ما هو قانون باركنسون لادارة الوقت؟ كيف تفهم الوقت حسب قانون باركنسون؟
هل سبق لك أن أرجأت مشروعًا حتى اللحظة الأخيرة على الرغم من أنك تعلم أنه سيستغرق بضع ساعات فقط لإكماله؟ هذا هو التسويف في أفضل حالاته، ولكنه أيضًا يتمثل في قانون باركنسون Parkinson’s Law.
عندما يكون لديك الوقت، إما أن تستخدم الوقت لإكمال المهمة بشكل فوري أو تقوم بالمماطلة وإكمال المهمة قبل تاريخ الاستحقاق مباشرة. ما هو قانون باركنسون: وكيفية التغلب عليه لزيادة الإنتاجية؟
ما هو قانون باركنسون Parkinson’s Law؟
ما هو قانون باركنسون لادارة الوقت:
قانون باركنسون هو فكرة أن العمل يتوسع لملء الوقت المخصص لإكماله. قد يعني هذا أنك تستغرق وقتًا أطول من اللازم لإكمال مهمة ما أو أنك تماطل وتكمل المهمة قبل تاريخ الاستحقاق مباشرة. يمكن أن يدخل هذا القانون حيز التنفيذ عند التوفيق بين المواعيد النهائية للعمل أو إدارة المشاريع.
لنفترض، على سبيل المثال، أنك حصلت على مهلة أسبوعين لإكمال اقتراح مشروع. قد تشعر بالارتياح لمعرفة أن لديك متسعًا من الوقت. ومع ذلك، فإن الموعد النهائي البعيد يجعلك تستغرق وقتًا أطول من اللازم لإكمال المهمة المطروحة، أو تقوم بالمماطلة وإكمالها قبل تاريخ الاستحقاق بقليل.
بمعنى آخر، تتوسع المهمة لملء الوقت الممنوح لك.
لسوء الحظ، لا تؤدي المواعيد النهائية دائمًا إلى زيادة إنتاجيتنا، ولكن فهم قانون باركنسون وإيجاد طرق للتغلب عليه يمكن أن يحدث الفرق في الاستفادة من الوقت. في هذا الدليل، سنشرح كيفية عمل قانون باركنسون ونقدم نصائح لإنجاز عملك في وقت أقل.
اشترك في قائمتنا البريدية للحصول على أفضل المقالات في تطوير النفس والنجاح
من هو صاحب قانون باركنسون؟
كان سيريل نورثكوت باركنسون C. Northcote Parkinson مؤرخًا بحريًا بريطانيًا قدم قانون باركنسون لأول مرة في مقال ساخر كتبه لـ “ذي إيكونوميست” في عام 1955. ثم تابع كتابة كتاب بعنوان، قانون باركنسون: السعي لتحقيق التقدم.
قصته في المقال تتضمن امرأة مهمتها الوحيدة في ذلك اليوم هي إرسال بطاقة بريدية. نظرًا لأن لديها اليوم الكامل لإكمال هذه المهمة، فإنها تقضي ساعة في العثور على البطاقة، ونصف ساعة في العثور على نظارتها، و 90 دقيقة في كتابة البطاقة، وهكذا دواليك حتى تملأ يومها.
تهدف قصته إلى شرح كيفية توسع العمل لملء الوقت المخصص. بينما قد يبدو مثال باركنسون متطرفًا، فقد اختبرنا ذلك وعشنا أمثلة مشابهة جميعًا على نطاق أصغر.
لماذا يتوسع العمل لملء الوقت المتاح؟
تشير الدراسات إلى أنه عند تكليفنا بمهمة ما، فإننا نفكر في مقدار الوقت المتاح لإكمال المهمة بدلاً من مقدار الوقت الذي نحتاجه بالفعل. تؤدي هذه العقلية إلى إهدار الوقت وتدفقات العمل غير الفعالة.
هذا غالبًا ما يجعلنا ، كبشر، نشعر بالحاجة إلى قضاء كل الوقت المتاح لنا لإكمال مهمة حتى لو لم تتطلب الكثير من الوقت.
من المهم أيضًا قراءة مقال تقنية مصفوفة أيزنهاور لإدارة الوقت: 4 نصائح لاستخدام التقنية.
أمثلة على قانون باركنسون
ينطبق قانون باركنسون على كل شيء تقريبًا. لا أحد محصن ضد قانون باركنسون حتى يتعرف عليه ويجد طرقًا للتغلب عليه شخصيًا. يمكنك التعرف على أمثلة لقانون باركنسون عبر الفرق في مجال التسويق أو التصميم، ويمكنك أيضًا رؤيته على نطاق أوسع في المؤسسات.
على الرغم من وجود طرق للتغلب على قانون باركنسون، فإن العمل المحدد الذي تقوم به سيوجه كيفية محاربة قانون باركنسون. ألقِ نظرة على ثلاثة أمثلة، بالإضافة إلى الحلول لتلك المواقف المعينة.
الملعب التسويقي
لنفترض أنك مدير تسويق تعمل على عرض تقديمي جديد للعميل. لديك موعد نهائي مدته شهر واحد لجمع كل المواد اللازمة لعرضك التقديمي. يمنحك هذا الموعد النهائي متسعًا من الوقت للاستعداد، ولكن نظرًا لوجود عدد قليل من المهام العاجلة الأخرى، فأنت تؤجل العرض. ثم يزحف الموعد النهائي وتندفع لإكمال الملعب في اللحظة الأخيرة.
في سيناريو مختلف، ليس لديك مهام أخرى على لوحتك، لذلك عليك أن تأخذ شهرًا كاملاً للعمل على أرض الملعب التسويقي. على الرغم من أن العرض التقديمي يبدو مكتملاً بعد الأسبوعين الأولين، إلا أن لديك متسعًا من الوقت الإضافي، لذلك تستمر في إضافة التفاصيل هنا وهناك حتى يقترب الموعد النهائي.
الحل المحتمل: يمكن لأعضاء فريق التسويق العمل معًا لتحديد المدة التي يجب أن يستغرقها المشروع بشكل واقعي، بدلاً من تحديد موعد نهائي تعسفي. يمكن أن يؤدي التركيز على مقدار الوقت اللازم للمشروع بدلاً من تاريخ الاستحقاق (deadline) إلى زيادة الإنتاجية ومنع عدم الكفاءة.
اقرأ أيضًا على الزنبق مقال كيف تدير الوقت بشكل أفضل: 4 مشاكل يجب تجنبها.
كتيب التصميم
إذا كنت مصممًا، فهذا المثال يناسبك. تخيل أن لديك دفتر بحث لإكماله في غضون أسبوعين. كمبدع ، تفخر بعملك وهدفك هو جعل كل مشروع مثاليًا. قد لا تشعر أبدًا بأن مشاريعك قد اكتملت تمامًا لأنه يمكنك دائمًا العثور على شيء لتصحيحه أو تحسينه.
المواعيد النهائية مفيدة لك لأنها تساعدك على البقاء على المسار الصحيح؛ ومع ذلك، فأنت دائمًا تسمح لعملك بالتوسع حتى اللحظة الأخيرة لأنك تنجذب إلى كل مشروع.
الحل المحتمل: إذا قمت بإشراك العميل مبكرًا في عملية التصميم، يمكنك منع نفسك من قضاء وقت غير ضروري في تصميماتك. يمكن أن توفر لك إضافة معايير لتسجيل الوصول للعملاء أو المديرين تعليقات حتى تعرف مقدار التقدم الذي أحرزته ومتى تتوقف.
40 ساعة عمل أسبوعيا
تعمل معظم الشركات وفقًا لنموذج 40 ساعة في الأسبوع. يفترض هذا النموذج أن غالبية الوظائف تتطلب نفس القدر من الوقت لإكمال المهام كل أسبوع.
هل من الواقعي الاعتقاد بأن العمل في مجال التسويق والمجال الطبي يتطلب كلاهما ثماني ساعات في اليوم؟ هل هذه الوظائف معقدة بنفس القدر؟ الجواب القصير هو لا.
قانون باركنسون نشط في كل مكان حولنا. ينشغل بعض الأشخاص 40 ساعة في الأسبوع ، بينما يستخدم البعض الآخر إدارة الوقت لمصلحتهم لإكمال المهام في وقت أقل.
الحل المحتمل: ضع في اعتبارك استخدام مبدأ باريتو، الذي ينص على أن ما يقرب من 80٪ من النتائج تأتي من 20٪ من الأسباب. يمكن أن يؤدي التركيز على العمل المؤثر مقابل الوقت المستغرق في العمل إلى زيادة الإنتاجية.
كيفية التغلب على قانون باركنسون
يمكنك استخدام استراتيجيات محددة للتغلب على قانون باركنسون والاستفادة بشكل أفضل من وقتك. عندما تتوقف عن السماح لعملك بالتوسع لملء وقتك ، يمكنك إنهاء مهامك بشكل أسرع واستخدام الوقت المتبقي للاسترخاء أو الانتقال إلى مهام أخرى. كيفية التغلب على قانون باركنسون إذًا، إليك 5 طرق:
1. خطط لعملك بشكل استراتيجي
عندما تخطط لعملك بشكل استراتيجي مسبقًا، فمن غير المرجح أن تقوم بالتسويف وتزيد احتمالية أن تعمل بطريقة فعالة. يمكن أن يساعدك إنشاء خطة في إدارة وقتك وتقييم المدة التي ستستغرقها المهام والتخطيط لها وفقًا لذلك.
في خطتك، يجب أن تحدد ما يلي:
- أهدافك الذكية SMART
- قائمة المهام والإجراءات الخاصة بك
- الجدول الزمني للإنجاز
- الموارد التي ستحتاجها
- تواريخ محددة سوف تحقق فيها التقدم
يمكنك أيضًا إنشاء خطة إستراتيجية أوسع لأهدافك قصيرة وطويلة المدى داخل شركتك. قد يحفزك هذا على أن تكون أكثر إنتاجية في العمل.
اقرأ أيضًا على الزنبق مقال تقنيات القراءة | أشهر 4 تقنيات للقراءة.
2. تحديد المواعيد النهائية المفروضة على الذات
تتمثل الخطوة الأولى في التغلب على قانون باركنسون في تحديد مواعيد نهائية مفروضة ذاتيًا. بدلاً من التفكير في عقلية “كم من الوقت لدي؟” ابدأ في التفكير في الكثير من الوقت الذي تحتاجه بشكل واقعي لكل مهمة وحدد المواعيد النهائية الخاصة بك وفقًا لذلك.
لمعرفة الوقت الذي تحتاجه فعليًا لمهمة ما، أولاً:
- فهم متطلبات المشروع: ستحتاج إلى فهم واسع لما هو مطلوب منك لتحديد المدة التي ستحتاجها للمشروع. تتضمن هذه الخطوة إنشاء قائمة بجميع المهام الفرعية والأنشطة داخل المشروع الأكبر.
- تحديد أولويات الأنشطة والمهام وفقًا لذلك: بمجرد حصولك على قائمة بمتطلبات مشروعك، يمكنك تحديد أولويات قائمة المهام الخاصة بك وتحديد المهام الأكثر أهمية أو تعقيدًا. يجب أن تضع المهام التي تستغرق معظم الوقت في أعلى قائمتك.
- حدد من تريد إشراكه: إذا كانت أجزاء من مشروعك تتطلب مساعدة من زملاء العمل، فستحتاج إلى تقييم من ستشارك فيه. يمكن أن يوفر لك الوصول إلى فريقك في بداية مشروعك الوقت لاحقًا.
- قم بعمل تقديرات للوقت: يجب أن يكون لديك الآن فهم قوي لمن وماذا وكيف يشارك في مشروعك القادم. يمكنك الآن عمل تقديرات زمنية واقعية للإنجاز بناءً على عبء العمل لديك ومستوى إنتاجيتك الشخصية.
فكر في مهامك على أنها أهداف قصيرة المدى يجب إكمالها، فكلما زادت سرعة إكمالها، زاد الوقت المتاح لك لاستخدامه في أشياء أخرى.
3. حاول ضبط الوقت
Timeboxing هي استراتيجية عمل منتجة يمكن أن تساعدك على محاربة التسويف، واستعادة الإنتاجية المفقودة، والتركيز على العمل المهم.
يتضمن Timeboxing تحديد هدف لإنهاء مهمة في إطار زمني معين. عندما تخطط للوقت الذي يجب أن تستغرقه المهمة قبل البدء فيها، فإنك تصبح أكثر اهتمامًا بعملك. يمكنك استخدام المربعات الزمنية لجدولة المهام الفردية، أو مساعدة فريقك على التنظيم، أو إدارة الاجتماعات بشكل أكثر فعالية.
4. جرب تقنية بومودورو
على غرار التوقيت الزمني، تتضمن تقنية بومودورو جلسات عمل مركزة مع فترات راحة قصيرة متكررة، بهدف زيادة إنتاجيتك مع تقليل الإرهاق الذهني. تستخدم هذه التقنية جلسات عمل مدتها 25 دقيقة وفترات راحة لمدة خمس دقائق لزيادة التركيز.
يتضمن النهج المكون من خمس خطوات لإدارة وقتك باستخدام تقنية بومودورو ما يلي:
- قم بإنشاء قائمة بالمهام مرتبة حسب الأهمية
- اضبط عداد الوقت على 25 دقيقة
- اعمل على مهمة خلال مدة المؤقت
- خذ استراحة لمدة خمس دقائق
- بعد أربعة بومودورو، خذ استراحة لمدة 15-30 دقيقة.
مقال مقترح لتقرأه على الزنبق: ما هي المهن التي تجعلك غنيا | 23 مهنة يمكن أن تفتح لك طريق الثراء.
5. استخدام أدوات إدارة المهام
يعد استخدام أداة إدارة المهام طريقة رائعة لتنظيم يوم عملك وجدولة المواعيد النهائية الشخصية والتأكد من أن لديك وقتًا كافيًا لإدارة أولوياتك. يمكنك أيضًا إنشاء قوائم مهام والبقاء على المسار الصحيح مع المشاريع سواء من خلال تعاون الفريق أو للمشاريع الشخصية.
يعد التغلب على قانون باركنسون أمرًا ضروريًا إذا كنت تريد التحكم في وقتك وزيادة حجم العمل الذي يمكنك إكماله. إذا أنهيت المهام قبل الموعد النهائي، فيمكنك استخدام وقتك الإضافي للمضي قدمًا في العمل أو أخذ قسط من الراحة. الهدف هو أن تكون أكثر كفاءة لا أن ترهق نفسك.
6. فهم ما هو داخل وخارج نطاق سيطرتك
تذكر أن قانون باركنسون هو أكثر من مجرد مصطلح خيالي للمماطلة – فهذا يعني أن العمل يتوسع لملء الوقت المخصص. هذا هو تعريف زحف النطاق.
أثناء انطلاق مشروعك ، يجب أن تتفق أنت وفريقك مقدما على ما هو داخل وخارج نطاق المشروع. من خلال وضع هذه الإرشادات منذ البداية ، يكون فريقك بأكمله مجهزا بشكل أفضل للقضاء على قانون باركنسون في مهده.
عندما يظهر طلب ميزة جديدة أو اقتراح آخر أثناء سير المشروع ، يمكنك الرجوع إلى انطلاق مشروعك وتذكير الفريق بأنك اتفقت جميعا على أن هذا النوع من الأشياء كان خارج النطاق. فكر في هذه الخطوة على أنها بناء صندوق لمشروعك.
يمكنك تحديد المعلمات التي يحتاج المشروع إلى ملاءمتها ، وهي طريقة مؤكدة للقبض على توسع العمل أثناء حدوثه ، وليس بعد تخريب جدولك الزمني بالفعل.
اقرأ أيضًا على الزنبق مقال ما المهارات الاكثر اهميه بالنسبه للمهندس: 18 مهارة ستضمن لك النجاح في مهنة الهندسة.
كيفية تجنب الوقوع ضحية لقانون باركنسون
قانون باركنسون ليس وصفة سحرية أو قاعدة ثابتة. لكنها ملاحظة يمكنك استخدامها لمساعدتك على أن تصبح أكثر إنتاجية. تتضمن بعض الاستراتيجيات التي يمكن أن تساعدك على تحقيق أقصى استفادة من وقتك دون الوقوع ضحية لقانون باركنسون.
خطط لوقتك بعناية
عندما يكون لديك الكثير من الوقت لإكمال مهمة ما ، فمن السهل تأجيلها إلى وقت لاحق. ولكن إذا كنت تخطط لوقتك بعناية وحددت مواعيد نهائية لنفسك ، فيمكنك تجنب الوقوع في فخ التسويف.
اكتب أهدافك
مهما كان هدفك ، اكتبه. تتبع تقدمك عن طريق التحقق بانتظام وملاحظة التقدم الذي أحرزته ، وما لا يزال يتعين القيام به ، وما إذا كان هدفك النهائي قد تغير على الإطلاق على مدار المشروع.
لا يساعد هذا النوع من تتبع الأهداف العاكسة في إبقائك مسؤولا فحسب ، بل يمكن أن يساعدك أيضا في تصور تقدمك بشكل أفضل ، وعملك المتبقي ، وما إذا كان المشروع يبدو أكثر صعوبة مما هو عليه بالفعل.
حدد مواعيد نهائية واقعية
تجنب تحديد مواعيد نهائية تعسفية وركز بدلا من ذلك على المدة التي يستغرقها كل جانب من جوانب المشروع بالفعل.
بدلا من ذلك ، فكر في المدة التي ستستغرقها المهمة بشكل واقعي لإكمالها. في حين أن هذا قد لا يكون واضحا دائما ، فكر في التجارب السابقة كدليل.
بدلا من التركيز على موعد في المستقبل يجب أن تنجز فيه المهمة ، فكر في الوقت الذي يمكنك إنجازه والابتعاد عن طريقك.
عندما يكون لديك فهم واضح للوقت الذي يجب أن تستغرقه المهمة ، يمكنك تجنب الميل إلى توسيع العمل لملء الوقت المتاح لديك.
تحديد أولويات مهامك
إذا كان لديك الكثير من المهام لإكمالها ، فمن المهم تحديد أولوياتها. من خلال تحديد المهام الأكثر أهمية ، يمكنك التأكد من التركيز عليها أولا وعدم التورط في مهام أقل أهمية.
استخدم مؤقتا
إحدى الطرق الفعالة لتجنب قانون باركنسون هي استخدام جهاز توقيت. عندما تعلم أن لديك قدرا معينا فقط من الوقت لإكمال مهمة ما ، فمن غير المرجح أن تقوم بتوسيع العمل لملء الوقت المتاح.
اقرأ أيضًا على الزنبق ما المقصود بالنجاح الوظيفي: هل تريد النجاح مهنيًا؟
تقسيم المهام
قسم المشاريع الكبيرة إلى مهام أصغر وامنح نفسك مواعيد نهائية مفروضة ذاتيا طوال المشروع. عند مواجهة مشروع كبير ، قد يبدو الأمر في كثير من الأحيان أكثر صعوبة واستهلاكا للوقت مما هو عليه في الواقع.
بدلا من إحراز تقدم ، قد تشعر بالإرهاق وعدم التأكد من أين تبدأ.
التقطيع هو حل فعال يتضمن تقسيم مشروع أكبر إلى خطوات أصغر وأكثر قابلية للإدارة. يمكن أن تساعدك هذه الاستراتيجية على العمل بشكل أكثر فعالية وقد تقلل من تأثير قانون باركنسون عن طريق تسريع تقدمك.
خذ فترات راحة منتظمة
عندما تعمل على مشروع ، من المهم أن تأخذ فترات راحة منتظمة. سيساعدك هذا على تجنب الإرهاق والحفاظ على عقلك منتعشا.
حاول العمل على مشروع خلال الفترة الأكثر إنتاجية وخذ قسطا من الراحة عندما تبدأ في الشعور بالتشتت أو أقل تحفيزا. فقط تأكد من أنك لا تستخدم الاستراحة كذريعة للمماطلة.
حقق المزيد في وقت أقل باستخدام قانون باركنسون
بمجرد أن تفهم ماهية قانون باركنسون وكيف يعمل، يمكنك استخدامه لصالحك. من خلال الاستراتيجيات الصحيحة المعمول بها مثل الجدولة الاستباقية والمواعيد النهائية الشخصية وتحديد أولويات المهام، يمكنك إنجاز المزيد من العمل في وقت أقل وتحقيق توازن أفضل بين العمل والحياة.
استخدام برنامج إدارة المهام يمكن أن يكمل الاستراتيجيات التي تضعها ويساعدك على تحقيق أهدافك.
