ما هو نظام GTD؟ ما هي طريقة GTD لتنظيم المهام؟
هل تعاني من صعوبة في ترتيب أولوياتك وإدارة وقتك؟ عليك تجربة تقنية انجاز الامور أو انجاز المهام Getting Things Done؟
هل تعرف هذا الوضع؟
لديك آلاف الأشياء لتفعلها، وصندوق بريدك الإلكتروني ممتلئ، والعديد من رسائل الدردشة تنتظر الرد، وفي تلك اللحظة يرن الهاتف؟
كيف يفترض أن تدير هذا الكم الهائل من العمل؟ بالإضافة إلى القيام بذلك بدون إجهاد وبكفاءة في نفس الوقت؟ سواء في العمل أو في الحياة الخاصة.
يفقد الجميع من وقت لآخر تتبع مهامهم. في هذه المرحلة، هناك حاجة إلى إدارة الوقت الجيد. لكن كيف وأين تبدأ؟ نقدم لك طريقة للتحكم في جميع المهام وتحرير عقلك للأشياء المهمة. ستتعلم في هذه المقالة كل ما تحتاج لمعرفته حول طريقة انجاز المهام Getting Things Done (GTD).
لاحظ ألين أن أدمغتنا أفضل بكثير في معالجة المعلومات من تخزينها. تحدد طريقة إنهاء الأشياء الخاصة به كيفية التخلص من كل الفوضى الذهنية في نظام خارجي ثم تنظيمها حتى تتمكن من التركيز على الأشياء الصحيحة في الأوقات المناسبة.
عندما يتم إعداد سير عمل GTD الخاص بك بشكل صحيح، ستتمكن من الإجابة بثقة “ما الذي يجب أن أعمل عليه؟” في أي لحظة دون القلق من أنك قد تنسى شيئًا مهمًا عليك القيام به لاحقًا.
بعد قراءة هذا المقال من المهم قراءة مقال تقنية تقسيم الوقت Time Blocking:الدليل النهائي مع نصائح وتقنيات.
اشترك في قائمتنا البريدية للحصول على أفضل المقالات في تطوير النفس والنجاح
من سوف يستفيد من التقنية بشكل هائل؟
جرب إنهاء الأشياء (GTD) إذا كنت …
- تشعر بالإرهاق من كمية المهام التي تحتاج إلى تتبعها
- تقلق من نسيان التفاصيل الصغيرة
- تبدأ الكثير من المشاريع ولكن يجد صعوبة في الانتهاء منها
ما هي طريقة انجاز المهام GTD؟
طريقة انجاز المهام أو انجاز الأمور GTD والتي تعني Getting Things Done هي طريقة لتنظيم المهام طورها المؤلف الأمريكي ديفيد ألين. مبدأ الطريقة هو تسجيل جميع مهام الحياة المهنية والخاصة في قوائم المهام. بمساعدة القائمة الشاملة ونظام الجدول الزمني، يمكنك إدارة جميع مهامك بشكل أكثر ذكاءً.
الهدف من طريقة إنهاء المهام (GTD) هو كتابة جميع مهامك وتنظيمها بحيث يمكنك التأكد من عدم نسيان أي شيء. بعد ذلك سيكون لديك صورة أوضح وستكون قادرًا على العمل من خلال كل مهمة بطريقة مركزة. والسبب في ذلك هو أنه إذا تم إفراغ الذاكرة قصيرة المدى بانتظام، فإن ذلك يزيد من القدرة على التركيز.
تتكون طريقة إنهاء الأشياء الجيدة من خمس ممارسات بسيطة لتنظيم الفوضى في عقلك وإنجاز الأشياء:
- التقاط كل شيء: التقط أي شيء يخطر ببالك. لا فرق بين شيء كبير جدا أو صغير! تذهب هذه العناصر مباشرة إلى قائمة المهام الخاصة بك.
- التوضيح: عالج ما التقطته في خطوات عمل واضحة وملموسة. حدد ما إذا كان العنصر عبارة عن مشروع أو مهمة واحدة.
- التنظيم: ضع كل شيء في المكان المناسب. أضف التواريخ إلى التقويم الخاص بك، وقم بتفويض المشروعات لأشخاص آخرين، وفرز المهام الخاصة بك.
- المراجعة: قم بفحص قوائمك وتحديثها ومراجعتها بشكل متكرر.
- المباشرة: ابدأ العمل على الأشياء المهمة.
بينما تتطلب تقنية انجاز المهام GTD استثمارًا في الوقت والطاقة لإعداده، فإنها تؤتي ثمارها مع الاستخدام المتسق. لن تقلق بعد الآن بشأن نسيان موعد نهائي أو تفويت مهمة مهمة.
بدلاً من ذلك، ستكون قادرًا على الرد على المعلومات الواردة بهدوء وتحديد أولويات وقتك بثقة.
مفتاح أي نظام إنتاجي دائم هو إبقائه بسيطًا قدر الإمكان واستخدامه كثيرًا قدر الإمكان. يجب أن تكون أداتك متعددة الاستخدامات بما يكفي للتعامل مع أكثر مشروعاتك تعقيدًا ، ولكنها بسيطة بما يكفي للحفاظ عليها عندما تكون الطاقة منخفضة.
تعد قوائم المهام طريقة شائعة لتتبع المهام قصيرة المدى. ولكن كأداة تخطيط طويل الأجل، سرعان ما تصبح القائمة البسيطة مزدحمة. باستخدام طريقة Getting-Things-Done ، يمكنك نقل إدارة المهام إلى مستوى جديد.
اقرأ أيضًا: تقنية تقسيم الوقت Time Blocking:الدليل النهائي مع نصائح وتقنيات.
ما هي خطوات تقنية انجاز المهام GTD
الخطوات الخمس لنظام gtd هي كالتالي:
الخطوة 1: الالتقاط
اجمع كل المهام والمواعيد والأفكار في ما يسمى ب “البريد الوارد”. حاول تحديد أقل عدد ممكن من الأماكن حيث تقوم بجمع المهام الواردة من أجل الحصول على نظرة عامة وصورة واضحة بالفعل بالمهام القادمة. يمكن أن تعمل “صناديق البريد” رقميًا (صندوق البريد الإلكتروني).
الخطوة 2: التوضيح
في الخطوة الثانية، تقوم بمراجعة جميع الأمور في البريد الوارد. ويتم فرز المهام المعلقة وفقًا لنظام Getting-Things-Done. أولاً وقبل كل شيء، يتم طرح ثلاثة أسئلة رئيسية:
- ما هو نوع المهمة؟
- هل هناك أي شيء يمكنني فعله حاليًا؟
- ما هي الخطوة التالية؟
إذا كنت لا تستطيع أو لا تحتاج إلى التعامل مع المهمة بنفسك، يمكنك اختيار أحد الخيارات الثلاثة:
- تخلص من المهمة
- أرشفة المهمة كمواد مرجعية
- ضعها على قائمة “يومًا ما / ربما”
اقرأ أيضًا على الزنبق مقال كيفية التفاوض على عرض العمل | 12 نقطة يجب النظر فيها.
الخطوة 3: التنظيم
يتم فرز جميع المهام الأخرى التي تتطلب اتخاذ إجراء في أربع قوائم مختلفة لمزيد من المعالجة. كقاعدة عامة، يجب أن تتم المهام التي تستغرق أقل من دقيقتين لإكمالها مباشرةً بدلاً من وضعها في قوائم أخرى.
تأكد أيضًا من تقسيم المهام الكبيرة (المشاريع) إلى مهام فرعية أو خطوات عمل أصغر. عند العمل من خلال البريد الوارد، يتم فرز المهام في القوائم الأربع التالية:
1. قسم التقويم:
ضع جميع المواعيد القادمة في التقويم الخاص بك. انتقل إلى قائمة “الخطوات التالية” المهام التي يجب إكمالها أو يتم إدخالها كمشروع ومقسمة إلى مهام فرعية. ثم حدد الخطوات التالية لمشروعك وأنشئ تواريخ ثابتة في التقويم.
2. قسم المشاريع:
وفقًا لديفيد ألين، تعتبر المهام التي لا يمكن إكمالها في إجراء واحد مشاريع. يتم جمع جميع المشاريع في قائمة المشاريع ومراجعتها بانتظام. تساعدك قائمة التذكيرات على تعقب المهام التي قمت بتفويضها إلى زملاء العمل الآخرين.
3. قسم المهام لمرة واحدة:
بالإضافة إلى قائمة المشروع، يجب عليك أيضًا الاحتفاظ بقائمة المهام غير المتعلقة بالمشروع. اعتمادًا على نطاق مهامك، يمكنك أيضًا تقسيم قائمة “الخطوات التالية” إلى قوائم سياقية.
هذه مهام تستغرق أكثر من دقيقتين ولكنها تتطلب خطوة واحدة فقط. على سبيل المثال ، “الرد على البريد الإلكتروني لـ Josh حول أسعار المشروع” أو “تجديد علامات تبويب السيارة”. لا تريدهم ازدحام بريدك الوارد ، لكنهم أيضًا لا ينتمون إلى أي مشروع آخر.
قم بإنشاء مشروع جديد يسمى One-Off Tasks.
اسحب المهام ذات الخطوة الواحدة وأفلتها من البريد الوارد إلى هذا المشروع من خلال النقر على اسم المهمة وسحبها إلى اسم المشروع في القائمة اليمنى.
اقرأ أيضًا على الزنبق مقال تقنيات القراءة | أشهر 4 تقنيات للقراءة.
4. قسم التفويض:
خارج المشاريع، قد تجد نفسك أيضًا تفوض المهام. هنا ، أيضًا، من المفيد إعداد قائمة تذكير. قم بإنشاء مواعيد في التقويم الخاص بك، والتي تقوم فيها بالتنسيق مع الأشخاص المناسبين حول تقدم العمل.
اقرأ أيضًا: ما هو قانون باركنسون في الوقت: كيف تستخدمه لزيادة الانتاجية.
الخطوة الرابعة: التفكير
تقنية إنجاز المهم GTD هي نظام جيد التنظيم، لكنه لا يعمل إلا مع قدر كبير من المراقبة والمتابعة. عندها فقط يستحق الأمر الجهد ويمكن زيادة الإنتاجية. يجب مراجعة النظام وتحديثه بانتظام. لذلك، تحقق من تقويم موعدك عدة مرات في اليوم وقائمة مهامك مرة واحدة على الأقل في اليوم.
مرة واحدة في الأسبوع يمكن أن تكون مفيدة، المراجعة الأسبوعية مستحقة. هنا يجب العمل من خلال الخطوات التالية:
- أفرغ عقلك: في نهاية الأسبوع، اكتب مرة أخرى كل الأفكار التي تدور في رأسك.
- البريد الوارد: قم بفرز جميع المهام والأفكار والمواعيد الجديدة في نظام إنهاء الأشياء.
- قائمة المهام: هل القائمة محدثة؟ هل تم شطب جميع المهام المكتملة؟ ما المهام المجدولة للأيام القليلة القادمة؟
- قوائم المشاريع: هل القوائم محدّثة؟ ما الخطوات التي اتخذتها في الأسبوع الماضي للمضي قدمًا في مشروعك (مشروعاتك)؟
- قائمة “ربما / يومًا ما”: هل تريد نقل المهام من هذه القائمة إلى قائمة المشروع للعمل عليها؟
- تقويم المواعيد: هل التقويم محدث؟ هل حضرت جميع المواعيد؟ ما المواعيد القادمة في الأيام القادمة؟ هل تم إدخال جميع المواعيد؟
- قائمة “الانتظار”: ما هي الحالة الحالية للمهام المفوّضة؟ تحقق مع الموظفين إذا لزم الأمر.
اقرأ أيضًا على الزنبق مقال ما الفائدة من قراءة الكتب | 18 سبب للقراءة.
الخطوة 5: مباشرة العمل
بمجرد قيامك بتوزيع جميع المهام، يجب عليك الآن تحديد المهام التي ستبدأ بها أولاً. ستساعدك المعايير الأربعة التالية على اتخاذ القرار:
السياق:
في أي سياق أنت الآن؟ ماذا لديك من الوقت الآن؟
نصيحة: قسّم قائمة المهام الخاصة بك إلى قوائم سياقية (العمل ، والأسرة ، والهواية) لتجنب إرباك قوائم المهام.
الوقت المتاح الآن:
هل يمكنك استخدام رحلة قصيرة بالسيارة لإجراء مكالمة هاتفية أم أن هناك وقتًا كافيًا في غرفة الانتظار للرد على بعض رسائل البريد الإلكتروني؟
الطاقة المتاحة:
- في أي وقت من اليوم يكون لديك أكبر قدر من الطاقة؟
- هل أنت مستيقظ مبكرًا أم تفضل العمل عندما يذهب الآخرون إلى الفراش؟
نصيحة: قم بجدولة مهامك بحيث تكمل المهام الأكثر صعوبة عندما تشعر بالنشاط.
الأولوية:
ما هي المهمة الأكثر أهمية أو المعرضة لضغط الوقت الأكبر؟
نصيحة: إذا وجدت صعوبة في تحديد المهمة الأكثر أهمية ، فاستخدم طرق تحديد الأولويات المختلفة مثل طريقة 1-2-3 أو مصفوفة أيزنهاور.
اقرأ أيضًا: ما هي نتائج ضياع الوقت: 13 نتيجة صادمة
الملخص
لقد أثب نظام gtd نفسها كطريقة فعالة لإدارة الوقت. أبلغ العديد من المستخدمين عن نتائج مثمرة في إدارة الذات، سواء في العمل أو في حياتهم الخاصة.
ومع ذلك، فقد أثبتت الطريقة فعاليتها بشكل خاص للأشخاص الذين هم بالفعل تحليليون للغاية ومنظمون بطبيعتهم. أولئك الذين يواجهون مهام مختلفة بانتظام يحصلون على نظرة عامة أفضل بمساعدة النظام.
بالنسبة للأشخاص الذين لديهم مهام متكررة وقليل من المشاريع، تبدو الطريقة ضخمة بعض الشيء. هنا يكفي عادة أن يكون لديك تقويم جيد الصيانة وتنظيف صندوق البريد الإلكتروني بانتظام.
