تعدد المهام هو مهارة ضرورية للعديد من الأدوار في وظائف الأعمال. ومع ذلك، يمكن أن يكون ضارًا أيضا بالكفاءة والأداء العقلي أثناء العمل. كيف تتعامل عند تعدد المهام؟
إذا تم تنفيذ مهارة تعدد المهام بشكل صحيح، فقد تكون ذلك طريقة رائعة لإنجاز عدد من المهام في وقت واحد، ولكن إذا انتهى بك الأمر إلى القيام بعدة أمور في نفس الوقت وبدون إدارة حكيمة، فقد يؤدي ذلك إلى سوء اتخاذ القرارات.
عند إدارة مشروع، عليك التعامل مع العديد من المهام في نفس الوقت. الحل الشائع هو استخدام مهاراتك في تعدد المهام وإكمال كل شيء في وقت واحد.
ومع ذلك، من المحتمل أن تعاني لأن دماغنا لم يتم بناؤه للتعامل مع أكثر من شيء واحد في وقت واحد.
سنشعر بالتعب والإرهاق ونجد أنفسنا نرتكب أخطاء. لذلك علينا إجراء تعدد المهام بحكمة لكي نتنجنب هذا الإرهاق والتعب ونزيد من الإنتاجية.
ما هو تعدد المهام؟
تعدد المهام هو القدرة على العمل على مهام متعددة وإكمالها في وقت واحد. في الواقع يتعلق الأمر بالتخطيط، يمكن أن يصبح التلاعب بالعديد من المهام أسهل وأقل إرهاقا مع الممارسة. يمكن تعلم مهارات تعدد المهام وتحسينها مع كل مشروع تعمل عليه.
الجانب السلبي لتعدد المهام
إن وجود العديد من المهام لإكمالها أمر مرهق، لكننا في عصر أصبح القيام بمهمة واحدة أمر نادر ودائمًا ما نحتاج إلى حل أكثر من أمر في وقت واحد.
إذا كنت تشعر بالإرهاق والغرق في قوائم المهام، فألق نظرة على أمثلة المهام المتعددة أدناه لمعرفة كيف يمكن لهذه النصائح التغلب على هذا التوتر وتحويله إلى إنتاجية.
اشترك في قائمتنا البريدية للحصول على أفضل المقالات في تطوير النفس والنجاح
كيف تتعامل عند تعدد المهام
إليك أكثر الطرق استخدامًا للتعامل مع تعدد المهام:
1. اقبل حدودك
لإدارة تعدد المهام بشكل أفضل، كن على دراية بحدودك، خاصة تلك التي لا يمكنك التحكم فيها. يومك لديه 24 ساعة، ميزانيتك ليست بلا نهاية، مواردك هي ما هي عليه.
وقبل كل شيء، لديك شخصيتك الخاصة لاحترامها. بمعنى آخر، قبل أن تقرر كيفية تعدد المهام، تحتاج إلى رسم صورة واقعية للسيناريو الموجود في مخيلتك.
بالطبع، يمكنك دائما توسيع ما سبق باستخدام التكنولوجيا. فقط ضع في اعتبارك عدد المشاريع أو المهام التي يمكنك حقا إدارتها وإكمالها خلال ساعات عملك. مشروع تلو الآخر، سيتطور فهمك له، لذا اعتبره عملا قيد التقدم.
2. التمييز بين الأمور العاجلة والمهمة
قائمة المهام التي لا تشوبها شائبة هي واحدة من مفاتيح نجاح تعدد المهام. والسر وراء ذلك هو فهم شامل للاختلافات بين المسائل العاجلة (لمواعيد النهائية الضيقة) والمسائل المهمة (لاستدامة طويلة الأجل).
على سبيل المثال، حاول تطبيق مبدأ أيزنهاور. تقول أنه يجب عليك تحديد أولويات مهامك بالتسلسل التالي:
- هام وعاجل.
- مهم ولكن ليس عاجلا.
- ليست مهمة ولكنها عاجلة.
- ليست مهمة وليست عاجلة.
اقرأ تفاصيل أكثر عن مبدأ أيزنهاور: تقنية مصفوفة أيزنهاور لإدارة الوقت: 4 نصائح لاستخدام التقنية.
3. تحديد أولويات مهامك
من قائمة المهام المكتوبة، من الأسهل تحديد أولويات عبء العمل الخاص بك. يضمن تحديد الأولويات أنك تقوم بتسليم المهام ذات الأولوية العالية في الوقت المحدد ، ويسمح لك بإدارة توقعات العمل عندما يكون لديك شيء مهم تحتاج إلى مسح مجموعتك منه.
4. تعلم التركيز
يمكن أن يكون قول هذا أسهل من فعله. ومع ذلك، قد يتطلب التركيز المستمر إيقاف تشغيل هاتفك أثناء ساعات العمل، أو عدم التحقق من رسائل البريد الإلكتروني لمدة 30 دقيقة.
يمكن أن يساعدك ذلك على الحفاظ على تركيزك والتحقق من قائمة مهامك بشكل أسرع مما لو وجدت نفسك مشتتا بالحياة اليومية.
التركيز أمر أساسي لتعدد المهام. يركز الأشخاص المنتجون بالكامل على ما يفعلونه في كل لحظة معينة، ثم يبدلون المهام. إذا بدا الأمر صعبا بالنسبة لك، فإليك بعض الاقتراحات حول كيفية تحقيق ذلك:
العمل على قوة إرادتك:
التغلب على المماطلة يمكن أن يجعلك تضيع الوقت بين المهام، خاصة إذا لم يكن لديك موعد نهائي قريبا. تأكد من أنك تعرف أهمية ما تفعله، وضع تذكيرات على هاتفك.
جرب بعض التأمل:
يعرف التأمل بقدرته على تحسين التركيز. هناك العديد من التطبيقات التي تحتوي على اقتراحات رائعة يمكن أن تساعدك في ذلك حتى لا تشعر بالملل، مثل البقاء في صمت في غرفة مظلمة والتنفس بعمق مع التركيز على كل نفس.
تدوين الملاحظات:
يقترح المتخصصون أيضا أن الانخراط في نشاط الكتابة اليدوية أثناء العمل يمكن أن يساعدك على البقاء على المسار الصحيح. بعض الناس يدونون الملاحظات، والبعض الآخر خربشات ورسومات.
5. تجنب المشّوشات
إذا كنت تعتقد أنه لا يمكنك القيام بمهام متعددة على الإطلاق، فيجب أن تعرف أنك بالفعل تتحقق من بيئة عملك.
من المحتمل أن يكون لديك بعض الضوضاء، مثل الموسيقى أو رنين الهواتف، أو قد تتلقى إشعارات التطبيقات بشكل متكرر. لكن لا يزال بإمكانك القيام بعملك والتعامل مع كل ما سبق يحدث من حولك، وهذا هو تعدد المهام.
للعثور على الحل قم بإجراء اختبار:
- سرد جميع التداخلات والمشوشات من حولك:
قم بإزالتها واحدة تلو الأخرى: اعمل في منطقة أخرى، أو أوقف تشغيل إشعارات تطبيقاتك.
- راقب تأثير غيابهم على عملك
إذا تحسن أداؤك، فقد حان الوقت لإزالة العامل المعني من حياتك العملية الذي يؤثر على أداءك وإنتاجيتك.
6. العمل في كتل من الوقت
ربما تكون قد سمعت أن مهارات تعدد المهام هي خرافة أو قوة خارقة، وأنه لا يمكن لأحد القيام بأكثر من مهمة واحدة في نفس الوقت.
على الرغم من أن هذا ليس صحيحا تماما اعتمادًا على ما تقصده بتعدد المهام، فإن النقطة المهمة هنا هي القدرة على تبديل المهام. ويمكنك تحقيق ذلك عن طريق تجميع مهامك وإنجازها من خلال كتل زمنية منفصلة أو ما نسميه تقسيم الوقت.
على سبيل المثال، اعتمد على تقنية بومودورو. تتضمن هذه التقنية عليك العمل في أقسام مدتها 25 دقيقة، ثم تأخذ استراحة قصيرة بعد كل قسم، تليها استراحة أطول بعد كل 4 أقسام وهكذا.
7. العمل على المهام ذات الصلة
من المؤكد أن العمل على مهام مختلفة تماما في نفس الوقت سيسبب الارتباك. تأكد من أنك عندما تخطط لأسبوع عملك تقوم بتجميع مهام مماثلة معا، حيث سيكون من الأسهل التبديل بين الاثنين والوفاء بالمواعيد النهائية الخاصة بك في أوقات مماثلة.
في بعض الأحيان، لا يتعين عليك تبديل المهام. يمكنك العمل على أكثر من مهمة في وقت واحد إذا كانت ذات صلة.
بالنظر إلى أمثلة مهارات تعدد المهام هذه:
- يمكن التعامل مع جميع الأبحاث في وقت واحد
- عقد اجتماع لمناقشة عدة مواضيع
- إعداد عرض تقديمي واحد للتقدم للإجائة على عدة أقسام
لن يكون الأمر دائما بهذه البساطة. ستحتاج إلى البحث عن طرق أخرى لتجميع مهامك، ولكنها ستفيد على المدى الطويل.
8. تعلم التفويض
التفويض هو في صميم تعدد المهام. يسمح لك التفويض بتوكيل بعض المهام للآخرين والإشراف على ما تبقى، وتحسين وقتك وزيادة الأداء.
التفويض مهارة منفصلة سنتحدث عليها لاحقًا ولكنها مفيدة جدًا لتعدد المهام.
اقرأ أكثر عن مهارة التفويض من مقال مهارة التفويض | 4 طرق لتحسين طرق التفويض.
9. التخطيط المسبق
بمجرد أن تصبح أكثر ثقة في قدرتك على القيام بمهام متعددة، ابدأ في التخطيط ليومك في المستقبل إما صباح أول يوم عمل، أو آخر شيء بعد ظهر يوم الجمعة.
سيساعدك هذا الفهم على تبديل المهام، مما يوفر المعلومات التي تحتاجها لتصبح منظما بشكل أفضل.
بمجرد وصولك إلى هذه المرحلة، فكر في إنشاء قوائم مهام قبل أسبوع أو أسبوعين أو ثلاثة أسابيع، تذكر فقط تخصيص وقت للأوقات الطارئة أو الأعمال المفاجئة.
10. حافظ على عقلك حادا
ستفيد الأنشطة الرياضية أو الرقص أو ألعاب الطاولة في الحفاظ على سلامة عقلك. أي شيء ينطوي على القيام بأكثر من شيء واحد في نفس الوقت يمكن أن يساعدك على تعزيز مهاراتك في تعدد المهام.
11. استخدم الأدوات عبر الإنترنت لإبقائك على المسار الصحيح
لتسهيل تنفيذ تعدد المهام بالطريقة المثالية، فكر في اعتماد أداة عبر الإنترنت. إذا كان كل ما تحتاجه هو قائمة مهام، فهناك العديد من التطبيقات التي يمكنك استخدامها مجانا.
اختر أفضل منتج بناء على التحديات التي حددتها. لا توجد أداة لإدارة المشاريع مثالية، ولكنك تريد ميزات قادرة على معالجة أهم أهدافك، مثل الاتصال وتقييم مخاطر المشروع وإدارة المهام وسير العمل.
12. ضع لنفسك أهدافا واقعية
إجراء العديد من المهام في وقت واحد يمكن أن يسبب التوتر والقلق لا لزوم له. في العمل، غالبا ما نثقل كاهل أنفسنا بتنفيذ المهام التي نحتاج إلى إكمالها كل يوم أو أسبوع عندما يكون من الأفضل فصلها إلى أجزاء صغيرة الحجم يسهل العمل من خلالها.
بدلا من الشعور بالهزيمة عندما لا تكون قادرا على إكمال قائمة مهامك الضخمة، تأكد من تحديد أهداف قابلة للتحقيق.
13. امنح نفسك الوقت الكافي لإكمال أهدافك
من المهم أن تدرك كم من الوقت سيستغرق منك إكمال مهمة على أكمل وجه ممكن، فأنت تدير توقعات فريقك. يمكن أن يسبب تعدد المهام ضغطا غير ضروري إذا كنت تعمل على إنهاء العديد من المهام في وقت واحد، ولا تمنح نفسك الوقت الكافي لإنهاء مهامك.
تأكد من تعيين أطر زمنية واقعية، إذا لم تكن كذلك وقمت بالتسليم في وقت متأخر، فلن يسبب لك ذلك سوى المزيد من التوتر في المستقبل.
14. كتابة القوائم
أقوى طريقة لتهدئة عقل مشغول مليء بالأشياء التي يجب القيام بها هي كتابة قائمة المهام. قد لا تشعر أنك تحسن مهاراتك في تعدد المهام، لكنك تنظم أفكارك وتعطي الأولوية لما يجب القيام به.
يمكن أن تساعدك كتابة القوائم أو استخدام الأدوات التنظيمية عبر الإنترنت مثل Excel أو Trello على الشعور بالثقة بشأن عبء العمل الخاص بك.
إذا تركت قائمة مهامك للذاكرة وكان عليك القيام بمهام متعددة، فمن المرجح أنك ستنسى شيئًا ضروريًا. ستؤدي كتابة القوائم مع تفسيرات بجوار كل مهمة إلى إنشاء قائمة مهام سهلة الاقتراب.
15. خطط لأسبوعك يوما بعد يوم
بعد تحديد أولويات مهامك، يمكنك البدء في تخطيط جدولك الزمني لكل يوم من أيام الأسبوع.
سيؤدي ذلك إلى وضع خطة للمهام التي ستديرها كل يوم ويسمح لك بتحديد ما إذا كانت هناك أي أيام يمكنك العمل فيها على المهام ذات الأولوية القصوى بمفردها.
تخصيص نفسك هذا الوقت للتركيز، سيساعدك على تعدد المهام بشكل أكثر كفاءة على مدار الأسبوع.
16. العمل بخطى ثابتة
قد يكون من السهل أن تشعر بأن عليك التسرع عندما يكون لديك الكثير من المهام المختلفة لإكمالها ، ولكن هذا سيكون له نتائج عكسية إذا كان عليك إعادة العمل. اعمل بوتيرة ثابتة حتى لا تفوت أي شيء وتكون قادرا على إكمال عملك بأفضل ما في وسعك.
17. اسمح لنفسك بفترات راحة منتظمة
العمل المستمر طوال اليوم ليس وسيلة لإنجاز الأمور على مستوى عال. تأكد من إعطاء نفسك فترات راحة قصيرة خلال اليوم. بعد ذلك، قد تجد أنه يمكنك تحديد الأخطاء التي ربما لم تلاحظها من قبل.
لا تقل أهمية عن الوقت الذي تقضيه في العمل على الوقت الذي تدخره للراحة. أخذ فترات راحة هو وسيلة مثبتة لإعادة تشغيل عقلك حتى تتمكن من العودة إلى العمل منتعشا.
سيشكرك جسمك أيضا على فرصة التحرك، ومنع التوتر العضلي وعواقبه الضارة.
ابدأ في تحسين مهاراتك في تعدد المهام الآن
يمكن تحقيق تعدد المهام الفعال بسهولة إذا فهمت معناه الحقيقي. ستتمكن من التعامل مع أكثر من مشروع واحد طالما أنك لا تحاول إكمال المهام في نفس الوقت.
يمكن أن تساعد الكثير من التطبيقات في تخطيط قوائم مهامك وإدارة أحمال العمل. سيساعدك تحديد تواريخ الاستحقاق ومعالم المشروع وأولوياته على التركيز على ما هو مهم اليوم وهذا الأسبوع وهذا الشهر.
سيمنحك التعاون في المهام مع زملائك التركيز وإظهار تقدم حقيقي في ما عليك القيام به. إن وضع علامة على المهام على أنها منتهية ومشاركة هذه الحالة مع فريقك سيمنحك إحساسا حقيقيا بالإنجاز بالإضافة إلى توصيل تقدمك مع الفريق.
أخيرا، لا تضع الكثير من الضغط على نفسك. مثل أي مهارة أخرى، فإن مهارات تعدد المهام هي شيء تطوره بمرور الوقت، قم ببنائه خطوة بخطوة وتعلم من أخطائك.
