يلعب المهنيون الإداريون دورا رئيسيا ليس فقط في الحفاظ على الفريق معا، ولكن حتى المنظمات ككل يمكن أن تنهار بدونهم. ما هي المهارات الإدارية في السيرة الذاتية؟
يساعد المهنيون الذين يتمتعون بمهارات إدارية متطورة على ضمان تشغيل المنظمة بكفاءة، ويشكلون عاملا حاسما في إدارة المشاريع ومبادرات نمو الأعمال.
تحتاج أدوار مثل مديري المكاتب ومديري خدمة العملاء وحتى مديري الموارد البشرية إلى مهارات محددة لضمان قدرتهم على دعم الموظفين وتلبية احتياجات الفريق.
ما هي المهارات الإدارية؟
امتلاك مهارات إدارية قوية يعني أن تكون منظما جيدا وقادرا على تحويل الفوضى إلى نظام في غضون ثوان.
في الواقع، المهارات الإدارية مطلوبة لعدد من المهام المتعلقة بالمكتب، مثل التخطيط للاجتماعات والسفر، وكتابة التقارير وحفظها، وحتى التواصل مع الموظفين والعملاء.
بينما تعتبر المهارات الإدارية حاسمة لمختلف الأدوار، لا يجب عليك فقط إدراجها كجزء من مجموعة المهارات الخاصة بك.
بدلا من ذلك، يمكنك توجيه المجند في الاتجاه الصحيح من خلال إظهار أنك منظم جيدا ومفكر سريع ومتواصل جيد.
من المهم أيضًا قراءة مقال كيفية التفاوض على عرض العمل | 12 نقطة يجب النظر فيها.
حان الوقت لأن تنضم لمجتمع الزنبق المتنامي وتحصل على أفضل المقالات لتحسين حياتك والدخول لعالم النجاح
لماذا المهارات الإدارية القوية مطلوبة في سيرتك الذاتية
يتم تقييم المرشحين ذوي المهارات الإدارية القوية من قبل أصحاب العمل المحتملين لأنهم يظهرون مستوى عال من التحفيز والتنظيم والموثوقية.
علاوة على ذلك، يساعد الموظفون الذين يتمتعون بمهارات إدارية قوية كل عمل على العمل بسلاسة. ضباط التوظيف يعرفون ذلك ويقدرونه.
إن امتلاك مهارات إدارية صعبة مثل القدرة على العمل مع برنامج متخصص معين أمر لا بد منه عندما يتعلق الأمر بالمناصب في مجال التكنولوجيا أو التمويل.
ومع ذلك، فإن المهارات الإدارية اللينة مثل التواصل اللفظي والكتابي، والقدرة على تعدد المهام وحتى حل النزاعات مطلوبة لجميع أنواع الصناعات.
لقد أظهروا أنك محترف ذو دوافع ذاتية وقادر أيضا على المناورة في بيئة محمومة. وهذا هو بالضبط ما يبحث عنه مديرو التوظيف غالبا!
في الواقع، يعتبر الأشخاص ذوو المهارات الإدارية القوية نقطة انطلاق لنجاح كل شركة.
ولكن كيف يمكنك عرض مهاراتك الإدارية القوية دون إدراج عبارة “لدي مهارات إدارية قوية” الضحلة كجزء من ملخص سيرتك الذاتية؟ كيف يمكنك إثبات أنك موثوق وقادر على التعامل مع جميع المهام الإدارية دون ذكر ذلك صراحة؟
“القول أسهل من الفعل” قد تعتقد. لكن لا تقلق – سننظر الآن في أنواع المهارات والإنجازات والمؤهلات التي يمكن أن تساعدك في إبراز مهاراتك الإدارية القوية.
من المهم أيضًا أن تقرأ على الزنبق مقال الاخطاء الشائعة في كتابة السيرة الذاتية | 18 خطئ يجب تجنبها.
ما هي المهارات الإدارية في السيرة الذاتية؟
إن التعامل الجيد مع المهارات الإدارية التالية لن يمكنك فقط من أداء واجباتك بكفاءة وفعالية، ولكنه سيساعد في تطوير حياتك المهنية – مما يجعلك مرشحا مرغوبا فيه أكثر لأصحاب العمل.
اعتمادا على كل عمل، سيكون لدى أولئك الذين يشغلون مناصب إدارية مجموعة مختلفة من المهارات الإدارية.
على سبيل المثال، ستتطلب بعض الصناعات والشركات مهارات في منصة برمجية معينة، بينما قد يتطلب البعض الآخر خلفية في تخطيط الأحداث وتنسيقها.
ومع ذلك، هناك العديد من المهارات الشائعة التي تنطبق على كل منصب تقريبا. فيما يلي بعض أمثلة المهارات الإدارية – التي توجد عادة في أي وصف وظيفي إداري – والتي ستساعدك على اكتساب فهم واسع للمهارات العامة المطلوبة لهذه الأدوار.
فيما يلي المهارات الإدارية الأكثر رواجا لأي مرشح بارز في هذا المجال:
1. مايكروسوفت أوفيس
تعد الخلفية القوية في جميع برامج Microsoft Office أمرا بالغ الأهمية لمن هم في الأدوار الإدارية. Word، Exce، باور بوينت تشكل الأساس للعديد من الاتصالات والعمليات التجارية.
يعتمد مقدار الخبرة في كل برنامج مطلوب لدور ما إلى حد كبير على مستوى الوظيفة.
على سبيل المثال، قد يطلب من مساعد إداري مبتدئ فقط تحديث المستندات الموجودة وإنشاء تقارير أساسية، بينما قد يحتاج مدير المكتب إلى إنشاء مشاريع وإجراءات وقوالب جديدة.
بشكل عام، تعد معرفة Microsoft أهم معيار في توظيف الموظفين الإداريين.
2. مهارات التواصل
التواصل هو مهارة طويلة الأمد لا بد منها لأولئك الذين يشغلون مناصب إدارية.
جميع أنواع الاتصالات حيوية لهذا النوع من المهنيين: التواصل الشفهي للاجتماعات والمكالمات الهاتفية، والقدرة على الكتابة للمراسلات التي يجب إرسالها داخليا وخارجيا، ومهارات الاستماع القوية لاتباع التعليمات.
من المهم لأي محترف إداري أن يتمكن من التواصل مع مختلف الأطراف، مثل العملاء والموردين والزملاء والإدارة العليا مما يجعل مهارات الاتصال المتطورة كفاءة مطلقة.
يعد تفويض المهام أيضا مهارة اتصال متكاملة، وكذلك القدرة على نقل المعلومات المعقدة.
تتضمن أمثلة مهارات الاتصال الإداري ما يلي:
- استيعاب ونشر المعلومات بطريقة عملية ومفهومة
- القدرة على التواصل الفعال مع مجموعة واسعة من الناس بطرق مختلفة
- توضيح المعلومات المعقدة، المكتوبة والشفوية
يمكنك أيضًا قراءة مهارات الكمبيوتر في السيرة الذاتية | أهم 9 مهارات في هذا المجال.
3. القدرة على العمل بشكل مستقل
بالإضافة إلى القدرة على إظهار المبادرة، فإن القدرة على العمل بشكل مستقل تحظى بتقدير كبير في الأدوار التي توفر دعم الأعمال.
غالبا ما تتطلب هذه الوظائف محترفا يمكنه معالجة المعلومات وتحليلها، بالإضافة إلى اتخاذ سلسلة من التعليمات وإنشاء إجراءات فعالة.
إذا اضطر موظفو الدعم إلى العودة وإجراء تصحيحات حيث أخطأوا، أو كافحوا لإكمال المهام في الوقت المحدد، فقد ينتهي بهم الأمر إلى إبطاء المشروع بأكمله.
4. إدارة قواعد البيانات
القدرة على إدارة قواعد البيانات هي مهارة مرغوبة للغاية. بالطبع، ستعتمد قاعدة البيانات المختارة على البرامج التي تستخدمها الشركة.
سيبحث أصحاب العمل عن شخص واثق من قدرته ولا يخشى نقل هذا إلى الموظفين الآخرين. سيكون التأكد من جمع البيانات وإدارتها في نظام إدارة البيانات المركزي أولوية بالنسبة للكثيرين.
5. تخطيط موارد المؤسسات
لقد غيرت التكنولوجيا الجديدة الطريقة التي نعمل بها على أساس يومي، واستكشاف التكنولوجيا هو بالتأكيد مفتاح المضي قدما في الأعمال التجارية. إنشاء هذا التغيير التكنولوجي، هو تخطيط موارد المؤسسات (ERP).
هذا برنامج شائع لإدارة العمليات التجارية يوفر مستودعا مركزيا واحدا لجميع المعلومات لتحسين تدفق البيانات عبر الأعمال.
قد يتوقع من المهنيين الإداريين أن يكونوا على دراية ببرامج تخطيط موارد المؤسسات لتطوير بطاقات تقارير مخصصة.
تتضمن برامج تخطيط موارد المؤسسات الشائعة للشركات البرامج المالية وكشوف المرتبات مثل Oracle و SAP و Pronto.
6. إدارة وسائل التواصل الاجتماعي
تعتمد الشركات الآن بشكل كبير على التواصل مع عملائها، ويتم العثور على هؤلاء العملاء بشكل عام عبر الإنترنت.
لذلك أصبح من المهم بشكل متزايد أن يكون للشركات وجود على وسائل التواصل الاجتماعي من أجل التواصل والتفاعل مع الجماهير على المستوى الشخصي.
تشمل برامج الوسائط الاجتماعية الشائعة للشركات Facebook و Twitter و LinkedIn و Google+.
يقع هذا الدور عادة على عاتق موظفي الدعم الإداري، الذين يمكنهم المساعدة في تحويل ما كان في السابق شعارا مجهول الهوية للشركة على موقع ويب إلى سلسلة من المحادثات عبر وسائل التواصل الاجتماعي.
يمكن أن تساعد طرق الاتصال هذه في تعزيز الصورة العامة للشركة، وخلق صوت يمكن لعملائها الارتباط به وتمكين إنشاء اتصالات مع العملاء المحتملين.
7. تركيز قوي على النتائج
في صميم كل دور دعم داخل المنظمة هو عدد من النتائج التي يجب تحقيقها في أي وقت. على عكس الأدوار الأخرى، لا يمكن دائما قياس فعالية أدوار الدعم من حيث الاستثمار وهناك طرق أخرى لإثبات قيمة الموظف.
نظرا لأن الشركات تقدر النتائج الملموسة، فمن المهم أن تكون قادرا على تقديم المخرجات والنتائج حتى يكون لدى أصحاب العمل رؤية واضحة للقيمة المضافة للموظف الإداري في متناول اليد.
8. مهارات تنظيمية قوية
المهارات الإدارية والتنظيمية تسير جنبا إلى جنب.
لا يقتصر الأمر على أن أولئك الذين يشغلون مناصب إدارية يبقون على رأس الأولويات المتنافسة من خلال تعدد المهام في بيئات سريعة الخطى في كثير من الأحيان، بل غالبا ما يساعدون مديريهم على التوفيق بين جداولهم أيضا.
بعض الأمثلة الشائعة لمهارات التنظيم هي:
- تنظيم وحفظ السجلات والملفات وقواعد البيانات
- جدولة المواعيد والحفاظ على التقويمات
- كتابة المذكرات ونسخ الإملاء المسجل
- إنشاء قوالب البريد الإلكتروني
- إجراء ترتيبات السفر
- تنظيم المعدات المكتبية والمخزون
- إنشاء مسارات للمديرين
- التخطيط المستقبلي
9. العمل الجماعي ومهارات التعامل مع الآخرين
يعد العمل الجماعي ومهارات التعامل مع الآخرين أمرا حيويا للشركات، وخاصة للأدوار الإدارية. تجمع هذه المهارات بين مهارات الأفراد من أجل تحقيق أهداف العمل.
وهذا ينطوي على التفاعل الفعال والعمل مع مجموعة واسعة من الزملاء من مختلف الأقدمية عبر الإدارات المختلفة، وكذلك العملاء والعملاء.
تتضمن بعض الأمثلة على العمل الجماعي ومهارات التعامل مع الآخرين ما يلي:
- القدرة على بناء علاقات قوية وتعاونية مع الزملاء
- القدرة على التكيف والعمل كلاعب جماعي بدلا من فرد وحيد
- ممارسة التعاطف والتواصل بشكل جيد
- وضع أهداف وغايات العمل الأوسع في الاعتبار أثناء العمل على المهام
- تلقي وتقديم ملاحظات بناءة
10. مهارات خدمة العملاء
تتطلب الأدوار الإدارية التي تواجه العملاء مجموعة محددة من المهارات التي تشمل القدرة على التواصل مع العملاء الخارجيين، وحل مشاكلهم، وإظهار الفهم، وفي النهاية ضمان رضا العملاء التام.
تتضمن أمثلة المهارات المتعلقة بخدمة العملاء ما يلي:
- حل الشكاوى والمشاكل
- بناء ولاء العملاء
- تحديد توقعات العملاء
- التنسيق بين الزملاء الرئيسيين والعملاء
11. مهارات حل المشكلات
تشير مهارات حل المشكلات إلى قدرة الشخص على الإدارة الناجحة وإيجاد حلول للمواقف المعقدة وغير المتوقعة.
هذه المهارات هي مزيج من مهارات التفكير التحليلي والإبداعي والنقدي، فضلا عن مستوى عال من الاهتمام بالتفاصيل.
بالإضافة إلى حل المشكلات، يمكن لمن يشغلون مناصب إدارية تحديد العوامل التي تسببت في المشكلة وتنفيذ التغييرات للتخفيف من التحديات المستقبلية.
فيما يلي بعض مهارات حل المشكلات الأساسية للأدوار الإدارية:
- القدرة على تحديد المشاكل واتخاذ قرار بشأن الحل الأفضل
- التوصل إلى حلول إبداعية للمشاكل
- الثقة في اتخاذ القرار
- التواصل بشكل جيد عند ظهور المشاكل
12. مهارات التكنولوجيا والبرمجيات
المهارات التكنولوجية غير قابلة للتفاوض في الأدوار الإدارية لأن العمل المكتبي يتمحور حول استخدام أجهزة الكمبيوتر والبرامج لتحقيق المهام.
على سبيل المثال، تهتم بعض الأدوار الإدارية بتجميع إيصالات المكتب ونفقات السفر، وتشارك في عمليات كشوف المرتبات، وكذلك إنشاء التقارير المالية وجداول البيانات والاحتفاظ بها.
غالبا ما يكون أولئك الذين يشغلون مناصب إدارية مسؤولين عن مهام المحاسبة ومسك الدفاتر التي تتطلب مهارات مع برامج المحاسبة والمصروفات أيضا.
تتضمن بعض مهارات التكنولوجيا والبرامج الشائعة ما يلي:
- إجادة استخدام منتجات مايكروسوفت أوفيس (إكسل، وورد، باور بوينت)
- القدرة على استخدام مجموعة كبيرة من عملاء البريد الإلكتروني (Outlook و Gmail)
- إدارة قواعد البيانات
- باستخدام برامج المحاسبة
- استخدام منصة إدارة السفر لتنظيم سفر العمل
كيفية تحسين مهاراتك الإدارية
ما سبق هو مجرد عدد قليل من المهارات المطلوبة للوظائف الإدارية.
إذا كنت تمتلك هذه المهارات بالفعل وتتطلع إلى تحسين المهارات، أو إذا كان قسم المهارات في سيرتك الذاتية يبدو عاريا، فقد حان الوقت لتعلم بعض المهارات الجديدة أثناء تحسين المهارات التي لديك بالفعل.
فيما يلي ثلاث نصائح لمساعدتك على تحسين مهاراتك الإدارية وتحديث سيرتك الذاتية.
1. تعرف على المزيد حول شركتك والمجال الذي تعمل به
يعد البحث في صناعتك الخاصة والمهارات التي يمتلكها الآخرون في أدوار إدارية مماثلة مكانا رائعا للبدء.
يعد العثور على الموضوعات الشائعة مرارا وتكرارا مؤشرا رائعا على المكان الذي قد يكون لديك فيه فجوة في المهارات.
يمكنك أيضا أن تسأل مديرك و رؤسائك عن خارطة طريق الشركة الأوسع بالإضافة إلى أهداف العمل للمساعدة في تحديد المهارات الإضافية التي ستساعدك على أن تكون لاعبا حقيقيا في الفريق.
2. الاستفادة من برامج التدريب والتطوير
ابحث عن برامج التدريب والتطوير الداخلية لشركتك للمساعدة في تعزيز مهاراتك كمحترف إداري وتعزيز مسار حياتك المهنية.
إذا كان ذلك ممكنا، يمكنك أيضا أن تسأل شركتك عما إذا كانت قد تفكر في تقديم سداد الرسوم الدراسية لأي دورات أو برامج خارجية من شأنها أن تساعد أدائك أثناء العمل.
3. ابحث عن فرص جديدة مليئة بالتحديات
أثناء الاجتماعات، استمع بعناية إلى الفرص المتاحة للقيام بمهام تنطوي على مشاريع مشتركة بين الإدارات، أو تطوع لتولي مهام جديدة للزملاء الذين يذكرون أن لديهم الكثير على صحنهم.
لا يظهر هذا المبادرة فحسب، بل يساعدك أيضا على تنويع مجموعة مهاراتك والتعلم من المساعدين الإداريين وزملاء العمل الآخرين.
هل لديك هذه المهارات الإدارية في سيرتك الذاتية؟
هذه هي المهارات الإدارية التي يجب أن تمتلكها المنظمة من موظفي الدعم الإداري في سوق اليوم. لذلك إذا كنت ترغب في البقاء في صدارة اللعبة والتأكد من أنك تحدد المربعات الصحيحة، فاحتضن هذه المهارات وتأكد من تحديد قيمتك.
تبحث الشركات عن موظفين إداريين لهم تأثير فوري على إنتاجية الأعمال. وبالتالي، يتمتع المرشحون الذين لديهم بالفعل خبرة ذات صلة، خاصة في الصناعة المناسبة، بميزة في عملية الاختيار.
المهارات هي شكل من أشكال العملة في عالم العمل، ومن خلال تحديد المهارات الإدارية الأكثر طلبا، ستتمكن من تكريس نفسك لتوجيه كل مجموعة من مجموعات المهارات هذه وبالتالي زيادة فرص التوظيف والنجاح في منصبك.
