تحظى مهارة حل المشكلات بتقدير كبير في اقتصادنا، وهو شيء يتم تقييمه في المدرسة والجامعة ومكان العمل.
يأمل أصحاب العمل أن يجلب كل موظف جديد منظورا جديدا “للمشاكل” القديمة أو التحديات التي تواجهها أعمالهم.
ما مهارة حل المشكلات؟
قبل أن نتمكن حتى من البدء في شرح ماهية حل المشكلات، نحتاج إلى تحديد ماهية المشكلة. المشكلة هي أي نوع من الاضطراب من الحياة الطبيعية التي تعيق التقدم.
يمكن أن تستغرق المشكلة وقتا طويلا وتهدر الطاقة. يمكن أن تكون صغيرة مثل الخلاف ، إلى كبيرة مثل سوء التواصل الذي يكلف ملايين الدولارات لإصلاحه.
أسلوب آخر لحل المشكلات هو تحديد ما إذا كان يمنعك من الوصول إلى هدفك. بغض النظر عن حجم المشكلة ، يتم حلها دائما باستخدام عملية مماثلة تحددها في متناول اليد ، وتجمع الحلول الممكنة ، وتختار أفضل نتيجة ممكنة ، وتنفذها للمضي قدما.
يعرف ذلك عادة باسم عملية حل المشكلات. إذا أهملت الشركة أي مشاكل في مكان العمل ، فمن المحتمل أن تزداد سوءا وتسبب الفشل.
حل المشكلات والفشل يسيران جنبا إلى جنب. إذا كان هناك أي فواق في هذه العملية ، يمكن أن ينحرف كل شيء بسهولة.
على سبيل المثال، إذا لم يكن فريق المبيعات على علم بأحدث تغيير في الحصة من الربع الأخير، فقد لا تتحقق توقعات الفريق.
هذا هو السبب في أننا نقضي الكثير من الوقت والاهتمام في حل المشكلات لأنه يمكن أن يكون الفرق في عمل ناجح وفشل.
وفقا Forbes، فإن بعض الحواجز الشائعة التي ستمنع الشركات من أن تكون ناجحة في حل المشكلات تشمل عدم القدرة على رؤية المشكلة، وعدم الاحترام ,، والفشل في تضمين جميع الأجزاء المعنية بالمشكلة ,، من بين أمور أخرى.
إذا ما هي مهارة حل المشكلات؟
مهارة حل المشكلات إحدى المهارات الأساسية التي يبحث عنها أصحاب العمل في المتقدمين للوظائف وهي مهارة ناعمة، حيث يميل الموظفون الذين يتمتعون بهذه المهارات إلى الاعتماد على الذات، وتحديد وتحليل المشكلة بسرعة والعمل على حلها.
يمكنك أيضًا تحسين مهاراتك في حل المشكلات بالتطبيق والتجربة، ومن خلال مراقبة المشكلات الشائعة في مجال دراستك وعملك والتعلم من الموظفين الأكثر خبرة.
بعد قرائتك لخطوات حل المشكلات يمكنك قراءة بعض الاستراتيجيات المهمة للتخلص من المشاكل التي قد تواجهها من مقال استراتيجيات حل المشكلات: 10 طرق يمكنك تطبيقها.
ما هي أهمية مهارة حل المشكلات؟
مهارة حل المشكلات حيوية لحياتك المهنية والشخصية، إنها مهارة أساسية يتم تقييمها في مقابلات العمل ..
إن الأشخاص الذين يتمتعون بمهارات جيدة في حل المشكلات هم أحد الأصول القيمة والموثوقة في أي فريق، إذ يفكر هؤلاء دائمًا بأفكار جديدة، وطرق أفضل للقيام بالأشياء، مما يسهل على الناس فهم الأشياء أو المساعدة في توفير الوقت والمال للعملاء.
غالبا ما نربط مهارة حل المشكلات بمن هم في المناصب العليا، ولكن هذا قد لا يكون صحيح مئة بالمئة.
في حين أنه ليس من المحتمل جدا أن يطلب منك إيجاد حل لمشكلة تجارية رئيسية في اليوم الأول من وظيفتك الجديدة، فإن الطريقة التي تتعامل بها حتى مع أصغر المشاكل ستظهر لصاحب العمل مدى قدرتك على التعامل مع المشاكل الأكبر.
إذا كان رئيسك يشك في قدرتك على التغلب على الصعوبات التي تعترض طريقك ، فقد لا يثق بك بمزيد من المسؤولية ، أو يفكر في دورك الإداري لاحقا.
لذلك فإن معرفة كيفية حل المشكلات أمر بالغ الأهمية. لحسن الحظ ، هناك العديد من الطرق التي يمكنك من خلالها تطوير المهارة ، وتعلم كيفية إظهارها يمكن أن يثبت أنه لا يقدر بثمن في مقابلات العمل.
ثقافة حل المشكلات
من المهم بناء ثقافة حل المشكلات في مصنع التصنيع الخاص بك. قد يكون من السهل الوقوع في فخ حلول “الإسعافات الأولية” – إصلاحات سريعة دون التعمق في المشاكل الأعمق.
يعتقد أن عملية حل المشكلات المكونة من ثماني خطوات قد تم إنشاؤها بالفعل من قبل شركة تويوتا موتور كوربوريشن لتحقيق معايير الإنتاج المثيرة للإعجاب.
من تقاليد تويوتا ، نحصل على بعض الأمثلة الرائعة لحل المشكلات المكونة من ثماني خطوات. لاحظ تايتشي أونو ، والد نظام إنتاج تويوتا ، أن عماله يصلحون المستوى الأول فقط من السبب عندما تتوقف أجهزتهم عن العمل.
لمكافحة هذا ، طور طريقة لحل المشكلات لتفكيك كل مشكلة من مشاكل الجهاز بشكل منهجي حتى يجد السبب الجذري. عندها فقط يمكنه حقا إصلاح الجهاز.
إنه واحد من العديد من الأمثلة على حل المشكلات المكونة من ثماني خطوات ، ويظهر أهمية إنشاء عملية لزيادة الإنتاجية.
اقرأ أيضًا: ما المهارات الاكثر اهميه بالنسبه للمهندس: 18 مهارة ستضمن لك النجاح في مهنة الهندسة.
كيف تعمل مهارات حل المشكلات
يبدأ حل المشكلات بتحديد المشكلة. على سبيل المثال ، قد يحتاج المعلم إلى معرفة كيفية تحسين أداء الطلاب في اختبار إتقان الكتابة.
للقيام بذلك ، سيقوم المعلم بمراجعة اختبارات الكتابة بحثا عن مجالات التحسين. قد يرون أن الطلاب يمكنهم بناء جمل بسيطة ، لكنهم يكافحون في كتابة الفقرات وتنظيم تلك الفقرات في مقال.
لحل المشكلة ، سيعمل المعلم مع الطلاب على كيفية ووقت كتابة الجمل المركبة ، وكيفية كتابة الفقرات ، وطرق تنظيم مقال.
خطوات حل المشكلات
سواء أواجهت مشكلة في منزلك أو في حياتك الشخصية أو في مكان عملك يمكنك اتباع خطوات حل المشكلات التالية لإيجاد حل منطقي للمعضلة التي قد تواجهنا جميعًا:
الخطوة 1: تحديد المشكلة
الخطوة الأولى من خطوات حل المشكلة بقدر ما قد يبدو الأمر واضحا ، فإن الخطوة الأولى في عملية حل المشكلات هي تحديد جذر المشكلة. لسوء الحظ ، لا يمكن دائما تحديد المشكلة بسهولة وتتطلب تحليلا إضافيا للحصول على المصدر.
إحدى الطرق المستخدمة في هذه الخطوة هي تقنية “Five Whys” من تويوتا. في حالة حدوث مشكلة ، اسأل نفسك عن الأسباب الخمسة: من وماذا ومتى ولماذا وأين.
من خلال طرح هذه الأسئلة على نفسك بالاقتران مع المشكلة ، ستكتشف بالضبط من أين تأتي المشكلة. إذا لم يكن ذلك كافيا ، فهناك ثلاث خطوات يمكنك اتخاذها لتحديد المشكلة بشكل أفضل.
استكشاف الموقف: قم بتوسيع المشكلة لمحاولة الوصول إلى الجزء السفلي منها. إذا كان مصدر المشكلة قادما من فرد ما ، فحاول أن تضع نفسك مكانه
صياغة بيان المشكلة: اختصر المشكلة إلى أبسط المصطلحات وضعها على الورق
حاول الإجابة على السؤال: “لماذا هذا الوضع الحالي مشكلة؟” – بمجرد غليها في مصدر واحد ، ستتمكن بعد ذلك من تقييم الموقف بشكل أفضل
لنأخذ مقهى على سبيل المثال. لنفترض أن المقهى قد فقد أعماله ببطء في الربع الأخير ، على الرغم من نجاحه الكبير قبل عامين.
يريد أصحاب المطعم أن يفهموا بشكل أفضل سبب فقدانهم للأعمال فجأة. أولا ، يستكشف المالك الموقف وينظر في جميع الأسباب المحتملة لحدوث ذلك. ينظرون إلى موظفيهم وروتينهم اليومي وإجراءات التدريب.
مع مراقبة المنافسة المحلية وأي مواقف إقليمية ، مثل التواجد في مدينة جامعية. بعد النظر في كل سبب محتمل، يكتشف المالكون سبب المشكلة ويكتبونها: إنه الصيف ومعظم عملائهم (الطلاب) بعيدون عن الصيف.
أخيرا ، يجيب المالكون على السؤال “لماذا يمثل هذا الوضع الحالي مشكلة؟” بعد مزيد من التقييم ، يدركون أن المشكلة محدودة ويجب أن تتوسع للحصول على المزيد من الأعمال.
اقرأ أيضًا: الذكاء العاطفي في العمل: أهم 5 مهارات لتبني شخصيتك في العمل.
الخطوة 2: إنشاء حلول محتملة
بعد الكشف عن المشكلة يجب التفكير في الحلول الممكنة لهذه المشكلة، هناك العديد من الطرق لتوليد الحلول.
العصف الذهني بشكل فردي أو مع مجموعة من الأصدقاء من الطرق الشائعة للتفكير في إجابة محتملة.
ويوصى بإجراء العصف الذهني بشكل جمعي، لأنه كلما زادت المدخلات ، كان ذلك أفضل ، وذلك ببساطة لأن وجهات النظر المختلفة يمكن أن تؤدي إلى حلول مختلفة. هناك المزيد من النماذج لهذا الموقف التي يمكن أن تساعدك في إنشاء حلول ، بما في ذلك:
تحليل الوسائل والغاية- تحليل الذكاء الاصطناعي الذي ينظر إلى الهدف النهائي ويجد أفضل طريقة ممكنة لتحقيق هذا الهدف
نموذج PDSA- المعروف أيضا باسم نموذج قانون دراسة الخطة. هذه هي النسخة المختصرة من طريقة حل المشكلات ، حيث تبدأ بالتخطيط واختبار النظرية ودراسة النتائج والتصرف بناء على الملاحظات. تتم هذه العملية عدة مرات
تحليل السبب الجذري- تستخدم هذه الطريقة للوصول إلى جذر المشكلة. هناك أربع خطوات للعثور على السبب الجذري. تحديد المشكلة ، وإنشاء جدول زمني ، والتمييز بين الأسباب الجذرية والعوامل الأخرى ، وإنشاء رسم بياني للسبب
طريقة تحديد الأولويات الهزيلة- يتم إنشاء هذه الطريقة داخل مصفوفة اثنين في اثنين مع المحور X و Y تتراوح من الأقل إلى الأعلى.
يتم تصنيف المحور X على أنه جهد ، بينما يتم تصنيف المحور Y على أنه قيمة. داخل المصفوفة اثنين في اثنين تسمية المربعات الأربعة مع مكاسب سريعة ، رهانات كبيرة ، ربما ، وأحواض الوقت.
قم بتقييم جميع المشكلات والمواقف وضعها في الفئات المناسبة لمعرفة أين تركز انتباهك.
اقرأ أيضًا: علاج ضياع الوقت: 6 خطوات أساسية.
الخطوة 3: اختر حلا واحدا
بمجرد وضع قائمة بالحلول الممكنة ، حان الوقت لاختبار مهاراتك في اتخاذ القرار. من أجل العثور على أفضل حل للمشكلة ، قم بتحليل كل حل ممكن وحدد الأفضل للموقف الذي أنت فيه. قد يرغب المرء في النظر في العديد من العناصر قبل اختيار حل واحد.
وتتضمن هذه العناصة فعالية التطبيق العملي وحسن التوقيت وعناصر أخرى.
ضع في اعتبارك أيضا من يشارك قبل اتخاذ أي قرارات نهائية. لكي لا تضيع في بحر من الحلول والخيارات قوم بعملية استبعاد لتضييق نطاق اختياراتك.
هذا هو المكان الذي سيتم فيه استخدام إدارة المخاطر للمساعدة في اتخاذ القرار. مثل العصف الذهني ، لا يجب أن يتم اختيار الحل بمفرده.
الخطوة 4: تنفيذ الحل الذي اخترته
الآن بعد أن تم اختيار الحل ، حان الوقت لتنفيذه في جميع الإدارات أو المناطق أو الأشخاص الضروريين. في المتوسط ، يستغرق الأمر حوالي 66 يوما حتى تصبح عادة جديدة تلقائية ، وفقا لدراسة حديثة نشرت في المجلة الأوروبية لعلم النفس الاجتماعي.
بمعنى آخر ، التغيير لا يحدث بين عشية وضحاها. لإجراء تغيير جديد على أي عمل ، يلزم التخطيط والصبر والمثابرة.
- التخطيط : افهم أن التوقيت هو كل شيء ، وعندما تنفذ الشركة استراتيجية جديدة ، فإنها غالبا ما تستغرق الكثير من الوقت لتنفيذ الفكرة الجديدة.
حدد أهدافا واضحة ، وعالج أي مشكلات أو عقبات محتملة ، وقم بإنشاء خطة.
من المهم أيضا ممارسة مهارات الاتصال المناسبة عبر المؤسسة بأكملها حتى يعرف الجميع ما هو متوقع.
- الصبر: التغيير مخيف وليس الجميع دائما مقبولا للفكرة ، ولهذا السبب من المهم التحلي بالصبر طوال هذه العملية.
حاول تنفيذ الخطة شيئا فشيئا حتى لا يشعر الموظفون بالإرهاق.
شجعوا بعضكم البعض وتأكدوا من أن الجميع يفهم الهدف من وراء هذا التغيير ، وأن الجميع يشاركون في جعل هذا التغيير ممكنا
- المثابرة: أخيرا ، يعد التطبيق والمراقبة المستمرة لهذه التغييرات أمرا بالغ الأهمية.
بصفتك صاحب عمل ، يجب عليك التأكد من أن جميع موظفيك يمارسون التغييرات كل أسبوع ، حتى تتخلف العادات القديمة. إذا كان الموظف غير متسق ، فقد تواجه مشكلة أخرى بين يديك.
اقرأ أيضًا: كيف أتعلم المهارات الرقمية: 7 طرق رائعة.
الخطوة 5: تقييم النتائج
الجزء الأخير من عملية حل المشكلات هو تحليل النتائج. يمكن القيام بذلك بعد أسبوعين أو أشهر أو سنوات ، اعتمادا على ما تحاول تغييره أو تحقيقه.
من المهم أن تتذكر لماذا بدأت هذه المشكلة في المقام الأول وكيف كانت تؤثر على الشركة. اسأل نفسك أيا من الأسئلة التالية لتقييم النتائج بشكل أفضل:
- هل تمت مقاطعة أي من عملياتنا بسبب المشكلة السابقة؟
- هل هناك أي مشاكل جديدة تنشأ منذ أن بدأت هذه العملية؟
- هل هناك احتمال أن تعود المشكلة؟
- هل الجميع على دراية بالمشكلة الأصلية ، والحل الذي تم إنشاؤه ، ولماذا تم إنشاؤه؟
في بعض الأحيان يكون من الضروري بدء العملية بالكامل. لتسهيل عملية حل المشكلات ، من الأفضل تبسيط الحل قدر الإمكان.
حاول التركيز على الحل بدلا من المشكلة. أخيرا ، كن في العقلية الصحيحة لترغب في التغيير. وهذا يشمل وجود لغة عقلية صحيحة ، كلاهما إيجابي ومنفتح. مع الممارسة الكافية ، يمكن حل أي مشكلة.
الخطوة 6: التحسين المستمر
ابحث عن فرص إضافية لتنفيذ الحل.
تأكد من أن المشكلة لن تعود وتوصيل الدروس المستفادة.
إذا لزم الأمر ، كرر عملية حل المشكلات المكونة من 8 خطوات لدفع المزيد من التحسينات.
اقرأ أيضًا: ما هي ال Soft Skills: المهارات 10 الأساسية.
الملخص
بغض النظر عن نوع الوظيفة التي لديك ، فإن فرص ظهور مشكلة في مرحلة ما أمر لا مفر منه تقريبا.
إذا لم يتم التعامل مع المشكلة على الفور من خلال اتخاذ الإجراء المناسب ، فمن المحتمل أن تزداد سوءا.
لا أحد يريد أن يكون في بيئة عمل معادية ، لذلك من الأهمية بمكان أن تكون على دراية بكيفية حل مشكلة ما بشكل صحيح. فيما يلي خمس خطوات مضمونة لتسهيل عملية حل المشكلات.
