تعتبر تقنية مصفوفة أيزنهاور Eisenhower Matrix أداة لإدارة المهام والوقت تساعدك على تنظيم المهام وتحديد أولوياتها حسب الإلحاح والأهمية.
باستخدام الأداة، ستقوم بتقسيم المهام إلى أربعة مربعات بناءً على المهام التي ستنفذها أولاً، والمهام التي ستجدولها لاحقًا، والمهام التي ستفوضها، والمهام التي ستحذفها.
في هذه المقالة، سنشرح كيفية إعداد تقنية مصفوفة أيزنهاور Eisenhower Matrix وتقديم نصائح لتحديد أولويات المهام.
يعد إعداد قائمة مهام هو الخطوة الأولى نحو إنجاز العمل. ولكن كيف يمكنك تحديد ما يجب معالجته أولاً عندما لا يكون لديك الوقت الكافي للقيام بكل شيء في يوم واحد؟
من خلال التحديد الفعال للأولويات، يمكنك زيادة إنتاجيتك والتأكد من أن مهامك الأكثر إلحاحًا تحظى باهتمام فوري.
تعتبر Eisenhower Matrix أداة لإدارة المهام تساعدك على التمييز بين المهام العاجلة والمهمة حتى تتمكن من إنشاء سير عمل فعال. في هذه المقال، سنشرح كيفية إعداد مصفوفة أيزنهاور وتقديم نصائح لتحديد أولويات المهام.
حان الوقت لأن تنضم لمجتمع الزنبق المتنامي وتحصل على أفضل المقالات لتحسين حياتك والدخول لعالم النجاح
ما هي تقنية مصفوفة أيزنهاور؟
تعتبر مصفوفة أيزنهاور طريقة لتنظيم المهام حسب الحاجة الملحة والأهمية، حتى تتمكن من تحديد أولويات عملك الأكثر أهمية بشكل فعال.
قدم دوايت دي أيزنهاور Dwight D. Eisenhower الرئيس الرابع والثلاثين للولايات المتحدة الفكرة التي ستؤدي لاحقًا إلى ظهور تقنية مصفوفة أيزنهاور. في خطاب ألقاه عام 1954، اقتبس أيزنهاور رئيس جامعة لم يذكر اسمه عندما قال:
“لدي نوعان من المشاكل، العاجلة والمهمة. ما هو عاجل ليس مهما، والمهم ليس ملحا أبدا “.
اقرأ أيضًا: ضياع الوقت على وسائل التواصل الاجتماعي: الخطر الخفي.
كيفية التمييز بين المهام العاجلة والمهمة
قد تبدو الكلمات العاجلة والمهمة وكأنها كلمات متشابهة، ولكن عند تحليلها من حيث مبدأ أيزنهاور، فإن الاختلاف بين الاثنين أمر بالغ الأهمية. يمكن أن يساعدك التفريق بين المهام العاجلة والمهمة في مصفوفة أيزنهاور في تحديد المهام التي يجب عليك القفز عليها والمهام التي يمكن لأعضاء الفريق الآخرين أو أي أحد آخر التعامل معها بشكل أفضل.
تتطلب المهام العاجلة اهتمامك الفوري. عندما يكون هناك شيء ما عاجلاً، يجب القيام به الآن، وهناك عواقب واضحة إذا لم تكمل هذه المهام في غضون جدول زمني معين. هذه مهام لا يمكنك تجنبها، وكلما طالت مدة تأخير هذه المهام، زاد الضغط الذي تتعرض له على الأرجح، مما قد يؤدي إلى التوتر والإرهاق.
قد تتضمن أمثلة المهام العاجلة ما يلي:
الانتهاء من مشروع في آخر يوم له
التعامل مع طلب عميل عاجل
إصلاح أنبوب معطل في شقتك
قد لا تتطلب المهام المهمة اهتمامًا فوريًا، لكن هذه المهام تساعدك على تحقيق أهدافك طويلة المدى. فقط لأن هذه المهام أقل إلحاحًا لا يعني أنها غير مهمة. ستحتاج إلى التخطيط بعناية لهذه المهام حتى تتمكن من استخدام مواردك بكفاءة.
قد تتضمن أمثلة المهام المهمة ما يلي:
التخطيط لمشروع طويل الأمد
اتقان اللغة الانجليزية
الأعمال الروتينية العادية
بمجرد أن تعرف كيفية التمييز بين المهام العاجلة والمهمة، يمكنك البدء في فصل مهامك إلى الأرباع الأربعة لمصفوفة أيزنهاور.
اقرأ أيضًا: ما هي أهم وسائل إدارة الوقت: 9 طرق لإدارة وقتك.
كيف تعمل تقنية مصفوفة أيزنهاور
تتكون التقنية من أربع أرباع وقد تبدو قائمة المهام الطويلة في هذه الأرباع مربكة بعض الشيء، لكن الهدف من Eisenhower Matrix هو متابعة هذه المهام واحدة تلو الأخرى وفصلها عن بعضها البعض. بمجرد أن ترى مهامك في فئاتها المعينة، ستتمكن من جدولتها وإنجاز عملك الأكثر أهمية.
1. القسم أو الربع الأول: أنجر على الفور
الربع الأول هو ربع “do” أي “أنجز”، وهذا هو المكان الذي ستضع فيه أي مهام عاجلة ومهمة. عندما ترى مهمة في قائمة المهام الخاصة بك والتي يجب القيام بها الآن، لها عواقب واضحة، وتؤثر على أهدافك طويلة المدى، ضعها في هذا الربع.
لا ينبغي أن يكون هناك شك في أي المهام تقع في هذا الربع، لأن هذه هي المهام التي تحتل مكان الصدارة في ذهنك ومن المرجح أنها تزيد من توترك وخوفك.
2. القسم أو الربع الثاني: الجدول الزمني
الربع الثاني هو ربع “الجدول الزمني”، وهذا هو المكان الذي ستضع فيه أي مهام ليست عاجلة ولكنها لا تزال مهمة. نظرًا لأن هذه المهام تؤثر على أهدافك طويلة المدى ولكن لا يلزم القيام بها على الفور، يمكنك جدولة هذه المهام في وقت لاحق.
ستتعامل مع هذه المهام مباشرة بعد معالجة المهام في الربع الأول. يمكنك استخدام نصائح مختلفة لإدارة الوقت لمساعدتك على إنجاز المهام في هذا الربع. قد تتضمن بعض الاستراتيجيات المفيدة مبدأ باريتو أو طريقة بومودورو.
3. القسم أو الربع الثالث: التفويض
الربع الثالث هو ربع “التفوض”، وهذا هو المكان الذي ستضع فيه أي مهام عاجلة ولكنها غير مهمة. يجب إكمال هذه المهام الآن، لكنها لا تؤثر على أهدافك طويلة المدى. الفرق هنا أن هذه المهام لا يتوجب عليك أنت شخصيًا القيام بها.
نظرًا لأنه ليس لديك ارتباط شخصي بهذه المهام ومن المحتمل أنها لا تتطلب مجموعة مهارات معينة لإكمالها، يمكنك تفويض هذه المهام لأعضاء آخرين في فريقك أو لأشخاص مناسبين. تفويض المهام هو أحد أكثر الطرق فعالية لإدارة عبء العمل الخاص بك ومنح فريقك الفرصة لتوسيع مجموعة مهاراتهم.
4. القسم أو الربع الرابع: الحذف
بمجرد استعراض قائمة المهام الخاصة بك وإضافة المهام إلى الأرباع الثلاثة الأولى، ستلاحظ أنه تم ترك عدد قليل من المهام. المهام المتبقية هي المهام التي لم تكن عاجلة أو مهمة.
هذه الإلهاءات غير المهمة وغير الملحة هي ببساطة عقبة في طريقك في تحقيق أهدافك. ضع هذه العناصر المتبقية في قائمة المهام الخاصة بك في الربع الرابع ، وهو رباعي “الحذف”.
اقرأ أيضًا: تقنية البومودورو لتنظيم الوقت: الدليل الكامل.
استخدام الفرق بين المهام العاجلة والمهمة في تقنية ايزنهاور
المبدأ الأساسي وراء مصفوفة أيزنهاور هو التمييز بين المهام المهمة والعاجلة.
المهام العاجلة كما قلنا في الأعلى حساسة للوقت وتتطلب انتباهك. إنها مهام تشعر أنك ملزم بمعالجتها. التركيز على المهام العاجلة يضعك في عقلية رد الفعل، والتي يمكن أن تجعلك تشعر بالدفاعية والاندفاع والتركيز المكثف.
تساهم المهام المهمة في حياتك ومهنتك وأهدافك طويلة المدى. قد لا تسفر عن نتائج فورية (مما يسهل إهمالها). في بعض الأحيان تكون المهام المهمة ملحة أيضًا لكنها ليست كذلك في العادة. التركيز على المهام المهمة يضعك في عقلية سريعة الاستجابة، مما يجعلك تشعر بالهدوء والعقلانية والانفتاح على الأفكار الجديدة.
ملاحظة: إذا قمت بتأجيل المهام المهمة لفترة كافية، فقد تصبح عاجلة.
يميل الناس إلى الاعتقاد بأن جميع المهام العاجلة مهمة أيضًا، بينما لا تكون كذلك في كثير من الأحيان. قد يكون لهذا المبدأ علاقة بتفضيلنا للتركيز على المشكلات والحلول قصيرة المدى.
لكن السعادة والرضا تأتي عندما نركز على المدى الطويل.
اقرأ أيضًا: تقنية تقسيم الوقت Time Blocking:الدليل النهائي مع نصائح وتقنيات.
4 نصائح لتحديد الأولويات في جدولك
أفضل طريقة لفهم الفرق بين الإلحاح والأهمية هي استخدام مصفوفة أيزنهاور، لكنك قد تجد نفسك تكافح من أجل تحديد أولويات مهامتك. فيما يلي بعض النصائح التي يمكن أن تساعدك في تحديد الأولويات أثناء قيامك بفرز المهام الخاصة بك في كل ربع.
1. لون رمز المهام الخاصة بك
يعد الترميز اللوني لمهامك أسلوبًا يمكن أن يساعدك على تصور العناصر ذات الأولوية العالية. أثناء استعراض أداة قائمة المهام ، حاول أن تمنح نفسك أربعة ألوان بناءً على مستوى الأولوية. استخدم الكود كما يلي:
- الأخضر = العناصر ذات الأولوية القصوى
- الأصفر = ثاني أعلى أولوية
- الأزرق = ثالث أعلى أولوية
- أحمر: ليس أولوية
بمجرد تصنيف المهام حسب اللون، ستتم ترجمة هذه الألوان مباشرةً إلى تقنية مصفوفة أيزنهاور. المهام الخضراء الخاصة بك هي مهام “القيام” الخاصة بك للربع الأول.
المهام الصفراء الخاصة بك هي مهام “الجدولة” الخاصة بك للربع الثاني. مهامك الزرقاء هي مهام “التفويض” للربع الثالث، ومهامك الحمراء هي مهام “الحذف” للربع الرابع.
اقرأ أيضًا: ما هو قانون باركنسون في الوقت: كيف تستخدمه لزيادة الانتاجية.
2. حد 10 مهام كحد أقصى لكل قسم من المربع
حتى إذا كان لديك الكثير من المهام في قائمة المهام الخاصة بك، فحاول قصر مهامك على 10 عناصر لكل ربع. سيؤدي ذلك إلى الحفاظ على مصفوفة أيزنهاور الخاصة بك من الفوضى والارتباك.
يمكنك إنشاء مصفوفات متعددة، ولكن تحديد قائمة المهام على عناصر الإجراءات الضرورية سيضمن أنك تبدأ عملية تحديد الأولويات دون إضاعة الوقت.
3. عمل قوائم مهام شخصية ومهنية
هناك طريقة أخرى للحد من عدد العناصر في مصفوفة ايزنهاور وهي إنشاء مصفوفات منفصلة لقوائم المهام الشخصية والمهنية.
يتطلب عملك ومهامك الشخصية جداول زمنية وموارد وأساليب مختلفة، ومن المحتمل أن تتطلب عمليات تفكير مختلفة أيضًا. من أجل إدارة أهدافك الشخصية والمهنية بشكل فعال، ستحتاج إلى مبدأ “فرق تسد“.
4. تخلص ثم ابدأ بترتيب الأولويات
كما نقول نحن في المثل الشعبي: ابدأ على بياض. لهذا تخلص من المهام غير الضرورية أولاً لتحديد الأولويات بشكل فعال. باستخدام هذه الإستراتيجية، ستنهي الربع الرابع قبل الانتقال إلى الأرباع الأول والثاني والثالث.
أثناء استعراض قائمة المهام الخاصة بك، قم بتقييم العناصر التي كتبتها والتي لا تحتاج إلى أن تكون موجودة.
في الواقع ، يتم قضاء 60٪ من وقتنا في العمل في العمل المتعلق بالعمل، أشياء مثل مشاركة موافقات الحالة أو متابعة المعلومات. إذا كان بإمكانك بتنظيف العناصر بسرعة، فابدأ وافعل ذلك. سيؤدي هذا إلى تسريع عملية تحديد الأولويات، ومن المحتمل أن تمر بجولة ثانية من الإقصاء في النهاية الخلفية.
اقرأ أيضًا: ما هي نتائج ضياع الوقت: 13 نتيجة صادمة.
مثال على مصفوفة أيزنهاور
للحصول على فهم أفضل للمهام التي قد تضعها في كل ربع من مربعات أيزنهاور، إليك هذا المثال..
أمثلة على المهام التي قد تدرجها في الربع 1:
- اكتب مقال المدونة
- إنهاء اقتراح المشروع
- الرد على رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعميل
أمثلة على المهام التي قد تدرجها في الربع 2:
- سجل في دورة التطوير المهني
- احضر فغالية للتواصل
- أضف تحسينات إلى مشروعك
أمثلة على المهام التي قد تدرجها في الربع 3:
- تحميل مشاركات المدونة
- تدوين ملاحظات الاجتماع
- إرسال رسائل البريد الإلكتروني لغير العملاء
أمثلة على المهام التي قد تدرجها في الربع 4:
- التفكيربالعمل
- نسخ ملاحظات الاجتماع
- الرد على ايميلات غير العملاء
تذكر أنه من الأفضل أن يكون لديك مصفوفات منفصلة للعمل والحياة المنزلية حتى تتمكن من معالجة قوائم المهام الخاصة بك باستخدام الطرق الأكثر ملاءمة للزمان والمكان.
استخدم برنامج إدارة المهام لتحديد المهام ذات الأولوية القصوى. باستخدام إدارة المهام ، يمكنك تصنيف المهام وترميزها بالألوان وتفويضها إلى فريقك. دع تقنية مصفوفة ايزنهاور تزيد من إنتاجيتك حتى تتمكن من تحقيق أهدافك في وقت أقل.
[ajax_load_more]
( ومن يتق الله يجعل له مخرجاً ويرزقه من حيث لا يحتسب ومن يتوكل على الله فهو حسبه إن الله بالغ أمره قد جعل الله لكل شيء قدراً )