مبدأ باريتو قاعدة (80:20) في إدارة الوقت

هل سمعت بمبدأ باريتو أو قاعدة 80 20 في إدارة الوقت؟ قاعدة ونظام مهم لزيادة الانتاجية والاستفادة من الوقت. ما هي قاعدة 80/20؟ ما هو قانون باريتو لإدارة الوقت؟

في نظرية الإدارة، هناك مبدأ مهم يُعرف بقاعدة 80-20 أو مبدأ باريتو. صاغ الفكرة الاقتصادي وعالم الاجتماع الإيطالي فيلفريدو باريتو Vilfredo Pareto.

ما هو مبدأ باريتو؟

ينص قانون باريتو لإدارة الوقت أو مبدأ 80 20 على أنه بالنسبة للعديد من الأحداث، يأتي ما يقرب من 80٪ من التأثيرات من 20٪ من الأسباب. وهو توزيع غير متساو يمكن ملاحظته في عدد لا يحصى من مواقف الحياة والعمل، ويمكن تطبيق مبدأ باريتو في مجموعة واسعة من المجالات مثل التصنيع والإدارة والموارد البشرية.

فهم مبدأ باريتو

كانت الملاحظة الأصلية لمبدأ باريتو مرتبطة بالعلاقة بين الثروة والسكان. وفقًا لما لاحظه باريتو، فإن 80٪ من الأراضي في إيطاليا مملوكة لـ 20٪ من السكان.

بعد مسح عدد من البلدان الأخرى، وجد أن الشيء نفسه ينطبق في الخارج. بالنسبة للجزء الأكبر، فإن مبدأ باريتو هو ملاحظة مفادها أن الأشياء في الحياة لا يتم توزيعها بالتساوي دائمًا.

أمثلة عملية توضح مبدأ باريتو

80٪ من مبيعاتك تأتي من 20٪ من عملائك
80٪ من أرباحك تأتي من 20٪ من منتجاتك أو خدماتك
80٪ من القرارات في الاجتماع تتخذ في 20٪ من الوقت
كما أن إصلاح أعلى 20٪ من الأخطاء المبلغ عنها يزيل 80٪ من الأخطاء والأعطال ذات الصلة
ترتدي 20٪ من ملابسك خلال 80٪ من الوقت

مبدأ باريتو أيضا له مكانة مهمة في إدارة الوقت. إذ تنص قاعدة باريتو في إدارة الوقت على أن 80٪ من النتائج ستأتي من 20٪ من جهدك. وبالتالي، فإن إدراكنا لمبدأ باريتو يمكن أن يساعدنا بشكل أساسي في تحديد الأولويات الصحيحة.

يمكن أن يساعدنا هذا في التركيز على الأنشطة التي سيكون لها أكبر تأثير في أعمالنا وحياتنا الشخصية.

التوزيع غير المتكافئ للمهام التي تقوم بها كل يوم: تساهم 20٪ من مهامك بحوالي 80٪ من إجمالي النجاح في عملك ومشاريعك.

من المهم أيضًا قراءة مقال مهارات ادارة الوقت وتنظيمه | 19 خطوة لتطوير هذه المهارات.

حان الوقت لأن تنضم لمجتمع الزنبق المتنامي وتحصل على أفضل المقالات لتحسين حياتك والدخول لعالم النجاح

نحن جميعًا ننجذب تلقائيًا إلى المهام والأنشطة التي ليس لها تأثير حقيقي

تميل المهام غير المهمة وذات التأثير الصغير إلى عرقلة المهام المهمة، تلك التي يمكن أن يكون لها تأثير حقيقي على حياتنا المهنية أو أعمالنا. هناك سبب بسيط لحدوث ذلك.

عادة ما يكون تنفيذ المهام المؤثرة أصعب بكثير مقارنة بالمهام غير المؤثرة. هذا هو السبب في أننا ننجذب تلقائيًا إلى الأخيرة.

دعونا نلقي نظرة على بعض الأمثلة العملية:

من الأسهل بكثير تحسين عرض تقديمي للمبيعات بدلاً من إجراء 20 مكالمة مبيعات.

من الأسهل العصف الذهني أو عقد الاجتماعات أو مناقشة التكتيكات المختلفة بدلاً من اختيار أحد الخيارات وتنفيذه على أكمل وجه.

من الأسهل بكثير إجراء تحسينات هامشية على أحد المنتجات بدلاً من البحث عن ابتكار جديد يمكن أن يمنح الشركة ميزة تنافسية جديدة.

من الأسهل بكثير الرد على رسائل البريد الإلكتروني، والدردشة مع الزملاء، والاستسلام لمشتتات أخرى، بدلاً من القيام بالعمل العميق مثل إنشاء وتقديم ما يدفع لك مقابله.

ببساطة، من الصعب تحديد الأولويات لأن المهام الأكثر أهمية يصعب تنفيذها. إنها تتطلب الإبداع والاجتهاد والتركيز والعمل العميق وأنواع أخرى من الجهد العقلي.

بجانب ذلك، فإننا في كثير من الأحيان لا ندرك حتى الترتيب السيئ للأولويات. نحن لسنا على دراية بكيفية اختطاف المهام ذات التأثير المنخفض في أيامنا هذه، ونترك تلقائيًا التقدم الحقيقي.

وأنت تعرف المشكلة بالفعل. يمكن أن تستغرق المهام العاجلة، ولكن غير المهمة، والمهام التي تمنحك إحساسًا زائفًا بالتقدم ما يصل إلى 80٪ أو حتى أكثر من وقتك.

لكن تأثير تلك المهام غير المهمة يكون ضئيلًا فيما يتعلق بتقدم حياتك المهنية، أو تقدم الأعمال. هذا هو المكان الذي يصبح فيه مبدأ باريتو مفيدًا.

اقرأ أيضًا على الزنبق مقال ماذا أفعل لو كان لدي وقت فراغ في العمل | 16 اقتراح مفيد.

يمكن أن تساعدنا قاعدة باريتو في إدارة الوقت في تحديد أولويات المهام، كما يمكن أن يساعدنا في رؤية الصورة الكبيرة لما يجب التركيز عليه لتحقيق أسرع تقدم في حياتنا التجارية.

إنه يعطينا تمثيلًا حقيقيًا لكيفية التوزيع غير المتكافئ للتأثير، وبالتالي إرشادات حول المهام التي يجب التركيز عليها للحصول على أفضل النتائج.

علي سبيل المثال:

إذا كانت نسبة 80٪ من مبيعاتك تأتي من 20٪ من عملائك، فمن المنطقي التركيز على التطوير الإضافي لأكبر عملائك أو العثور على عملاء “متشابهين” جدد.

إذا قدر رئيسك في العمل 20٪ من ناتجك الذي له (في رأيه) تأثير 80٪ على أهداف المنظمة، فمن المنطقي التركيز أكثر على 20٪ من المهام.

إذا كان 2 من كل 10 أمور تسبب ضياع للوقت (مثل البريد الإلكتروني، والاجتماعات، وانقطاعات زملاء العمل، والمكالمات الهاتفية، ووسائل التواصل الاجتماعي، والرسائل الفورية والإشعارات الأخرى، والأخبار اليومية، والخدمات اللوجستية، والتلفزيون، والنميمة، وما إلى ذلك) هي المسؤولة عن إهدار 80٪ من وقتك، فهذا يجعل الشعور بتحديد هذين المهدرين للوقت والقضاء عليهما أو تقليلهما.

ودعنا لا ننسى أنه يمكنك تقصير اجتماعات العمل بنسبة تصل إلى 80٪ إذا ركزت الاجتماعات على جدول الأعمال واتخاذ القرار. تأكد من أن قاعدة باريتو تعمل لصالحك وليس ضدك.

لذا اسأل نفسك الأسئلة التالية:

ما هي نسبة 20٪ من مهامك التي ستساعدك حقًا على الترقية؟

ما هي نسبة 20٪ من مهامك التي تساعد حقًا مؤسستك على النمو؟

ما هي السلوكيات التي نادرًا ما تنخرط فيها (أقل من 20٪ من الوقت) هل تدمر 80٪ من فرصك في النجاح؟ هل أنت جدلي أكثر من اللازم؟ لديك فريق سيء؟ متأخر عن العمل ، وما إلى ذلك؟

ما هو النشاط أو النشاطان المسؤولان عن إهدار 80٪ من وقتك؟

يمكنك القيام بنفس التمرين في حياتك الشخصية، حاول تحليل الأنشطة التي تضيع وقتك بها ولا تصل إلى أي مكان لأنه من السهل القيام بها، وأي الأنشطة يجب أن تكون أولويتك الأولى في أوقات الفراغ.

20٪ من المهام في عملك أو مهنتك يجب أن تركز عليها

في مجال الأعمال، كل شيء يدور حول خلق قيمة للسوق. وبالتالي، فإن المهام ذات التأثير الأكبر هي كلها مرتبطة بخلق القيمة والاستحواذ على القيمة للعملاء.

يجب أن تنفق 80٪ على الأقل من وقتك فقط على الأنشطة الهامة والمؤثرة، ويجب أن يكون لديك دائمًا عدد قليل من مؤشرات الأداء الرئيسية التي تساعدك على تركيز وقياس عملك على المهام الأكثر إنتاجية.

يشمل إنشاء القيمة: التخطيط الاستراتيجي، وإنشاء منتجات جديدة ومبتكرة وعروض القيمة، وإشراك الموارد، وما إلى ذلك.
يشمل تقديم القيمة: تحسين قنوات التوزيع وتكوين علاقات مع العملاء وتسويق المنتجات والمبيعات وما إلى ذلك.
يعني الحصول على القيمة: تشكيل نماذج أعمال جديدة ، وإيجاد معدلات فائدة أفضل لتمويل الديون ، وتحسين التكاليف ، وما إلى ذلك.

في حالة حياتك المهنية الشخصية، يمكن أن تجلب المزيد من الإيرادات، وتوليد عملاء جدد، واقتراح تحسينات تنظيمية ، وما إلى ذلك. ثم يجب عليك تركيز وقتك على مجالات النتائج الرئيسية هذه.

وبعد التركيز على مجالات النتائج الرئيسية (التركيز الكلي)، يجب عليك أيضًا مراعاة مبدأ باريتو عند التركيز الجزئي، على سبيل المثال تحديد العملاء والابتكارات وأساليب التسويق وما إلى ذلك التي يجب التركيز عليها، ثم تنفيذ تلك المهام بشكل مثالي.

من ناحية أخرى، فإن الأنشطة التي يجب عليك تجنبها وتندرج في نسبة الـ 20٪ هي:

مهام عاجلة، ليست مهمة (بناءً على مصفوفة أيزنهاور)
المهام التي لا تجيدها حقًا
مهام الأشخاص الآخرين التي لم تستثمر فيها (والتي تم تحميلها عليك بطريقة ما)
المهام التي يمكنك بسهولة تفويضها أو الاستعانة بمصادر خارجية
المهام التي تخرج من منطقة الراحة الخاصة بك
مهام هدر الوقت مثل الاجتماعات والنميمة وما إلى ذلك.

اقرأ أيضًا على الزنبق مقال كيف تنجح في حياتك | 16 نصيحة لتساعدك على النجاح.

قانون باريتو لإدارة الوقت

كثير من الناس يشككون في مبدأ باريتو وما يحتويه من التوزيع غير المتكافئ، حتى يحللوا كيف يقضون وقتهم ومقدار عملهم في الأنشطة التي تحقق تقدمًا حقيقيًا.

أفضل طريقة لرؤيتها بنفسك هي ببساطة تتبع وقتك. فقط ما تقيسه هو ما يمكنك إدارته حقًا.

يمكنك ببساطة استخدام متتبع وقت الفراغ مثل My Hours لبضعة أسابيع وتحليل مقدار الوقت الذي قضيته في الأنشطة المهمة والمؤثرة ومقدار الأنشطة منخفضة القيمة. وفي العادة يتفاجأ الناس من مقدار الوقت الذي يضيع.

فائدة متتبع الوقت ليست فقط لأغراض إعداد التقارير أو الفواتير، ولكن أيضًا لمساعدتك على البقاء على دراية بمبدأ باريتو باستمرار.

يساعدك على تحديد الأولويات الصحيحة قبل أن تضغط على زر البدء في متتبع الوقت. وإذا كنت مديرًا، فيمكنك تحقيق الشيء نفسه لفريقك ومساعدتهم على إدراك المهام المهمة الحقيقية.

بغض النظر عما إذا كنت تستخدم متعقب الوقت أم لا، يجب أن يكون لديك مراجعات دورية منتظمة لمشاريعك ومهامك لإعادة ضبط تركيزك مرارًا وتكرارًا على مهام 20٪.

اقرأ أيضًا: تقنية مصفوفة أيزنهاور لإدارة الوقت: 4 نصائح لاستخدام التقنية

كيف نطبق مبدأ باريتو

دعنا نلقي نظرة على بعض أساليب إدارة الوقت لمساعدتك على الاستمرار في التركيز على أهم المهام التي حددتها بناءً على مفهوم مبدأ باريتو، كيف نطبق مبدأ باريتو إذا:

1. كن قاسياً في تحديد المهام التي تتركها في قائمة مهامك

لا تدع أي مهمة تدخل قائمة المهام الخاصة بك. لا تدع أي شخص يقاطعك لبضع دقائق. لا تكن صاحب رد الفعل، كن استباقيًا بوقتك. خلاف ذلك، سيتم سرقة يومك بسرعة وستتأثر إنتاجيتك.

أن تكون استباقيًا يعني أن تكون قاسًا في تحديد المهام التي تضعها في قائمة المهام الخاصة بك، خاصةً إذا تم تنفيذ هذه المهام من قبل الآخرين.

حتى إذا تم تفويض مهمة من رئيسك في العمل، إذا كنت تعلم أن لديك أولويات أخرى أكثر أهمية، فتحدث معهم بأدب واشرح لهم وجهة نظرك.

2. التفويض والاستعانة بمصادر خارجية

الهدف من فهم مبدأ باريتو هو التركيز على المهام ذات التأثير الأكبر وعدم ترك المهام “الأخرى” تعترض طريقك. ولكن يجب القيام بشيء حيال هذه المهام الأخرى منخفضة التأثير.

حسنًا، يمكن لهذه المهام الانتظار قليلًا وتفويضها إلى المرؤوسين، وربما حتى الاستعانة بمصادر خارجية أو آلية.

هذا ما يفعله المدير الجيد والمنظم للغاية، فهو يفهم ما هي أولوياته وما هي المهام التي يجب تفويضها إلى أي من أعضاء الفريق.

3. العمل العميق Timebox

يعني مصطلح Timeboxing أنك تفتح التقويم الخاص بك وتدخل فترة زمنية ستقضيها في مهمة معينة في المستقبل. إنه مثل جدولة اجتماع في التقويم الخاص بك، لا شيء مختلف.

بمجرد حجز مربع من الوقت في التقويم الخاص بك، يجب أن تعامله على أنه اجتماع مجدول، فلا توجد إعادة جدولة سريعة ولا مشتتات خلال الوقت المحدد.

إنه الوقت الذي تحجز فيه مقدمًا للقيام بعمل عميق في أهم مهام اليوم. يجب أن تخطط من 2 إلى 3 مربعات من الوقت في يوم يستمر لمدة ساعة إلى ساعتين للقيام بالعمل الإنتاجي الحقيقي.

4. ابدأ بالمهمة الأكثر أهمية في بداية يومك

في إدارة الوقت، هناك مقولة شائعة جدًا لبريان ترايسي: “كُل ذلك الضفدع”. الفكرة الأساسية هي أن تبدأ اليوم بأهم المهام مهما كانت صعبة.

في الصباح يكون تركيزك العقلي في أقوى حالاته عادة. ليس هذا فقط، ولكن إذا قمت بأصعب مهمة في الصباح، فسيكون من السهل القيام بكل شيء آخر في اليوم.

5. القضاء على أكبر عدد ممكن من مصادر التشتيت والانقطاع

هناك الكثير من عوامل التشتيت والانقطاع المحتملة اليوم، من المكالمات الهاتفية وإشعارات التطبيقات ورسائل الدردشة وزملاء العمل.

تشير الدراسات إلى أن الموظف يتم مقاطعته في مكان العمل ما بين 4 إلى 12 مرة كل ساعة. هذه مقاطعة واحدة أو حتى أكثر كل 15 دقيقة.

مع كل هذه التشتيت والانقطاعات، يمكن أن ينتهي يوم العمل قبل أن تعرف أنه بدأ، مع عدم إنجاز أي عمل منتج. لذا، تأكد من التخلص من أكبر عدد ممكن من مصادر التشتيت في عملك.

وليس فقط أثناء عملك المربوط بالوقت، ولكن بشكل عام خلال يوم عملك. يمكنك معرفة المزيد حول التعامل مع الانحرافات والانقطاعات في العمل هنا.

الملخص

والآن الفكرة الأخير: لا تنس أن قانون باريتو لإدارة الوقت يعمل أيضًا في الاتجاه المعاكس.

لذا اسأل نفسك – أي 20٪ من الأشياء (المهام ، الأشخاص ، الأنشطة …) تسبب لك 80٪ من مشاكلك وتعاستك في حياتك المهنية؟ والآن ابحث عن بعض الطرق الجيدة لتحسين وضعك.

المصادر: 1 2

اقرأ أيضًا:

[ajax_load_more]