام.
اقرأ أيضًا عن الوقت من مقال: علاج ضياع الوقت: 6 خطوات أساسية.
19. ضع أهدافا قصيرة وطويلة الأجل
يمكن أن تساعدك ممارسة تحديد الأهداف بانتظام على فهم ما تحتاج إلى تحقيقه بالضبط لتحقيق نتائج معينة.
لتحقيق أهداف أكبر وطويلة الأجل ، حدد أهدافا رئيسية أصغر على طول الطريق.
على سبيل المثال ، إذا كان لديك هدف للترقية في غضون ستة أشهر ، فقد تحتاج إلى تحديد أهداف أصغر لتحسين مهارات معينة. يجب أن تكون أهدافك محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وذات صلة وقائمة على الوقت.
