ما هي وسائل إدارة الوقت؟ كيف نختار استخدام وقتنا وتنظيمه هو قضية مهمة نكافح معها كل يوم. إذ تسمح لنا الإدارة الفعالة للوقت بتحقيق أقصى استفادة من يومنا، وإنجاز المهام بسرعة أكبر وتحديد أولويات تلك التي ستحدث أكبر قدر من التأثير.
يحتاج الأشخاص المختلفون إلى استراتيجيات فعالة مختلفة لإدارة الوقت. إذا كنت طالب دراسات عليا، فيمكنك اختيار إدارة وقتك بطريقة مختلفة عن شخص موظف أو رائد أعمال.
إذا كنت شخصا مرئيا، فقد تفضل تقويما مرمزا بالألوان على قائمة مهام مكتوبة.إن اكتشاف ما هي تقنيات ادارة الوقت التي تناسبك، مهما كان ذلك، هو المفتاح لخلق حياتك الأكثر كفاءة.
إن إدارة الوقت لتحقيق التوازن بين العمل والحياة ممكن مع الإدارة الفعالة للوقت. لن تساعدك نصائح إدارة الوقت على إدارة وقتك بشكل أفضل فحسب، بل ستعزز أيضا الإنتاجية الشخصية. لهذا من اهم تقنيات الوقت هي كالتالي:
1. تحليل باريتو (المعروف أيضا باسم قاعدة 80/20)
قاعدة 80/20 هي من أهم وسائل إدارة الوقت، وهي تقنية أنشأها الاقتصادي الإيطالي فيلفريدو باريتو Vilfredo Pareto. إنها فكرة أن 20٪ من أفعالك تكون مسؤولة عن 80٪ من النتائج.
الهدف من تحليل باريتو هو مساعدتك في تحديد أولويات المهام الأكثر فعالية في حل المشكلات.
كيف تعمل هذه التقنية:
- اذكر بعض المشاكل التي تواجهها. على سبيل المثال تراجع درجاتك الدراسية، بعدها تحديد السبب الجذري لكل مشكلة.
ربما تتراجع درجاتك لأنك تقضي الكثير من الوقت على وسائل التواصل الاجتماعي أو أي نوع آخر من الإلهاء.
- تعيين درجة لكل مشكلة: تعيين أرقام أعلى للمشاكل الأكثر أهمية.
- تجميع المشاكل معا حسب السبب: قم بتجميع جميع المشاكل الناجمة عن قضاء الكثير من الوقت على وسائل التواصل الاجتماعي.
- أضف درجة كل مجموعة: المجموعة الحاصلة على أعلى درجة هي المشكلة التي يجب أن تعمل عليها أولا.
أنواع الأشخاص الذين سيستفيدون من تحليل باريتو:
- الأشخاص الذين يفكرون بالحلول ويبحثون عنها
- المفكرون التحليليون
اقرأ عن هذه التقنية: مبدأ باريتو قاعدة (80:20) في إدارة الوقت
2. تقنية بومودورو
تم إنشاء تقنية بومودورو من قبل رجل الأعمال والمؤلف فرانشيسكو سيريلو. تستخدم هذه التقنية جهاز توقيت لتقسيم عملك إلى فواصل زمنية. يعرف كل فاصل زمني باسم بومودورو أو حبة طماطك، سمي على اسم المؤقت على شكل طماطم الذي أنشأه سيريلو.
كيف تعمل هذه التقنية:
- اختر مهمة تحتاج إلى إنجازها.
- اضبط مؤقت (على سبيل المثال، لمدة 25 دقيقة).
- ركز على المهمة المطروحة.
- عندما يرن المؤقت، ضع علامة على قطعة من الورق.
- خذ استراحة قصيرة: خذ استراحة لمدة ثلاث إلى خمس دقائق. اذهب في نزهة على الأقدام ، وتناول فنجانا من القهوة ، وافعل شيئا غير متعلق بالعمل لإعطاء عقلك استراحة.
كرر الخطوات من الثانية إلى الخامسة: بمجرد الانتهاء من هذه العملية أربع مرات، يمكنك البدء في أخذ فترات راحة أطول (20-30 دقيقة).
أنواع الأشخاص الذين سيستفيدون من تقنية بومودورو:
- المفكرون المبدعون
- أولئك الذين يشعرون بالإرهاق من العمل / المدرسة
تقنية بومودورو لا تعلم فقط إدارة وقتك. بل تعلمك تحديد الأهداف وكيفية تحقيقها. ستتمكن من الالتزام بشكل أفضل بجدولك اليومي وجدولك الأسبوعي.
اقرأ عن هذه التقنية: تقنية البومودورو لتنظيم الوقت: الدليل الكامل
اشترك في قائمتنا البريدية للحصول على أفضل المقالات في تطوير النفس والنجاح
3. مصفوفة أيزنهاور
قبل أن يصبح دوايت أيزنهاور رئيسا في عام 1953، خدم في الجيش الأمريكي كقائد لقوات الحلفاء خلال الحرب العالمية الثانية.
لقد واجه قرارات صعبة كل يوم قادته إلى اختراع ما يسمى الآن مصفوفة أيزنهاور، أو المصفوفة الملحة المهمة.
كيف تعمل هذه التقنية:
قم بتنظيم قائمة المهام الخاصة بك في أربعة أرباع منفصلة، وفرزها حسب المهم مقابل غير المهم والعاجل مقابل غير العاجل. المهام العاجلة هي تلك التي نشعر بالحاجة إلى إنجازها على الفور.
المهام المهمة هي تلك التي تساهم في أهدافك أو قيمك على المدى الطويل. من الناحية المثالية، يجب أن تعمل فقط على المهام في الربعين الأولين – المهام الأخرى، يجب عليك تفويضها أو حذفها.
أنواع الأشخاص الذين سيستفيدون من مصفوفة أيزنهاور:
- الأشخاص الذين يشغلون مناصب قيادية
- المفكرون الناقدون
اقرأ عن هذه التقنية: تقنية مصفوفة أيزنهاور لإدارة الوقت: 4 نصائح لاستخدام التقنية
4. قانون باركنسون
اشتهر المؤرخ البريطاني سيريل نورثكوت باركنسون بعبارة “العمل يتوسع لملء الوقت المتاح لإكماله.”
وبعبارة أخرى، فإن مقدار الوقت الذي تمنحه لنفسك لإكمال مهمة محددة هو مقدار الوقت الذي ستستغرقه لإكمال تلك المهمة.
كيف تعمل هذه التقنية:
هذه ليست تقنية لإدارة الوقت في حد ذاتها. إنه قانون، عند فهمه، يمكن تطبيقه كواحد من أكثر طرق إدارة الوقت فائدة، ولكن سيتعين عليك العمل فيه. وهذا يعني العمل بكفاءة أكبر في فترات زمنية أقصر.
فيما يلي بعض النصائح لإدارة الوقت:
- حاول العمل بدون شاحن كمبيوتر. سيجبرك هذا على إنهاء مشروع قبل أن ينتهي شحن جهاز الكمبيوتر.
- أنجز ذلك مبكرا. بدلا من الانتهاء من مقال بحلول منتصف الليل، حاول إنجازه بحلول الظهر.
- حدد موعدا نهائيا. امنح نفسك وقتا محددا للقيام بشيء ما.
- تخصيص من الوقت للمهام غير المهمة. امنح نفسك 20 دقيقة فقط في الصباح للرد على رسائل البريد الإلكتروني.
أنواع الأشخاص الذين يعمل هذا من أجلهم:
- المماطلون
- الأشخاص الذين يعملون بشكل جيد تحت الضغط
اقرأ عن هذه التقنية: ما هو قانون باركنسون في الوقت: كيف تستخدمه لزيادة الانتاجية
5. طريقة تقسيم الوقت
يعرف المخترع إيلون ماسك بكونه منتجا. إنه يدير وقته بكفاءة عالية بحيث يمكنه العمل أكثر من 80 ساعة في الأسبوع ولا يزال يخصص وقتا لنفسه. ما هو سره؟ إنه تقسيم الوقت.
كيف تعمل هذه التقنية:
من اللحظة التي تستيقظ فيها، قم بتعيين كل كتلة زمنية في يومك إلى مهمة. يمكن أن تكون هذه المهام أي شيء من تناول وجبة الإفطار إلى الدراسة للاختبار.
فيما يلي الخطوات التي يستخدمها إيلون ماسك لمنع وقته:
- قسم قطعة من الورق إلى عمودين. على اليسار، اكتب كل ساعة من اليوم وقم بإنشاء كتل من الوقت مثل أجزاء نصف ساعة أو ساعة.
- قدر الوقت الذي سيستغرقه إكمال كل مهمة من مهامك ووضعها في كتل الوقت الخاصة بك.
- أضف أوقات تخزين مؤقت بين كل كتلة زمنية للسماح بإجراء تعديلات خلال اليوم.
أنواع الأشخاص الذين تفيدهم هذه التقنية:
- الطلاب العاملون أو أولياء الأمور
- المفكرون التحليليون
اقرأ عن هذه التقنية: تقنية تقسيم الوقت Time Blocking:الدليل النهائي مع نصائح وتقنيات
6. طريقة إنجاز المهام (GTD)
تساعدك هذه التقنية التي أنشأها المؤلف ديفيد ألين على إنجاز المهام عن طريق تسجيل المهام على الورق ثم تقسيمها إلى عناصر عمل قابلة للتنفيذ.
كيف تعمل هذه التقنية:
- التقط الإجراءات التي تجذب انتباهك: هذه الإجراءات هي مهام يمكن أن تتعلق بأي شيء من العمل إلى المدرسة إلى حياتك الشخصية.
- وضح ما تعنيه: حدد ما إذا كانت المهام التي تجذب انتباهك قابلة للتنفيذ أم لا. إذا كان العنصر غير قابل للتنفيذ، فتجاهله في الوقت الحالي. إذا كان العنصر قابلا للتنفيذ، فقم بذلك أو فوضه أو ضعه جانبا.
- تنظيم إجراءاتك: حدد أولويات قائمة المهام الخاصة بك وفقا لما تحتاج إلى إنجازه متى.
- المراجعة: راجع قائمة الإجراءات بشكل متكرر لتحديد أولويتك التالية. اشطب المهام التي أنجزتها وتحديث قائمتك.
- البدء: اتخذ الإجراءات أو المهام الأصغر التي يمكنك إكمالها الآن.
أنواع الأشخاص الذين سيستفيدون من طريقة GTD:
- الأشخاص الذين يكافحون من أجل التركيز على شيء واحد في كل مرة
- الأشخاص الذين يشعرون بالإرهاق في حياتهم اليومية
اقرأ عن هذه التقنية: ما هي تقنية إنجاز الأمور GTD: دليل شامل مع 5 خطوات
7. طريقة التخطيط السريع (RPM)
“RPM” تعني “طريقة التخطيط السريع” أو “النتيجة والغرض وخطة العمل الضخمة”. تم تطويره من قبل المتحدث التحفيزي توني روبنز كوسيلة لتدريب عقلك على التركيز على رؤية لما تريده حتى تتمكن من جعله حقيقيا.
كيف تعمل هذه التقنية:
- الالتقاط: اكتب جميع المهام التي تحتاج إلى إنجازها هذا الأسبوع.
- التقطيع: “قطع” مهامك معا حسب القواسم المشتركة. ما هي العناصر الشخصية؟ ذات الصلة بالمدرسة؟ هل تركز على الحياة المهنية؟
- إنشاء كتل RPM الخاصة بك: في الجزء العلوي من ورقة جديدة ، قم بعمل ثلاثة أعمدة: المهمة ، والنتيجة التي تريدها من إكمال هذه المهمة، والغرض من إكمالها. بعد ذلك =، قم بإدراج الإجراءات التي يمكنك اتخاذها للوصول إلى هناك.
- قم بإنشاء دور تمكيني لنفسك: إذا كنت طالبا، فيمكنك تسمية نفسك ب “بطل الدراسة”. أي شيء من شأنه أن يجعلك متحمس حول إكمال هدفك.
أنواع الأشخاص الذين سيستفيدون من طريقة التخطيط السريع (RPM):
- الطلاب العاملون أو أولياء الأمور
- الأشخاص الذين لديهم أهداف طويلة الأجل
8. نظرية بطرمان المخلل
تساعدك هذه النظرية على معرفة ما هو مفيد وما هو غير مفيد في حياتك اليومية. يسمح لك بتخطيط المهام مع الوقت لتجنيبها وتحديد الأولويات ليومك.
كيف تعمل هذه التقنية:
تخيل بطرمان مخلل مليئ بالرمل والحصى والصخور. الرمال في الأسفل والصخور تجلس في الأعلى.
- الرمال: يمثل هذا عناصر تعطيل يومك، مثل المكالمات الهاتفية والرسائل النصية ورسائل البريد الإلكتروني ووسائل التواصل الاجتماعي وما إلى ذلك.
- الحصى: يمثل هذا المهام التي تحتاج إلى إكمالها، ولكن يمكن القيام بها في يوم آخر أو من قبل شخص آخر.
- الصخور: هذه هي أهم المهام التي يجب إنجازها اليوم.
ابدأ بالتفكير في كيفية تناسب مهامك لهذا اليوم مع الفئات المذكورة أعلاه.
ثم قم بعمل قائمة مهام تبدأ بالصخور وتنتهي بالرمل (إذا سمح الوقت بذلك). قم بتضمين تقدير صادق للوقت بجوار كل منهما.
حاول ألا تخطط لأكثر من ست ساعات من يوم عمل مدته ثماني ساعات. هذا سيترك وقتا عازلا للحصى والرمال.
أنواع الأشخاص الذين سيستفيدون من طريقة بطرمان المخلل:
- الأشخاص ذو التفكير المرئي
- الأشخاص صاحبو التركيز الكبير على الأمور الآنية
9. تقنية أكل الضفدع
سميت هذه التقنية على اسم اقتباس مارك توين: “أكل ضفدع حي أول شيء في الصباح، ولن تشعر بأمور أسوء من ذلك بقية اليوم”.
ابدأ يومك بالقيام بأكثر المهام المرهقة أولا وإبعادها عن الطريق.
كيف تعمل هذه التقنية:
- كن واضحا بشأن الهدف. ما الذي تريد تحقيقه أكثر من غيره؟
- اكتب هذه الاهداف.
- حدد موعدا نهائيا.
- قم بتجميع قائمة بالأشياء التي تحتاج إلى القيام بها لتحقيق هدفك.
- نظم هذه القائمة حسب الأولوية. ربما تكون العناصر الأكثر أهمية هي الأصعب. هذه هي “الضفادع” الخاصة بك.
- اتخذ إجراء. إذا كان لديك أكثر من ضفدع واحد على طبقك، فتناول أسوأ ضفدع أولا.
كرر هذه الدورة كل يوم حتى تقوم دائما بشيء يدفعك نحو هدفك.
أنواع الأشخاص الذين سيستفيدون من تقنية Eat That Frog:
- المفكرون المجردون Abstract thinkers
- الأشخاص الذين لديهم أهداف طويلة الأجل
اختيار تقنية إدارة الوقت التي تناسبك
سواء كنت طالبا بدوام كامل أو طالبا عاملا أو أحد الوالدين الذين يعودون إلى المدرسة، فإن مهارات إدارة الوقت الأفضل أمر حيوي لعيش حياة متوازنة.
إذا كان لديك عادة ترك الأشياء حتى اللحظة الأخيرة، فحاول استخدام قانون باركنسون أو طريقة تناول الضفدع.
إذا كنت تواجه صعوبة في التركيز على المهمة المطروحة، فجرب تقنية Pomodoro للعمل بشكل مكثف أكثر في فترات قصيرة.
إن إتقان إدارة الوقت ومعرفة ما هي وسائل إدارة الوقت سيضعك للنجاح في جميع مجالات حياتك وسيساعدك على تجنب قلق الاختبار عندما تدور النهائيات.
[ajax_load_more]
