من المهم جدًا إدارة الوقت، والأهم تعلم إدارة الساعات التي نملكها في اليوم، فما هي أدوات إدارة الوقت المفيدة لنا في المنزل والعمل؟
قم بعمل قائمة مهام لكل يوم
عندما تفكر في مدى فائدة التخطيط في زيادة إنتاجيتك وأدائك، فمن المدهش أن قلة قليلة من الناس يمارسونها كل يوم. والتخطيط حقًا بسيط جدًا للقيام به، كل ما تحتاجه هو قطعة من الورق وقلم.
تعتمد أكثر تطبيقات إدارة الوقت تعقيدًا على نفس المبدأ. يعد إعداد قائمة من أفضل أدوات إدارة الوقت التي يمكنك تطويرها. هل قرأت مقال: ما هي ادارة الوقت: 3 نصائح لإدارة الوقت.
حولها لعادة مستدامة
اجعل قوائم المهام الخاصة بك عادة تمارسها وتدوم لفترة طويلة جدًا. دائما اعمل وانجز من هذه القائمة. عندما يظهر شيء جديد ، قم بإضافته إلى القائمة قبل القيام بذلك.
يمكنك زيادة إنتاجيتك وإنتاجيتك بنسبة 25٪ أو أكثر من اليوم الأول الذي تبدأ فيه العمل باستمرار من القائمة.
اكتب قائمتك في الليل، في نهاية يوم العمل. انقل كل ما لم تنجزه بعد إلى قائمتك لليوم التالي ، ثم أضف كل ما عليك القيام به في اليوم التالي.
عندما تضع قائمتك في المساء أو الليلة السابقة ، فإن عقلك الباطن يعمل في قائمتك طوال الليل أثناء نومك. غالبًا ما تستيقظ بأفكار ورؤى رائعة يمكنك استخدامها لإنجاز عملك بشكل أسرع وأفضل مما كنت تعتقد في البداية.
كلما استغرقت وقتًا أطول في إعداد قوائم مكتوبة بكل ما عليك القيام به مسبقًا ، زادت فعاليتك وكفاءتك.
ما هي أنواع قوائم المهام
هناك قوائم مختلفة تحتاجها لأغراض مختلفة، يمكن ان تختلف هذه القوائم بحسب المدة الزمنية ونوعية الأهداف:
- أولاً ، يجب عليك إنشاء قائمة رئيسية تكتب عليها كل ما يمكنك التفكير فيه وتريد القيام به في وقت ما في المستقبل.
هذا هو المكان الذي تلتقط فيه كل فكرة تأتي أو كل مهمة أو مسؤولية جديدة تظهر. يمكنك بعد ذلك فرز العناصر لاحقًا.
- ثانيًا، يجب أن يكون لديك قائمة شهرية تعدها في نهاية الشهر للشهر التالي. قد يحتوي هذا على عناصر تم نقلها من قائمتك الرئيسية.
- ثالثًا ، يجب أن يكون لديك قائمة أسبوعية حيث تخطط لأسبوعك بالكامل مقدمًا. هذه قائمة تحت الإنشاء خلال الأسبوع الحالي.
أخيرًا ، تقوم بنقل العناصر من قوائمك الشهرية والأسبوعية إلى قائمتك اليومية. هذه هي الأنشطة المحددة التي ستقوم بإنجازها في ذلك اليوم.
تحقق من المهام المكتملة
أثناء عملك خلال اليوم ، حدد العناصر الموجودة في قائمتك وأنت تكملها. يمنحك هذا النشاط صورة مرئية للإنجاز. يولد الشعور بالنجاح والحركة إلى الأمام.
إن رؤية نفسك تعمل بشكل تدريجي من خلال قائمتك يحفزك وينشطك. يزيد من احترامك لذاتك واحترامك لذاتك. يدفعك التقدم الثابت والمرئي إلى الأمام ويساعدك على التغلب على التسويف.
يقول Brian Tracy:
أعزو نجاحي إلى أمر واحد: فأنا لا أعطي أعذار ولا أقبل أعذر أبدًا
أدوات إدارة الوقت للعمل
تمامًا كما يقوم طاهٍ ممتاز بتنظيف المطبخ بالكامل قبل الطهي وبعده، يجب أن تنظم مساحة عملك تمامًا قبل أن تبدأ عملك.
من أفضل وأهم نصائح إدارة الوقت في مكان العمل هو العمل في مكتب نظيف وفي مساحة عمل منظمة. هذه هي أهم النصائح لإدارة الوقت في مكان العمل:
1. تنظيم سطح المكتب الخاص بك
ضع جميع مستنداتك بعيدًا في الملفات المناسبة، سواء الورقية أو عبر الإنترنت. حافظ على سطح مكتب جهاز الكمبيوتر الخاص بك نظيفًا. إذا لم تتمكن من رؤية شاشة التوقف الخاصة بك ، فهناك الكثير منها على شاشتك.
يعتقد الكثير من الناس أنهم يعملون بشكل أكثر فاعلية في بيئة عمل فوضوية مع مكتب مليء بالفوضى.
ومع ذلك ، فإن كل دراسة تم إجراؤها على هؤلاء الأشخاص تظهر أنه عندما يضطرون إلى تنظيف بيئة عملهم بحيث يكون أمامهم مهمة واحدة فقط ، فإن إنتاجيتهم تتضاعف وتتضاعف ثلاث مرات ، عادة بين عشية وضحاها.
2. كيفية تنظيم مكتبك مع الإمدادات المناسبة
كن منظمًا وابق كذلك، تأكد من أن اللوازم والمواد المكتبية الخاصة بك مخزنة بالكامل ومتوفرة في متناول اليد.
ستجد أنه لا يوجد شيء أكثر تدميرًا للكفاءة والفعالية من الاضطرار إلى بدء عمل ثم التوقف ، ثم البدء من جديد ، بسبب نقص الإعداد أو الإمدادات المناسبة.
وجد أن الأشخاص الذين يعملون مع مكاتب مزدحمة يقضون قدرًا هائلاً من كل يوم عمل في البحث عن المواد التي يحتاجون إليها وسط الفوضى من حولهم.
من الناحية النفسية ، فإن رؤية مكتب مزدحم يوفر ردود فعل بصرية لاشعورية تعزز إدراكك أنك غير منظم. إنه يؤدي إلى تشتيت مستمر لأن عينيك واهتمامك يتنقلان من عنصر إلى آخر ، ويعودان مرة أخرى.
أدوات إدارة الوقت للبريد الإلكتروني
حافظ على صندوق الوارد الخاص بك نظيفًا ومنظمًا. إذا لم تكن بحاجة إلى بريد إلكتروني ، فاحذفه. اختر عدة مرات خلال اليوم للرد على جميع رسائلك الإلكترونية مرة واحدة، لا تجيب عليهم بمجرد قدومها.
هناك بعض الناس الذين هم عبيد لبريدهم الإلكتروني. لديهم جرس ينطلق في كل مرة تصل فيها رسالة جديدة ، مهما كان ما يفعلونه ، فإنهم يتجهون على الفور إلى صندوق الوارد الخاص بهم للتحقق من ذلك.
في الواقع ، يقومون “بتبديل المهام” ثم يعودون إلى ما كانوا يفعلونه ، ويفقدون على الفور الزخم والوضوح والإنتاج في أهم مهامهم. هل قرأت مقال: ما هي ادارة الوقت: 3 نصائح لإدارة الوقت.
ستكون أكثر إنتاجية إذا حددت وقتًا للرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك مرة واحدة بدلاً من الرد عليها فور ورودها. اتبع هذه النصائح:
1. الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك في نفس الوقت
عند الرد على البريد الإلكتروني ، اجمعهم جميعًا معًا وافعلهم في نفس الوقت. لا تجب عليهم فور ورودهم. نفذ جميع المهام المماثلة في نفس الوقت بدلاً من القيام ببعض المهام الآن وبعد ذلك بقليل.
يعني تجميع مهامك ببساطة القيام بأشياء مماثلة في نفس الوقت. يوجد “منحنى تعليمي” في كل ما تفعله. عند إكمال سلسلة من المهام المتشابهة أو المتطابقة كلها في صف واحد ، يمكّنك منحنى التعلم من تقليل الوقت المطلوب لإكمال كل مهمة بنسبة تصل إلى 80 بالمائة بحلول الوقت الذي تكمل فيه المهمة المتطابقة الخامسة.
2. حافظ على رسائل البريد الإلكتروني قصيرة ولطيفة
يجب أن تتخذ قرارًا بعدم السماح لصندوق البريد الخاص بك بالتحكم في حياتك. بدلاً من ذلك ، انضبط نفسك على استخدام بريدك الإلكتروني كأداة للأعمال. اجعل ردودك سريعة وفي صلب الموضوع.
إذا كانت ردودك سريعة ، فستوفر المزيد من الوقت لتلقي المزيد من رسائل البريد الإلكتروني وتسهيل قراءة جميع المراسلات.
3. إنشاء مجلدات البريد الإلكتروني
إذا كنت تدير عدة عناوين بريد إلكتروني في حساب واحد ، فأنشئ عامل تصفية وتسمية لكل حساب. بهذه الطريقة ستعرف ما هي رسائل البريد الإلكتروني الشخصية وأي منها ذات صلة بالعمل.
يمكنك حفظ الرسائل الشخصية لوقت لاحق دون الحاجة إلى قراءتها. سيتركك هذا مع مهامك الأكثر أهمية.
4. تحقق من بريدك الإلكتروني مرتين في اليوم
قم بإدارة بريدك الإلكتروني مرتين فقط في اليوم أو أقل. والأفضل من ذلك ، اترك بريدك الإلكتروني مغلقًا في عطلات نهاية الأسبوع واقضِ المزيد من الوقت مع عائلتك وأصدقائك وفي أنشطتك الشخصية.
تحقق من ذلك مرة واحدة في الصباح بعد أن تكون في العمل لبضع ساعات ، وأجب على أي رسائل بريد إلكتروني جديدة قد تكون لديك. سيوفر هذا صباحك لأهم الأشياء التي عليك القيام بها في اليوم.
تحقق من ذلك مرة أخرى في وقت متأخر بعد الغداء. بعد ذلك ، اترك الأمر بمفرده حتى الغد وركز على كل الأعمال الأخرى التي يتعين عليك إنجازها.
بعض الأشخاص الأكثر إنتاجية الذين أعرفهم لديهم رد تلقائي على بريدهم الإلكتروني. تقول شيئًا مثل ، “أنا فقط أجيب على بريدي الإلكتروني مرتين في اليوم بسبب جدول أعمالي المزدحم.
إذا كنت قد أرسلت إليّ بريدًا إلكترونيًا ، فسأعاود الاتصال بك في أقرب وقت ممكن. إذا كانت هذه حالة طارئة ، فاتصل بهذا الرقم “.
نصيحة إدارة الوقت بقلم بريان تريسي:
“مقاومة التفويض العكسي أو التصاعدي. لا تدع الآخرين يعيدون المهمة إليك “
