هناك ثلاثة أجزاء يقضي فيها الناس وقتهم: المحادثات والأفكار والأفعال. ستحدد كيفية إدارة وقتك ضمن كل فئة من هذه الفئات مدى نجاحك في الحياة. لا يمكن لأي شيء مهما كان ثمين أن يستعيد الوقت الضائع والمضيع.
تعلم كيفية إدارة الوقت بشكل أفضل أمر بالغ الأهمية لقيادة حياة كاملة ومهنة ناجحة.
ابدأ في تقييم كيف تقضي الوقت عن طريق الاحتفاظ بسجل لما يتطلب معظم الوقت والاهتمام في حياتك اليومية.
إن تحديد المهام التي تتطلب معظم الوقت هو الخطوة الأولى في بناء خطة لتكون أكثر إنتاجية.
هل قرأت مقال: ما هي أدوات إدارة الوقت: قم بعمل قائمة مهام
حان الوقت لأن تنضم لمجتمع الزنبق المتنامي وتحصل على أفضل المقالات لتحسين حياتك والدخول لعالم النجاح
كيف يمكنني الاستفادة بشكل أفضل من وقتي؟
اعتمادًا على ما تفعله، يمكن أن يطير بسرعة الوقت أو يمكنه الزحف بشكل بطيء. على الرغم من أنك قد تكون مشغولاً طوال اليوم ، فإن هذا لا يعني أنك منتج طوال اليوم. من خلال إدارة الوقت بحكمة ، ستقلل من الوقت الذي تضيعه في اليوم وتزيد من إنتاجيتك.
قم بإنشاء قائمة بأهم المهام وخصص الوقت لكل مهمة، سيوفر التمسك بالوقت المخصص لك هدفًا متوقعًا ويحافظ على طاقتك وإنتاجيتك. الهيكلة المنظمة في فترات الراحة ضرورية للغاية.
العمل بعد نقطة الحد الأقصى سيجعلك غير متحمس وأقل إنتاجية. تخلص من المهام غير الضرورية والتي تتطلب منك استثمار الكثير من الوقت.
ابحث عن بدائل أقصر للمهام الضرورية ليومك ، ولكنها ليست في أعلى قائمة المهام.
وجود هدف واضح ، ووقت منظم للعمل ، وتعيين وقت لفك الضغط سيجعلك أكثر سعادة وسيساعدك على إدارة وقتك بحكمة أكبر.
نصائح إدارة الوقت للأشياء التي ينبغي تجنبها
من المهم ألا تثق أبدًا في الحظ عندما تخطط لمشروع ما، الامل ليس استراتيجية. تذكر كلمات نابليون Napoleon عندما سئل عما إذا كان يؤمن بالحظ. قال:
“نعم ، أنا أؤمن بالحظ، أنا أؤمن بسوء الحظ. وأعتقد أنني سأقابله دائمًا، لذلك أخطط وفقًا لذلك. “
هناك أربع مشاكل رئيسية في إدارة الوقت. يمكن تجنب كل منها بأخذ الوقت الكافي للتفكير مليًا قبل الشروع في مشروع جديد.
1. عدم السماح بالوقت الكافي
الأول هو عدم إتاحة الوقت الكافي لإكمال مشروع متعدد المهام. هذا هو السبب الرئيسي لفشل المشاريع والانحراف عن المسار الوظيفي للناس أو إفساده.
إنهم يأملون في الأفضل ، ويثقون في الحظ ولا يسمحون بفترة زمنية كافية لإكمال كل خطوة من خطوات المشروع. نتيجة لذلك ، فشل المشروع.
2. افتراض الأفضل
أما المشكلة الأخرى التي تعيق تفكيرنا هو أننا نظن أن الذي سيحدث هو الأفضل.
كما يقول أليكس ماكنزي Alex McKenzie:
“الافتراضات الخاطئة تكمن في جذور كل فشل.”
لا تفترض أبدًا أن كل شيء سينجح وسيكون على ما يرام، بل افترض أنك ستواجه مشاكل. امنح نفسك الوقت والموارد الكافية لحل هذه المشكلات والحفاظ على المشروع في الموعد المحدد.
3. التسرع في النهاية
المشكلة الثالثة في إدارة الوقت هي عندما ينتهي بك الأمر بالاندفاع في النهاية. عندما تتسرع في إكمال مشروع ما ، لأنك فقدت الوقت أو المال.
فإنك ترتكب أخطاء بشكل شبه دائم وتقوم بعمل رديء الجودة يتعين عليك الرجوع إليه وتصحيحه لاحقًا. في الواقع، يستغرق الأمر وقتًا أقل لإنهاء المشروع بشكل صحيح إذا كنت تعمل عليه ببطء وثبات وقمت به بشكل صحيح في المقام الأول.
هل قرأت مقال: ما هي ادارة الوقت: 3 نصائح لإدارة الوقت
4. محاولة القيام بالعديد من الأشياء في وقت واحد
المشكلة الرابعة في إدارة المشروع هي محاولة القيام بالعديد من الأشياء في وقت واحد، وينتهي بك الأمر أنك لا تفعل شيئًا جيدًا.
إما أن تتحمل الكثير في وقت واحد ، بما في ذلك الكثير من المسؤوليات بنفسك ، أو أنك تضع الكثير من المسؤوليات لأشخاص آخرين.
في كلتا الحالتين ، تسقط أجزاء مختلفة من المشروع من خلال الشقوق وأحيانًا يتم فقد كل الجهد. افعل الأشياء واحدًا تلو الآخر ، وافعل كل شيء جيدًا قبل الانتقال إلى المهمة التالية.
تقنيات ترتيب أولويات إدارة الوقت
كلما زاد تفكيرك في تحديد الأولويات قبل أن تبدأ المهمة، زادت سرعة إنجاز الأشياء المهمة. كلما كانت المهمة أكثر أهمية وقيمة بالنسبة لك، زاد حماسك للتغلب على التسويف وبدء العمل في الانجاز. جرب تقنيات تحديد الأولويات هذه.
يقول وليام ماثيوز William Matthews:
“أول قانون للنجاح هو التركيز: لثني كل الطاقات إلى نقطة واحدة، والذهاب مباشرة إلى تلك النقطة، دون النظر إلى اليمين أو اليسار.”
أداة إدارة الوقت بحسب طريقة ABCDE
طريقة ABCDE هي تقنية قوية لتحديد الأولويات يمكنك استخدامها كل يوم. هذه التقنية بسيطة وفعالة لدرجة أنها تجعلك أحد أكثر الأشخاص كفاءة وفعالية في مجال عملك.
قائمة ABCDE هي قائمة مهام على مرتبطة بمجموعة محفزات عندما يتعلق الأمر بتعلم كيفية تحديد الأولويات.
تكمن قوة هذه التقنية في بساطتها لأنها موجهة نحو العمل. وإليك كيفية عملها: تبدأ بقائمة بكل ما عليك القيام به في اليوم التالي، فكر على الورق. بمجرد الحصول على قائمة بجميع المهام التي يجب عليك إكمالها، ابدأ طريقة ABCDE.
1. العناصر “A” هي الأكثر أهمية
يتم تعريف عنصر “أ” على أنه شيء مهم للغاية. هذا شيء يجب عليك القيام به.
هذه مهمة يمكن أن تكون لها عواقب وخيمة إذا فشلت في القيام بها. عواقب مثل عدم زيارة عميل رئيسي أو عدم إنهاء تقرير لرئيسك في العمل تحتاجه لاجتماع مجلس إدارة قادم.
هؤلاء هم ضفادع حياتك.
إذا كان لديك أكثر من مهمة “أ” ، فأنت تعطي الأولوية لهذه المهام بكتابة A-1 و A-2 و A-3 وهكذا أمام كل عنصر، مهمتك A-1 هي أكبر وأبشع ضفدعك على الإطلاق.
2. العناصر “B” لها نتائج طفيفة فقط
يتم تعريف العنصر B على أنه مهمة يجب عليك القيام بها، لكن له عواقب خفيفة فقط.
هذه هي الضفادع الصغيرة في حياتك العملية. هذا يعني أن شخصًا ما قد يكون غير سعيد أو مزعج إذا لم تفعل ذلك ، لكنه ليس بنفس أهمية المهمة “أ”. ستكون إعادة رسالة هاتفية غير مهمة أو مراجعة بريدك الإلكتروني مهمة ب.
القاعدة هي أنه لا يجب عليك أبدًا القيام بمهمة “ب” عندما تكون هناك مهمة “أ” لم يتم تنفيذها. أي أنه يجب ألا تولي اهتمامك للشرغوف بينما الضفدع بانتظارك حتى تقبض عليه.
3. مهام “C” ليس لها عواقب
مهمة C هي شيء سيكون من اللطيف القيام بها، لكن لا توجد عواقب على الإطلاق، سواء قمت بها أم لا.
تتضمن مهام C الاتصال بصديق أو تناول القهوة أو الغداء مع زميل في العمل أو إكمال بعض الأعمال الشخصية خلال ساعات العمل. هذا النوع من النشاط ليس له أي تأثير على الإطلاق في حياتك العملية.
كقاعدة عامة ، لا يمكنك أبدًا إكمال مهمة “C” عندما تكون هناك مهام “B” أو “A” موجودة على الجدول.
4. “D” للأمور التي يمكن تفويضها وجعل أشخاص آخرين يقومون بها
نشاط D هو شيء يمكنك تفويضه إلى شخص آخر.
القاعدة هي أنه يجب عليك تفويض كل ما يمكنك القيام به لأشخاص آخرين. هذا يوفر لك المزيد من الوقت للانخراط في أنشطة أ. تحدد مهام “أ” الخاصة بك وإكمالها إلى حد كبير المسار الكامل لحياتك المهنية.
5. “E” للأشياء التي يجب عدم القيام بها
النشاط الإلكتروني يعني نشاط وسائل التواصل الاجتماعي هو شيء يجب التخلص منه تمامًا.
بعد كل شيء ، لا يمكنك التحكم في وقتك إلا إذا توقفت عن القيام بأشياء لم تعد ضرورية لك.
المفتاح لإنجاح طريقة ABCDE هو أن تضبط نفسك الآن لتبدأ فورًا في مهمة “A-1” الخاصة بك. ابقَ فيه حتى يكتمل.
استخدم قوة إرادتك للمضي قدمًا في هذه الوظيفة ، وهي المهمة الوحيدة الأكثر أهمية التي يمكن أن تقوم بها.
أكل الضفدع كله ولا تتوقف حتى ينتهي تماما.
يقول جيم رون jim rohn:
الدافع هو ما يجعلك تبدأ العادة هو ما يجعلك تستمر
هناك ثلاثة أجزاء يقضي فيها الناس وقتهم: المحادثات والأفكار والأفعال. ستحدد كيفية إدارة وقتك ضمن كل فئة من هذه الفئات مدى نجاحك في الحياة. لا يمكن لأي شيء مهما كان ثمين أن يستعيد الوقت الضائع والمضيع.
تعلم كيفية إدارة الوقت بشكل أفضل أمر بالغ الأهمية لقيادة حياة كاملة ومهنة ناجحة.
ابدأ في تقييم كيف تقضي الوقت عن طريق الاحتفاظ بسجل لما يتطلب معظم الوقت والاهتمام في حياتك اليومية.
إن تحديد المهام التي تتطلب معظم الوقت هو الخطوة الأولى في بناء خطة لتكون أكثر إنتاجية.
هل قرأت مقال: ما هي أدوات إدارة الوقت: قم بعمل قائمة مهام
كيف يمكنني الاستفادة بشكل أفضل من وقتي؟
اعتمادًا على ما تفعله، يمكن أن يطير بسرعة الوقت أو يمكنه الزحف بشكل بطيء. على الرغم من أنك قد تكون مشغولاً طوال اليوم ، فإن هذا لا يعني أنك منتج طوال اليوم. من خلال إدارة الوقت بحكمة ، ستقلل من الوقت الذي تضيعه في اليوم وتزيد من إنتاجيتك.
قم بإنشاء قائمة بأهم المهام وخصص الوقت لكل مهمة، سيوفر التمسك بالوقت المخصص لك هدفًا متوقعًا ويحافظ على طاقتك وإنتاجيتك. الهيكلة المنظمة في فترات الراحة ضرورية للغاية.
العمل بعد نقطة الحد الأقصى سيجعلك غير متحمس وأقل إنتاجية. تخلص من المهام غير الضرورية والتي تتطلب منك استثمار الكثير من الوقت.
ابحث عن بدائل أقصر للمهام الضرورية ليومك ، ولكنها ليست في أعلى قائمة المهام.
وجود هدف واضح ، ووقت منظم للعمل ، وتعيين وقت لفك الضغط سيجعلك أكثر سعادة وسيساعدك على إدارة وقتك بحكمة أكبر.
نصائح إدارة الوقت للأشياء التي ينبغي تجنبها
من المهم ألا تثق أبدًا في الحظ عندما تخطط لمشروع ما، الامل ليس استراتيجية. تذكر كلمات نابليون Napoleon عندما سئل عما إذا كان يؤمن بالحظ. قال:
“نعم ، أنا أؤمن بالحظ، أنا أؤمن بسوء الحظ. وأعتقد أنني سأقابله دائمًا، لذلك أخطط وفقًا لذلك. “
هناك أربع مشاكل رئيسية في إدارة الوقت. يمكن تجنب كل منها بأخذ الوقت الكافي للتفكير مليًا قبل الشروع في مشروع جديد.
1. عدم السماح بالوقت الكافي
الأول هو عدم إتاحة الوقت الكافي لإكمال مشروع متعدد المهام. هذا هو السبب الرئيسي لفشل المشاريع والانحراف عن المسار الوظيفي للناس أو إفساده.
إنهم يأملون في الأفضل ، ويثقون في الحظ ولا يسمحون بفترة زمنية كافية لإكمال كل خطوة من خطوات المشروع. نتيجة لذلك ، فشل المشروع.
2. افتراض الأفضل
أما المشكلة الأخرى التي تعيق تفكيرنا هو أننا نظن أن الذي سيحدث هو الأفضل.
كما يقول أليكس ماكنزي Alex McKenzie:
“الافتراضات الخاطئة تكمن في جذور كل فشل.”
لا تفترض أبدًا أن كل شيء سينجح وسيكون على ما يرام، بل افترض أنك ستواجه مشاكل. امنح نفسك الوقت والموارد الكافية لحل هذه المشكلات والحفاظ على المشروع في الموعد المحدد.
3. التسرع في النهاية
المشكلة الثالثة في إدارة الوقت هي عندما ينتهي بك الأمر بالاندفاع في النهاية. عندما تتسرع في إكمال مشروع ما ، لأنك فقدت الوقت أو المال.
فإنك ترتكب أخطاء بشكل شبه دائم وتقوم بعمل رديء الجودة يتعين عليك الرجوع إليه وتصحيحه لاحقًا. في الواقع، يستغرق الأمر وقتًا أقل لإنهاء المشروع بشكل صحيح إذا كنت تعمل عليه ببطء وثبات وقمت به بشكل صحيح في المقام الأول.
هل قرأت مقال: ما هي ادارة الوقت: 3 نصائح لإدارة الوقت
4. محاولة القيام بالعديد من الأشياء في وقت واحد
المشكلة الرابعة في إدارة المشروع هي محاولة القيام بالعديد من الأشياء في وقت واحد، وينتهي بك الأمر أنك لا تفعل شيئًا جيدًا.
إما أن تتحمل الكثير في وقت واحد ، بما في ذلك الكثير من المسؤوليات بنفسك ، أو أنك تضع الكثير من المسؤوليات لأشخاص آخرين.
في كلتا الحالتين ، تسقط أجزاء مختلفة من المشروع من خلال الشقوق وأحيانًا يتم فقد كل الجهد. افعل الأشياء واحدًا تلو الآخر ، وافعل كل شيء جيدًا قبل الانتقال إلى المهمة التالية.
تقنيات ترتيب أولويات إدارة الوقت
كلما زاد تفكيرك في تحديد الأولويات قبل أن تبدأ المهمة، زادت سرعة إنجاز الأشياء المهمة. كلما كانت المهمة أكثر أهمية وقيمة بالنسبة لك، زاد حماسك للتغلب على التسويف وبدء العمل في الانجاز. جرب تقنيات تحديد الأولويات هذه.
يقول وليام ماثيوز William Matthews:
“أول قانون للنجاح هو التركيز: لثني كل الطاقات إلى نقطة واحدة، والذهاب مباشرة إلى تلك النقطة، دون النظر إلى اليمين أو اليسار.”
أداة إدارة الوقت بحسب طريقة ABCDE
طريقة ABCDE هي تقنية قوية لتحديد الأولويات يمكنك استخدامها كل يوم. هذه التقنية بسيطة وفعالة لدرجة أنها تجعلك أحد أكثر الأشخاص كفاءة وفعالية في مجال عملك.
قائمة ABCDE هي قائمة مهام على مرتبطة بمجموعة محفزات عندما يتعلق الأمر بتعلم كيفية تحديد الأولويات.
تكمن قوة هذه التقنية في بساطتها لأنها موجهة نحو العمل. وإليك كيفية عملها: تبدأ بقائمة بكل ما عليك القيام به في اليوم التالي، فكر على الورق. بمجرد الحصول على قائمة بجميع المهام التي يجب عليك إكمالها، ابدأ طريقة ABCDE.
1. العناصر “A” هي الأكثر أهمية
يتم تعريف عنصر “أ” على أنه شيء مهم للغاية. هذا شيء يجب عليك القيام به.
هذه مهمة يمكن أن تكون لها عواقب وخيمة إذا فشلت في القيام بها. عواقب مثل عدم زيارة عميل رئيسي أو عدم إنهاء تقرير لرئيسك في العمل تحتاجه لاجتماع مجلس إدارة قادم.
هؤلاء هم ضفادع حياتك.
إذا كان لديك أكثر من مهمة “أ” ، فأنت تعطي الأولوية لهذه المهام بكتابة A-1 و A-2 و A-3 وهكذا أمام كل عنصر، مهمتك A-1 هي أكبر وأبشع ضفدعك على الإطلاق.
2. العناصر “B” لها نتائج طفيفة فقط
يتم تعريف العنصر B على أنه مهمة يجب عليك القيام بها، لكن له عواقب خفيفة فقط.
هذه هي الضفادع الصغيرة في حياتك العملية. هذا يعني أن شخصًا ما قد يكون غير سعيد أو مزعج إذا لم تفعل ذلك ، لكنه ليس بنفس أهمية المهمة “أ”. ستكون إعادة رسالة هاتفية غير مهمة أو مراجعة بريدك الإلكتروني مهمة ب.
القاعدة هي أنه لا يجب عليك أبدًا القيام بمهمة “ب” عندما تكون هناك مهمة “أ” لم يتم تنفيذها. أي أنه يجب ألا تولي اهتمامك للشرغوف بينما الضفدع بانتظارك حتى تقبض عليه.
3. مهام “C” ليس لها عواقب
مهمة C هي شيء سيكون من اللطيف القيام بها، لكن لا توجد عواقب على الإطلاق، سواء قمت بها أم لا.
تتضمن مهام C الاتصال بصديق أو تناول القهوة أو الغداء مع زميل في العمل أو إكمال بعض الأعمال الشخصية خلال ساعات العمل. هذا النوع من النشاط ليس له أي تأثير على الإطلاق في حياتك العملية.
كقاعدة عامة ، لا يمكنك أبدًا إكمال مهمة “C” عندما تكون هناك مهام “B” أو “A” موجودة على الجدول.
4. “D” للأمور التي يمكن تفويضها وجعل أشخاص آخرين يقومون بها
نشاط D هو شيء يمكنك تفويضه إلى شخص آخر.
القاعدة هي أنه يجب عليك تفويض كل ما يمكنك القيام به لأشخاص آخرين. هذا يوفر لك المزيد من الوقت للانخراط في أنشطة أ. تحدد مهام “أ” الخاصة بك وإكمالها إلى حد كبير المسار الكامل لحياتك المهنية.
5. “E” للأشياء التي يجب عدم القيام بها
النشاط الإلكتروني يعني نشاط وسائل التواصل الاجتماعي هو شيء يجب التخلص منه تمامًا.
بعد كل شيء ، لا يمكنك التحكم في وقتك إلا إذا توقفت عن القيام بأشياء لم تعد ضرورية لك.
المفتاح لإنجاح طريقة ABCDE هو أن تضبط نفسك الآن لتبدأ فورًا في مهمة “A-1” الخاصة بك. ابقَ فيه حتى يكتمل.
استخدم قوة إرادتك للمضي قدمًا في هذه الوظيفة ، وهي المهمة الوحيدة الأكثر أهمية التي يمكن أن تقوم بها.
أكل الضفدع كله ولا تتوقف حتى ينتهي تماما.
يقول جيم رون jim rohn:
الدافع هو ما يجعلك تبدأ العادة هو ما يجعلك تستمر
